اگر به دنبال چاپ کتاب باشید و در حال طی کردن مراحل دریافت مجوز هستید، حتما اسم مجوز فیپا به گوشتان خورده‌است. فیپا به عنوان علامت اختصاری به جای کلمات فهرست نویسی پیش از انتشار به کار برده می‌شود. به زبان ساده، فیپا به معنای فهرست نویسی کتاب براساس استانداردهای بین المللی و پیش از چاپ کتاب است. .فیپا در واقع تهیه اطلاعات کتاب شناختی لازم برای شناسایی و بازیابی کتابی خاص است. این عمل بر اساس استانداردهای بین المللی قبل از انتشار کتاب صورت می‌گیرد. فهرست نویسی به دلیل نظم خاص و طبقه بندی کتاب‌ها بر اساس استاندارد مشخص، به کتابدار و مراجعه کننده کمک میکند تا به راحتی یک کتاب را از بین صدها کتاب بازیابی کنند. این اطلاعات پس ازچاپ کتاب در صفحه ی اول آن درج می‌شوند.
تاریخچه مجوز فیپا
طرح فهرست نویسی پیش ازچاپ برای اولین بار در امریکا در سال ۱۸۷۰ به صورت غیر رسمی پیشنهاد شد. بعد از آن درسال ۱۹۰۱ کتابخانه‌ی کنگره آمریکا به طور رسمی این کار را آغاز کرد. در سال ۱۹۷۳ کتابخانه‌ی کنگره با روشی جدید که از طرح فهرست نویسی از ماخذ گرفته شده بود، این کار را دوباره شروع کرد. بعد از سه سال ۶۵% از کتابخانه های امریکا دارای فهرست برگه بودند.
در انگلستان از سال ۱۸۷۷ پیشنهاد فهرست نویسی به صورت غیر رسمی ارائه شد اما از سال ۱۹۷۷ رسما آغاز شد. در سال ۱۹۸۱، ۹۰% درصد از کتابخانه های انگلستان از فهرست نویسی فیپا استفاده می‌کردند. درحال حاضر بسیاری از کشورهای دنیا از فهرست نویسی در ثبت کتاب‌ها استفاده می‌کنند. فهرست نویسی پیش از انتشار یا همان فیپا اولین بار در ایران توسط دانشگاه تهران در سال ۱۳۴۳ برای کتابهای انتشارات خودش استفاده شد. این طرح به صورت آزمایشی با همکاری کتابخانه ملی و با مشارکت برخی از ناشران به صورت آزمایشی اجرا شد. پس از اطمینان از موفقیت طرح در سال ۱۳۷۵ مجلس این طرح را تصویب کرد.
در فهرست نویسی چه مطالبی را در نظر می گیرند؟
- در فیپای هر کتاب عناوین و اطلاعات زیر ذکر می شود:
- سرشناسه: در قسمت سرشناسه نام نویسنده اصلی کتاب همراه با سال تولد ایشان می‌آید.
- عنوان و نام پدیدآور: در این قسمت نام کتاب و نام تمامی نویسندگان نوشته می‌شود.
- مشخصات نشر: در این قسمت آدرس انتشارات کتاب، نام انتشارات کتاب و سال چاپ کتاب می‌آید.
- مشخصات ظاهری: شامل تعداد صفحات کتاب و در صورت وجود جدول، تصویر، نمودار است.
- شابک یا (ISBN): شماره شابک یا (ISBN) کتاب در این قسمت درج می‌گردد.
- موضوع: موضوع کتاب و کلمات کلیدی کتب را شامل می‌شود.
- شناسه افزوده: در صورتی که کتاب بیش از یک نویسنده داشته باشد نام بقیه نویسندگان به صورت جداگانه در شناسه افزوده نوشته می‌شود.
- رده‌بندی کنگره، رده‌بندی دیویی و شماره کتاب‌شناسی ملی: این مشخصات مربوط به کدهای ثبت کتاب در کتابخانه ملی و مرکز فیپا است.
مزایای فیپا
فهرست نویسی پیش از انتشار کتاب فوایدی دارد که در ادامه مهمترین آن‌ها را باهم بررسی می‌کنیم.
- ایجاد هماهنگی لازم در سازمان دادن کتب در تمامی کشور
- سهولت ثبت فهرست نویسی در کتابخانه های کشور
- عدم انجام کارهای تکراری در ثبت
- سرعت در بازیابی منابع کتاب در کتابخانه
- اعتماد و اطمینان از صحت کتاب یا سند
- سرعت بخشیدن به انتقال و گردش اطلاعات
- صرفه جویی در هزینه و نیروی انسانی
- اشتراک اطلاعات کتاب شناسی در سطح ملی و بین المللی
صدور مجوز فیپا
در ایران صدور مجوز فیپا تنها توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انجام می‌گیرد. این سازمان، اطلاعات فیپا را به صورت رایگان در اختیار انتشارات و نویسندگان کتاب قرار می‌دهد.
مراحل دریافت مجوز فیپا
درخواست فیپا تنها به صورت الکترونیکی امکان پذیر است. بنابراین لازم است تا ناشران حقوقی یا حقیقی ابتدا به عضویت فیپای الکترونیکی درآمده و پس از دریافت شناسه کاربری و رمز عبور، درخواست خود (شامل تکمیل پرسشنامه و الحاق فایل های مربوط به کتاب) را به صورت الکترونیکی به وب گاه سازمان اسناد و کتابخانه ی ملی ارسال نمایند.
پس از ارسال درخواست فیپا، کد رهگیری به منزله رسید، به ناشر اعلام می گردد. در صورتی که اطلاعات ارسالی کامل و صحیح باشد پس از گذشت مدت زمان معین، فیپای کتاب در سایت سازمان اسناد و کتابخانه ملی قابل رویت خواهد بود. فرآیند صدور فیپای الکترونیکی در صورت کامل بودن و صحت اطلاعات ارائه شده توسط ناشر، برای کتابهای تجدید چاپی، ۳ روز، کتابهای چاپ شده توسط ناشر دیگر، ۵ روز و برای کتاب های چاپ اول ۱۲ روز کاری، نیاز دارد.
مواردی که نیاز به فهرست نویسی مجدد دارند:
- تغییر نام (عنوان) کتاب
- تغییر نام مترجم
- تغییر نام ناشر
- تغییر در سلسله انتشارات یا فَروَست (سری)
- تغییر در تعداد صفحات کتاب
- ویرایش مجدد کتاب (ازچاپ دوم به بعد ممکن است نویسنده کتاب را ویرایش نماید)
- تغییر در قطع کتاب
مدارک لازم برای اخذ مجوز فیپا
- اولین موضوعی که برای دریافت فیپا مطرح است فایل نهایی کتاب می باشد که نویسنده باید پس از انجام تمامی مراحل مربوط به صفحه آرایی و ویراستاری و صحافی ، به همراه شماره شابک به کتابخانه ی ملی ارسال نماید این نکته را به خاطر داشته باشید که کتاب های بدون شماره ی شابک ، امکان دریافت فیپا را ندارند. شابک یک سیستم برای شماره‌گذاری کتاب‌ها در سطح بین‌المللی است. شماره شابک متشکل از سیزده عدد است که رقم‌های آن در چند گروه قرار داده می‌شود و هر گروه مفهوم و معنای خاصی دارد.
برای مثال، عدد ۹۶۴ شماره یا شناسه ملی ایران است که در درون شماره شابک قطعاً موجود است. البته زمانی که کتاب در ایران چاپ شده باشد. عدد صفر نمایانگر کشورهای انگلیسی زبان است. البته لازم به ذکر است که موقعیت قرار گرفتن عدد صفر بسیار مهم است تا نشانگر یک کشور باشد. بخش دیگری از اعداد این شماره ۱۳ رقمی به ناشر ارتباط دارد و نشان‌دهنده ناشر آن است. بخش دیگری از اعداد نیز نشانگر منطقه جغرافیایی و زبانی است که کتاب در آن چاپ شده است. گروه دیگری از اعداد این شماره وجود دارد که جهت صحت آزمایی شابک است. این احتمال دارد که فردی بدون اخذ مجوز شابک قانونی اعدادی را تولید نموده باشد. برخی از اعدادی که در یک شابک قانونی وجود دارد نشان دهنده آن است که شابک صحت دارد و جعلی نیست )
- تصویر مدارک شناسایی هویتی شامل کارت ملی یا شناسنامه مورد نیاز است .
- نیاز است که اطلاعات کتاب که شامل تاریخ چاپ کتاب ، تعداد صفحه های کتاب و اندازه و قطع کتاب می باشد را ارائه نمایند.
- کتاب هایی که به شکل ترجمه می باشد در زمان اخذ فیپا می بایست از کتاب اصلی نیز اسکن تمامی صفحات ارسال شود و مدارک تحویلی قرار داده شود.
نکته ای که مطرح است این است که برای استعلام مشخصات فیپای کتاب خود می توانند در سایت کتابخانه ی ملی اطلاعات فیپای دریافت شده را وارد کرده و مشخصات کتاب خود را بررسی کرده و از صحت فیپا مطمئن شوند. نویسندگان یا مترجمان می‌بایست در نظر داشته باشند که هنگام دریافت فیپا برای کتابهایی که ترجمه شده است، اسکن از صفحه نخست کتاب اصلی الزامی است و حتماً می‌بایست در مدارک خود آن را داشته باشند.
درخواست فیپا برای منابع غیر کتابی
فهرست نویسی فقط برای کتاب‌ها نیست، منابع غیرکتابی هم در فهرست فیپا قرار دارند و قابل ثبت هستند. اما برای این دسته از آثار شماره دیویی و کنگره اختصاص نمی‌دهند. درحال حاضر درخواست فیپا برای منابع غیر کتابی از طریق تکمیل فرم مربوطه و ارسال فایل مورد نظر به نشانی nbm-fipa@nlai.ir امکان پذیر است. فایل بعضی از منابع به دلیل حجم بالا از طریق نشانی ذکر شده مقدور نیست و فایل مربوطه به همراه فایل تکمیل شده از طریق مراجعه حضوری به واحد فیپا ارائه می شود. اعلام وصول فایل از طریق پست الکترونیکی به ناشر یا نویسنده اطلاع رسانی می شود.
مواردی که باعث تاخیر در اخذ فیپا می شود
گاهی ممکن است در شرایطی خاص، صدور مجوز فیپا با مشکل مواجه شود. در ادامه فهرستی از مهمترین اشکالاتی که ممکن موجب نقص در پرونده و عدم صدرو مجوز فیپا شود را بررسی می‌کنیم.
- اطلاعات ارسال شده توسط ناشر صحت نداشته و یا ناقص باشد.
- در زمان‌های خاصی درخواست فیپا بسیار زمان بر می‌شود، مانند بازگشایی مدارس و یا برگزاری نمایشگاه کتاب
- گاهی محتوای کتاب نیاز به جستجو و بررسی بیشتر از منابع و یا اخذ مشورت از متخصصین دارد.