خدمات پس از چاپ فاکتور

• پس از چاپ فاکتور و انجام عملیات برش در صورتی که فاکتور دارای شماره باشد بایستی با دستگاه ملخی شماره بخورد. این شماره‌ها همان اعداد قرمز بالای فاکتورها هستند که معمولا فونت و ظاهرشان با بقیه آیتم‌های چاپی فرق دارد.
• یکی از ویژگی‌های برخی فاکتورها داشتن پرفراژ است. در اینگونه فاکتورها هر صفحه از فاکتور از بخشی که پرفراژ خورده است قابل جدا شدن است. بدین ترتیب یک بخش از فاکتور به دست مشتری و بخش دیگر آن دست فروشنده میماند. معمولا قبض‌ها بدین صورت پرفراژ میخورند.
• آخرین مرحله تولید فاکتور مرحله صحافی است. فاکتورها معمولا سرچسب میخورند . بدین ترتیب معمولا صفحات فاکتور از بخش بالا به یکدیگر متصل شده اند.

در میان تمام اقلام چاپی که در فضای تجاری مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد، فاکتور احتمالاً مهم‌ترین سندی است که برای یک کسب و کار چاپ می‌شود. در هر کسب و کاری، بزرگ یا کوچک به طور مرتب محصولات و یا خدماتی به مشتریان عرضه می‌شود، معاملات مالی زیادی انجام می‌شود و نیاز به مستندسازی جریان مالی وجود دارد. از اینجاست که نقش بسیار مهم فاکتور مشخص می‌شود، چرا که فاکتور به عنوان یک ابزار مالی بهترین گزینه برای سر و سامان دادن به دادوستدهای یک شرکت است. با توجه به این موارد یاد شده، به کار بردن فاکتور در زمینه‌های مختلف تجاری به یک ضرورت تبدیل شده است. البته این را هم باید بیان کرد که  استفاده از فاکتور از زمان‌های گذشته مرسوم بوده است و تا به امروز هم در قالب‌های گوناگونی مورد استفاده قرار گرفته است. امروزه اما فاکتور شکلی استاندارد به خود گرفته است و تقریباً در یک قالب ثابت طراحی و چاپ می‌شود. در همین راستا و به دلیل اهمیت طراحی و چاپ فاکتور، مقالۀ حاضر به فاکتور، ضرورت استفاده از آن در کسب و کار و مسائل مربوط به طراحی و چاپ آن اختصاص یافته است.

صفر تا صد چاپ فاکتور کاربن لس و کاربن دار

با توجه به این‌که فاکتورهای فروش بخشی اساسی و ضروری هر کسب‌وکاری هستند، چاپ فاکتور کاربن لس یا چاپ فاکتور کاربن دار هم به‌همان اندازه مهم است (و یا شاید هم بیشتر). فاکتور کاربن لس که به آن فاکتور خودکپی هم گفته می‌شود، به صرفه‌جویی در زمان و سهولت صدور فاکتور کمک می‌کنند.
با توجه به مزایایی که چاپ فاکتور کاربن لس برای انواع کسب‌وکارها، به‌ویژه صنایع تولیدی، هتل‌ها، طراحی، بازاریابی و غیر به‌همراه دارد، آشنایی با چند و چون چاپ فاکتور کاربن دار برای بهره‌بردن از این مزایا خالی از لطف نیست. با ما همراه باشید تا بیشتر درباره اهمیت چاپ فاکتور کاربن لس و مزایای آن صحبت کنیم.

فاکتور چیست؟

فاکتور سندی است که فروشنده برای دریافت وجه به خریدار می‌دهد و در آن، هزینه محصولات خریداری‌شده یا خدمات ارائه‎شده به خریدار، لیست می‌شود. علاوه‌بر این، با توجه به طراحی فاکتورها، هزینه حمل‌ونقل و مالیات هم در فاکتور قید می‌شود. اگر فاکتورها حاوی نام فروشنده و مشتری، توضیحات و قیمت کالا یا خدمات و شرایط پرداخت باشند، می‌توان از آن‌ها برای تهیه و ذخیره سوابق قانونی هم استفاده کرد.

اهمیت چاپ فاکتور فروش

چاپ فاکتور رسمی با شماره ملخی مزایای زیادی را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورد. اگر چاپ فاکتور فروش را جدی گرفته‌اید و کسب‌وکارتان فاکتور اختصاصی خود را دارد، درود بر شم؛ اما اگر تابه‌حال برای چاپ فاکتور رسمی اقدامی نکرده‌اید، این بخش را بادقت بخوانید تا بدانید اگر از این به بعد چاپ فاکتور را جدی نگرید چه کلاه گشادی سرتان خواهد رفت.
از مهم‌ترین مزایای چاپ فاکتور فروش برای کسب‌وکارها می‌توان به موادر زیر اشاره کرد:
• از طریق فاکتور، مشتریان راحت‌تر می‌توانند هزینه‌های خود را پرداخت کنند و در نتیجه از شما و کسب‌وکارتان راضی‌تر خواهند بود. کدام کسب‌وکاری ا‌ست که به رضایت مشتری اهمیت نمی‌دهد؟
• فاکتورها به شما کمک می‌کنند که در معاملات تجاری حرفه‌ای‌تر ظاهر شوید و مشتریان بیشتر به شما اعتماد کنند.
• فاکتورها به شما کمک می‌کنند که اگر مشتری در پرداخت صورت‌حساب خود امتناع کرد و با راهکارهای متداول به جایی نرسیدید، با پیگیری قانونی بتوانید تسویه فاکتور را پیگیری کنید.
• می‌توانید فاکتورها را به رسانه‌ای برای بازاریابی و تبلیغ تبدیل کنید و از طریق آن‌ها آگاهی از برندتان را افزایش دهید.
• با صدور فاکتور، مشتری نمی‌تواند از زیر بار پرداخت هزینه‌های شانه خالی کند و پیگیری پرداخت برای صاحبین کسب‌وکار هم ساده‌تر خواهد بود.
• فاکتورها به شما کمک می‌کنند که حساب‌وکتاب‌تان را سازمان‌دهی کنید.

فاکتور چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟

 فاکتور سندی رسمی و تجاری است که محصولات یا خدمات ارائه شده توسط فروشنده، قیمت توافق شده از سوی طرفین، همچنین شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوط به خرید را لیست می‌کند. فاکتور از سوی فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و در بسیاری از موارد به عنوان رسید خریدار نیز عمل می‌کند. در یک عملیات خرید و فروش، فاکتور نقش دوگانه‌ای را به عهده دارد و به عنوان فاکتور فروش برای فروشنده و یا فاکتور خرید برای خریدار عمل می‌کند. همۀ کسب و کارهایی که محصولات و خدماتی برای عرضه کردن دارند لازم است که حتماً فاکتور فروش از نوع چاپی استاندارد داشته باشند.

فاکتور کاربن‌لس یا کاربن‌دار چیست؟

منظور از فاکتور کاربن لس، آن دسته از فاکتورهایی است که خود برگه‌های فاکتور حاوی کاربن هستند و دیگر نیازی نیست که برای تهیه یک یا چند کپی از یک فاکتور، از کاربن استفاده کنید یا متن فاکتور را رونویسی کنید. جنس کاغذهای فاکتور به‌گونه‌ای‌ست که بدون آن‌که تفاوتی در ظاهر آن‌ها مشاهده شود، قابلیت کاربن‌کردن فاکتورها را دارند.
در حقیقت، در ساختار صفحه رویی این کاغذها کپسول‌های رنگی وجود دارد که هر گونه فشار فیزیکی ماند نوشتن یا تایپ‌کردن، باعث می‌شود این کپسول‌ها آزاد شوند و ردی از خود در صفحات زیر باقی بگذارند. چاپ فاکتور کاربن دار به‌صورت 2 برگی، 3 برگی و 4 برگی انجام می‌شود. طبیعی است که هرچه تعداد برگه‌ها در چاپ فاکتور کاربن لس بیشتر شود، میزان آزادشدن کپسول‌های رنگی کمتر است و در نتیجه رد کمرنگ‌تری از نوشته اصلی بر جا می‌ماند.
لازم به ذکر است که به کاغذ کاربن‌لس، کاغذ کاربن‌دار، NCR یا فاکتور خودکپی هم گفته می‌شود.

کاربرد فاکتور کاربن‌لس

فاکتور کاربن دار، عموما در مشاغلی چون صنایع تولیدی، هتل، بیمه، حقوق، طراحی، بازاریابی و شرکت‌های بازرگانی و هوایی پرمصرف‌تر هستند و معمولا در امور اداری استفاده می‌شوند. با توجه به این‌که چاپ فاکتور کاربن لس در رنگ‌بندی‌های مختلف انجام می‌شود، به‌راحتی می‌توان تشخیص داد که هر نسخه، کپی چندم از فاکتور اصلی است.
همان‌طور که در بخش قبل گفته شد، چیزی که باعث می‌شود کاغذ کاربن‌لس بدون نیاز به کاربن نوشته‌ها را کپی کند، وجود کپسول‌های رنگ است. این کپسول‌ها با فشار خودکار یا دستگاه تایپ آزاد می‌شوند و در کاغذ زیرین خود ردی از نوشته اصلی را به‌جا می‌گذارند؛ ردی که با افزایش تعداد برگه‌ها و رونوشت‌ها رفته‌رفته کمرنگ‌تر شوند.
به‌دلیل وجود این کپسول‌های رنگ، کاغذهای کاربن‌لس دارای تاریخ مصرف هستند و به‌مرور زمان، حساسیت آن‌ها کاهش پیدا می‌کند و در نتیجه، چاپ کمرنگ‌تر می‌شود. این کاغذها به‌صورت آماده در اداره‌جات، فروشگاه‌ها و شرکت‌ها و حتی خانه‌ها استفاده می‌شوند و در چاپخانه‌ها هم برای چاپ فاکتور و... به‌وفور یافت می‌شوند.

مزایای چاپ فاکتور کاربن لس

مهم‌ترین مزیت چاپ فاکتور کاربن دار، حذف کاربن است. این مسئله باعث شده است که چاپ فاکتور کاربن لس اقدامی سازگار با محیط زیست محسوب شود؛ در پی حذف کاربن، زباله کمتری تولید می‌شود و جان درختان کمتری گرفته می‌شود.
علاوه‌بر این، کاغذ کاربن لس کثیفی کاربن را ندارند و هیچ‌گونه لکه جوهر یا کثیفی روی کاغذ ایجاد نمی‌شود. اگرچه تهیه رونوشت با استفاده از کاربن موجب می‌شود که نسخه واضح‌تری از یک نوشته تهیه شود؛ اما رونوشت نهایی به‌اندازه زمانی که از کاغذ کاربن دار استفاده می‌شود، تمیز و باکیفیت نخواهد بود.
از دیگر مزایای چاپ فاکتور فاکتور کاربن دار این است که حین صدور فاکتور یا نوشتن مطالب دیگر، جوهر کاربرد انتقال پیدا نمی‌‌کند و در نتیجه، دست نویسنده کثیف نمی‌شود. همچنین، حذف کاربن باعث می‌شود که سهولت صدور فاکتور افزایش پیدا کند و در زمان صرفه‌جویی شود. علاوه بر این، با حذف کاربن در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی می‌شود.

نکات مهم درباره چاپ فاکتور کاربن دار

هر زمان که تصمیم گرفتید به چاپ‌خانه‌ای سفارش چاپ فاکتور کاربن دار بدهید، حتما نکات زیر را مد نظر قرار دهید:
• فاکتورهای کاربن‌دار در اندازه‌های متفاوتی در بازار وجود دارند (از A6 گرفته تا B4). قطع این کاغذها و دو یا سه برگی بودن‌شان بر هزینه سفارش آن‌ها تاثیر می‌گذارد.
• کاغذهای کاربن‌لس در پرینتر خانگی قابل استفاده هستند.
• فاکتورها و کاغذ کاربن‌لس را می‌توانید به‌صورت تک‌رنگ و در رنگ‌های قرمز، سرمه‌ای و مشکی سفارش دهید. این کاغذها به‌صورت چهاررنگ هم در دسترس هستند.
• توجه داشته باشید که کاغذهای خودکپی دارای تاریخ مصرف و انقضا هستند. اگر تاریخ انقضای آن‌ها به پایان برسد، حساسیت‌شان به‌مرور کمتر خواهد شد. برای جلوگیری از اسراف و ازدست‌رفتن هزینه‌ها، این کاغذها را متناسب نیازتان سفارش دهید.
• با استفاده از این کاغذها، به قطع درختان کمتر و حفظ محیط زیست کمک خواهید کرد.

کاربرد کاغذ کاربن لس

کاغذهای کاربن لس معمولا در امور اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. به طور معمول این کاغذ ها در رنگ بندی های مختلف عرضه می‌شوند و این به دلیل قابلیت تفکیک و تشخیص نسخه اول تا چندم هر فرم یا فاکتور اداری می‌باشد.

همان گونه که گفته شد با نوشتن با خودکار و یا دستگاه تایپ روی این کاغذ ها کپسول های رنگی موجود در لایه های زیرین این کاغذ ها شکسته می‌شوند و در کاغذ زیرین عین همان نوشته خود به خود و بدون استفاده از کاربن چاپ می‌شود.

به همین دلیل به کاغذ کاربن لس ، کاغذهای خود کپی هم می‌گویند. کاغذ های خود کپی دارای تاریخ مصرف می‌باشند و هر چه از تاریخ تولید آن ها بگذرد حساسیت آن ها کم تر می‌شود و چاپ کم رنگ تر می‌گردد.

این کاغذ ها هم به صورت بند در چاپخانه ها برای چاپ فاکتور و سایر موارد وجود دارند و هم به صورت آماده و برش خورده در فروشگاه ها و شرکت ها و ادارات و همین طور مصارف خانگی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

این کاغذ ها حتی توسط دستگاه پرینتر خانگی هم قابل چاپ هستند.

مزایای کاغذ کاربن لس

کاغذ کاربن لس که به نام کاغذ های خود کپی یا NCR معروف می‌باشند امروزه در ارتباطات با وجود پیشرفت تکنولوژی هنوز جایگاه ویژه ای دارند.

کاربن های قدیمی موجب ایجاد لکه های جوهر روی کاغذ و کثیفی آن می‌شوند. شاید کاربن های قدیمی بتوانند یک رونوشت و کپی از متن اصلی به شما بدهند اما کیفیت چندان مطلوبی ندارند.

کاغذهای کاربن لس علاوه بر داشتن کیفیت و تمیزی بالا برای محیط زیست مضرات کمتری دارند. در واقع این نوع کاغذ ها دارای این قابلیت هستند که می‌توانند هر نوع نوشته ای را بدون ابزار یا وسیله خاصی روی کاغذ دیگر کپی کنند.

کاغذ کاربن لس به دلیل مزیت های بسیاری که دارد در دهه ۹۰ میلادی در ایالات متحده امریکا حدود ۱۶ هزار تن به فروش رفت و هنوز هم در جهان فروش این کاغذ ها امار رو به رشدی دارد.

از دیگر مزایای این نوع کاغذ تمیز ماندن دست در هنگام کار کردن با این کاغذ است به این شکل که جوهر آن به هیچ عنوان به دست انتقال نمی‌یابد. در ضمن با استفاده از آن هیچ زباله ایجاد نمی‌شود. ضمن این که با استفاده از این نوع کاغذ صرفه جویی در مصرف کاربن صورت می‌گیرد. که مهم ترین نتیجه آن قطع تعداد کمتری درخت و در نتیجه رسیدن آسیب کمتر به محیط زیست است.

معایب کاغذ کاربن لس

این کاغذ ها به دلیل گرماژ پایین بسیار نازک هستند و به همین دلیل زود پاره می‌شوند. نوع ضخیم آن که عموما ایرانی است دیرتر پاره می‌شود اما از لحاظ کیفیت نسبت به مدل اندونزی آن پایین تر است.

از دیگر معایب این نوع کاغذ کمرنگ بودن نوشته در برگه های زیرین به دلیل وارد آمدن فشار کمتر می‌باشد و این که به مرور زمان نوشته های پایینی ناخوانا و کمرنگ تر از قبل می‌شوند. کاغذ های کاربن لس یک رو هستند. یعنی فقط در صورتی می‌نویسند که روی کاغذ نوشته شوند.

یعنی اگر پشت کاغذ بنویسید در کاغذ بعدی نوشته ای ایجاد نمی‌شود و این که ای کاغذ ها فقط وقتی کاربرد دارند که رویخودشان نوشته شود و اگر یک کاغذ A4 معمولی را زیر کاغذ کاربن لس بگذاریم نوشته ای روی آن نمی‌افتد. دیگر این که فقط روی آخرین برگ از برگه ها کپسول های مخصوص وجود دارد.

یعنی اگر برگ زیرین را روی برگه اول بگذاریم و بنویسیم باز هم نوشته ای روی برگ اول ایجاد نمی‌شود.

ضمنا باید در نظر داشته باشیم. موقعی که می‌خواهیم شروع به نوشتن کنیم بین دسته ای که قصد نوشتن روی آن را داریم و سری بعدی کاغذ یک تکه مقوا بگذاریم تا نوشته هایمان روی سری بعدی کاغذ نیفتد.

هزینه کاغذ کاربن لس

کاغذهای کاربن لس در سایز های A6 تا B4 در بازار موجود می‌باشند و بسته به دو یا سه برگی بودن و سایز میزان هزینه ای که باید بابت آن ها پرداخت شود متفاوت است.

از نظر رنگ بندی هم به شکل های تک رنگ سرمه ای، قرمز مشکی یا چهار رنگ هم در دسترس هستند.

مراحل ساخت :

کاغذهای کاربن لس به دو دسته تقسیم می‌شوند:

دسته اول مخصوص نوشتن و دسته دوم مخصوص تایپ کردن می‌باشد.

ضمنا کاغذ کاربن لس به دو نوع حلالی و مومی هم تقسیم می‌شوند. این کاغذ ها بر اساس ترکیب دوده یا رنگ های آنیلین با موم چربی یا روغن تهیه می‌شوند. این کار به سادگی امکان پذیر نیست و نیازمند تجربه و دانش فنی می‌باشد.

معمولا برای ساخت این کاغذ مرکب به صورت جداگانه و آماده تهیه می‌شود و مهم ترین کار در ساخت این کاغذ پخش کردن مرکب به طور کامل و یکنواخت روی کاغذ است و بعد از بازرسی این مرحله نوبت به برش دادن صفحات بزرگ پوشش داده شده به قطعات کوچکتر با گیوتین می‌رسد.

بعد از مدتی استراحت در بسته های صدتایی در کارتن های مخصوص حمل قرار می‌گیرند. این استراحت با هدف به دست آوردن کیفیت یکنواخت در محصول است.

کاغذ کاربن لس یا کاغذ خود کپی جایگزینی مناسب برای کاربن

دنیای گسترده چاپ و چاپخانه یک جهان شلوغ و پر از ابزار و تجهیزات است که هر روزه رو به پیشرفت می باشد. در صنعت چاپ یکی از ابزار های اساسی و لازم کاغذ است که بسیاری از ما روزانه با آن سر و کار داریم. کاغذ ها با توجه به فرآیند تولید و کیفیت مواد اولیه و بسیاری از موارد دیگر تقسیم ‌بندی‌ های مختلفی دارند.

از جمله می‌توان به کاغذ تحریر، کاغذ گلاسه، کاغذ واترمارک و کاغذ کاربن لس اشاره کرد. شاید تا به حال نام کاغذ کاربن لس را شنیده و از نزدیک با آن کار کرده باشید. در زبان فارسی به کاغذ کاربن لس کاغذ خود کپی نیز می گویند که این کاغذ ها به کاغذ های NCR معروف هستند.

نکته‌ای که ممکن است برای اولین بار در استفاده از کاغذ های کاربن لس با آن برخورد کنید، این است که شما نیاز به هیچ گونه کاربن ندارید و می توانید به راحتی چندین نسخه از یک نوشته را داشته باشید. این کاغذ ها به نوعی، از استفاده کاربن برای نوشتن چندین نسخه از اسناد و اوراق جلوگیری می‌کنند.

نکته مهم کاغذ کاربن لس این است که برخی کاربن ها به خصوص کاربن رنگ های سرمه ای و قرمز، هنگام استفاده ممکن است دست شما را رنگی کنند، که این مورد در کاغذ های کاربن لس وجود ندارد و می توان گفت شما می توانید از برگه مورد نظر خود چندین نسخه تمیز داشته باشید.

در این مقاله سعی می شود که در مورد کاغذ کاربن لس یا کاغذ خود کپی به صورت کامل توضیح داده شود و اینکه امروزه این کاغذ ها تقریبا جایگزین کاربن در کسب و کارهای مختلف شده اند.

در مورد کاغذ های NCR بیشتر بدانید

کاغذ های کاربن لس امروزه در قسمت های مختلف و بخش های متفاوت بسیار مورد استفاده قرار می گیرند. در مورد کاربرد و بهره برداری از آن ها باید به یک سری نکات دقت کرد، از جمله این نکات می توان به موارد زیر اشاره کرد.

• توجه داشته باشید که این کاغذ ها دارای تاریخ مصرف و انقضاء هستند و با توجه به اینکه اگر تاریخ آن ها به پایان برسد حساسیت آن ها به مرور زمان کم و کمتر می شود.
• از این کاغذ ها می توان در پرینتر های خانگی نیز استفاده کرد و همچنین موارد استفاده بسیاری در بخش های مختلف دارند.
• با استفاده از این کاغذ ها قطع درختان بسیار کاهش می یابد، به دلیل اینکه استفاده از کاغذ های کربنی و یا کاربن کم می شود.
• با توجه به نیاز خود این کاغذ ها را در کیفیت و کمیت های مختلف می توانید سفارش دهید که بهتر است با توانایی مالی خود این نکته را بسنجید.

مرکز فروش کاغذ کاربن لس

برای آن که نسبت به کیفیت محصول خریداری شده اطمینان حاصل کنید بهتر است به مراکز تخصصی فروش و عرضه کاغذ کاربن لس مراجعه نمایید و از خرید این محصولات از مراکز نامعتبر که ممکن است محصول تقلبی و بی کیفیت به شما ارائه دهند خودداری کنید.

تهران پرینت امیدوار است از این مقاله لذت برده باشید ، برای مشاهده سایر خدمات چاپی می توانید به صفحه اصلی چاپخانه تهران پرینت مراجعه کنید.

برای به رسمیت شناختن یک برگه فاکتور که غالباً به شکل چاپی است، باید اطلاعات مشخصی در آن وارد شود و به امضای طرفین معامله برسد؛ هر کدام از این اطلاعات در طراحی و چاپ فاکتور جای مخصوص به خود را دارند. یک فاکتور استاندارد از اجزای زیر تشکیل شده است:

• تاریخ: در قسمت بالای فاکتور قسمتی برای درج تاریخ به طور دقیق مشخص شده است.
• شماره سریال: در بخش بالا و سمت چپ برگه فاکتور جایی برای شماره سریال در نظر گرفته شده که غالباً با رنگ قرمز چاپ می‌شود.
• مشخصات فروشنده و خریدار: در این بخش از فاکتور باید اطلاعات کامل و دقیق شخص حقیقی یا حقوقی، فروشنده و خریدار ثبت شود. این اطلاعات معمولاً شامل نام، کد اقتصادی، شمارۀ ثبت، آدرس، تلفن و … می‌باشد.
• اطلاعات کالا: در چاپ فاکتور این قسمت در چندین ستون کنار هم مشخص شده است. کد کالا، شرح کالا، تعداد، قیمت واحد، مبلغ کل از جمله اطلاعات جزئی اقلام مورد معامله است که در فاکتور باید به طور دقیق درج شود.
• امضای فروشنده و خریدار: در زمان در طراحی و چاپ فاکتور، در پایین برگه جایی برای مهر و امضای فروشنده و خریدار تعیین شده است که در شرایط کلی معامله وجود هر دو امضا کاملاً ضروری است

ضرورت چاپ فاکتور و استفاده از آن چیست؟

سفارش طراحی و چاپ فاکتور از سوی شرکت‌های مختلف و استفاده از آن در جریان فروش کالا یا خدمات گوناگون دلایل متعددی دارد که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت فروش: مهم‌ترین هدف برای چاپ فاکتور، حفظ ثبت حساب‌های فروش است. این روش راهی برای پیگیری تاریخ فروش، میزان پولی که پرداخت شده و هر بدهی معوقه‌ای را فراهم می‌کند. فاکتورها ابزاری بسیار ارزشمند برای حسابداری هستند.
   
• مقاصد مالیاتی: ثبت و حفظ تمام فاکتورهای فروش برای بررسی‌های مالیاتی ضروری است؛ به همین منظور است که پیشنهاد می‌شود تا صاحبان کسب و کارهای کوچک و بزرگ خلاصه‌ای از تمام تراکنش‌های تجاری که فاکتورها بخش مهمی از آن‌ها هستند را نگهداری کنند.
   
• حقوقی: فاکتورهای فروش به حفاظت از صاحبان تجارت‌های کوچک در برابر جعل سند یا هر سوءاستفادۀ دیگری کمک می‌کنند. یک فاکتور نشان می‌دهد که یک محصول یا خدمات خاص در یک‌زمان خاص ارائه شده ‌است. همچنین یک فاکتور با امضای فروشنده و خریدار ارزش حقوقی دارد، چرا که یک توافقنامه بین آن‌ها را نشان می‌دهد. بدون یک فاکتور، هیچ مدرکی دال بر خرید و فروش وجود ندارد.
   
• بازاریابی: شرکتی که تمام فاکتورهای فروش را پیگیری می‌کند، می‌تواند از اطلاعات آن‌ها برای هدف قرار دادن پایگاه مشتریان خود استفاده کند. این امر در زمان توسعۀ استراتژی‌های بازاریابی کسب ‌وکار ارزشمند است

توجه به چه مواردی در طراحی و چاپ فاکتور ضروری است:

چنانچه طراحی و چاپ فاکتور با کیفیت بالا و به صورت حرفه‌ای انجام شود، می‌تواند در افزایش شأن کاری یک کسب و کار مؤثر باشد. در طراحی و چاپ فاکتور باید نکات ظریفی را مدنظر قرار داد تا به نتیجه‌ای مطلوب دست یافت.

• رنگ فاکتور: اهمیت رنگ فاکتور نه فقط به لحاظ جذابیت بصری بلکه از نظر سهولت در ثبت و نگهداری آن نیز تا حدودی اهمیت دارد. چاپ فاکتور غالباً به صورت دو برگی یا سه برگی و در رنگ‌های سفید، زرد، سبز، صورتی و آبی انجام می‌شود. برگۀ سفید رنگ متعلق به خریدار و برگه‌های دوم و سوم در کیفیت پایین‌تر، نازک‌تر و در رنگ‌های دیگر برای فروشنده و به منظور ثبت سند چاپ می‌شوند.
   
• اندازۀ فاکتور: چاپ فاکتور در اندازه‌های مختلف A4، A5 و A6 صورت می‌پذیرد، که این مورد بنا به درخواست و نیاز مشتری تعیین می‌شود.
   
• شماره فاکتور: از موارد بسیار مهم در چاپ فاکتور توجه به شماره فاکتور است. شماره سریال فاکتور طبق استاندارد تعیین‌شده باید با رنگ قرمز و به صورت اختصاصی برای هر برگه چاپ شود. از آنجایی که این شماره‌ها نباید به شکل پرینت شده باشند، بنابراین چاپ آن‌ها توسط دستگاهی خاص و معمولاً به شکل برجسته انجام می‌شود.
   
• صحافی فاکتور: عمل صحافی فاکتور به نوع چاپ شمارۀ فاکتور اعم از برجسته یا معمولی و ترتیب دادن آن‌ها اختصاص دارد.
   
• سفارشی‌سازی فاکتور: طراحی و چاپ فاکتور به صورت کاملاً اختصاصی نیز انجام می‌شود. در این حالت امکان چاپ فاکتور به صورت سربرگ‌دار و درج لوگوی شرکت، فروشگاه و …، آدرس و شماره تلفن وجود دارد. همچنین ممکن است بنا به خواست مشتری فاکتور به صورت کاربن لس یعنی بدون نیاز به استفاده از کاربن چاپ شود.
   
• نوع کاغذ: برای چاپ فاکتور از کاغذ تحریر، الوان ایرانی و خارجی استفاده می‌شود.
   
• روش چاپ فاکتور: فاکتور به روش چاپ دیجیتال و چاپ افست انجام می‌شود. فاکتورهای رسمی اغلب با استفاده از ریسوگراف چاپ می‌شوند.
   
• روش‌های تکمیلی: پرفراژ (نوعی خط برش به منظور سهولت عملیات برش و جدا کردن برگه‌ها)، شماره سریال و سرچسب جز خدمات اضافه‌‌ای محسوب می‌شوند که در کنار چاپ فاکتور و براساس درخواست مشتری ارائه انجام می‌شوند

یک فاکتور فقط یک رسید فروش نیست، بلکه یک سند قانونی است که از یک کسب ‌وکار در برابر خطا و ریسک محافظت می‌کند. طراحی و چاپ فاکتور به شکل استاندارد و مطلوب آن نیازمند تخصص و تجربۀ لازم است که در چاپخانه طلوع می توانید از آن بهره ببرید و با خیالی آسوده سفارش خود را ثبت کنید.

چرا فروشگاه ها به فاکتور تک برگی نیاز دارند؟

استفاده از فاکتور تک برگی با توجه به ماهیت آن، برای بسیاری از فروشگاه ها رایج است. در زیر به برخی دلایل اصلی سفارش این نوع فاکتور برای کسب و کار های مختلف می پردازیم:

• ارائه به مشتریان رهگذری

اگر شما کلید ساز باشید یا گل فروش یا حتی صاحب یک سوپرمارکت، احتمالا برای شما هم پیش آمده است که مشتری (هر چند معدود) برای خرید خود تقاضای دریافت فاکتور کند. با توجه به این که فاکتور خرید مشتریان مورد نیاز شما نیست، می توانید فاکتور تک برگی را به آن ها ارائه دهید.

• ایجاد اطمینان برای مشتری

در مقاله فاکتور چیست شرح دادیم، فاکتور سندی است که برای اثبات مبادله کالا و خدمات به همراه مبلغ و سایر مشخصات، می بایست در اختیار فروشنده و خریدار قرار بگیرد. ارائه فاکتور چه به صورت رسمی چه به صورت تک برگی حس اطمینان و اعتماد بالایی به مشتریان می دهد چرا که آن ها متوجه می شوند از فروشگاهی منظم و رسمی خرید کرده اند.

• لیست کردن خرید مشتریان غیر حضوری

برخی فروشگاه ها بخصوص مارکت های مواد غذایی، برای نگارش سفارشات مشتریانی که به صورت غیرحضوری و تلفنی خرید می کنند، از فاکتور تک برگی رنگی استفاده می کنند.

نکات مهم برای چاپ فاکتور تک برگی

برخی از مواردی که در چاپ فاکتور تک برگی باید رعایت شود عبارتند از:

• حتما اطلاعاتی مانند نام فروشگاه، خریدار، آدرس و اطلاعات تماس طرفین، لیست کالا و خدمات، قیمت، تخفیف و … را در فاکتور لحاظ کنید.
• نوع صحافی (سرچسب، پرفراژ و منگنه) را بر اساس سلیقه خود انتخاب کنید.
• سایز مورد نیاز (A3، A4، A5، A6 و همینطور سایز کاغذ B)
• دارای شماره گذاری ملخی یا بدون شماره سریال
• جنس کاغذ به صورت گلاسه، تحریر یا گلاسه باشد.
• معمولا تعداد سطر در فاکتور تک برگی، 10 عدد است.