با توجه به اینکه فاکتورهای فروش بخشی اساسی و ضروری هر کسب‌وکاری هستند، چاپ فاکتور کاربن لس یا چاپ فاکتور کاربن دار هم به‌همان اندازه مهم است (و یا شاید هم بیشتر). فاکتور کاربن لس که به آن فاکتور خودکپی هم گفته میشود، به صرفه‌جویی در زمان و سهولت صدور فاکتور کمک میکنند.
با توجه به مزایایی که چاپ فاکتور کاربن لس برای انواع کسب‌وکارها، به‌ویژه صنایع تولیدی، هتل‌ها، طراحی، بازاریابی و غیر به‌همراه دارد، آشنایی با چند و چون چاپ فاکتور کاربن دار برای بهره‌بردن از این مزایا خالی از لطف نیست. با ما همراه باشید تا بیشتر درباره اهمیت چاپ فاکتور کاربن لس و مزایای آن صحبت کنیم.
فاکتور سندی است که فروشنده برای دریافت وجه به خریدار میدهد و در آن، هزینه محصولات خریداری‌شده یا خدمات ارائهشده به خریدار، لیست میشود. علاوه‌بر این، با توجه به طراحی فاکتورها، هزینه حمل‌ونقل و مالیات هم در فاکتور قید میشود. اگر فاکتورها حاوی نام فروشنده و مشتری، توضیحات و قیمت کالا یا خدمات و شرایط پرداخت باشند، میتوان از آنها برای تهیه و ذخیره سوابق قانونی هم استفاده کرد.
چاپ فاکتور رسمی با شماره ملخی مزایای زیادی را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورد. اگر چاپ فاکتور فروش را جدی گرفته‌اید و کسب‌وکارتان فاکتور اختصاصی خود را دارد، درود بر شم؛ اما اگر تابه‌حال برای چاپ فاکتور رسمی اقدامی نکرده‌اید، این بخش را بادقت بخوانید تا بدانید اگر از این به بعد چاپ فاکتور را جدی نگرید چه کلاه گشادی سرتان خواهد رفت.
از مهمترین مزایای چاپ فاکتور فروش برای کسب‌وکارها میتوان به موادر زیر اشاره کرد:
• از طریق فاکتور، مشتریان راحت‌تر میتوانند هزینه‌های خود را پرداخت کنند و در نتیجه از شما و کسب‌وکارتان راضی‌تر خواهند بود. کدام کسب‌وکاری است که به رضایت مشتری اهمیت نمی‌دهد؟
• فاکتورها به شما کمک میکنند که در معاملات تجاری حرفه‌ای‌تر ظاهر شوید و مشتریان بیشتر به شما اعتماد کنند.
• فاکتورها به شما کمک میکنند که اگر مشتری در پرداخت صورتحساب خود امتناع کرد و با راهکارهای متداول به جایی نرسیدید، با پیگیری قانونی بتوانید تسویه فاکتور را پیگیری کنید.
• می‌توانید فاکتورها را به رسانه‌ای برای بازاریابی و تبلیغ تبدیل کنید و از طریق آنها آگاهی از برندتان را افزایش دهید.
• با صدور فاکتور، مشتری نمی‌تواند از زیر بار پرداخت هزینه‌های شانه خالی کند و پیگیری پرداخت برای صاحبین کسب‌وکار هم ساده‌تر خواهد بود.
• فاکتورها به شما کمک میکنند که حساب‌وکتاب‌تان را سازمان‌دهی کنید.
منظور از فاکتور کاربن لس، آن دسته از فاکتورهایی است که خود برگه‌های فاکتور حاوی کاربن هستند و دیگر نیازی نیست که برای تهیه یک یا چند کپی از یک فاکتور، از کاربن استفاده کنید یا متن فاکتور را رونویسی کنید. جنس کاغذهای فاکتور به‌گونه‌ای‌ست که بدون آن‌که تفاوتی در ظاهر آنها مشاهده شود، قابلیت کاربن‌کردن فاکتورها را دارند.
در حقیقت، در ساختار صفحه رویی این کاغذها کپسول‌های رنگی وجود دارد که هر گونه فشار فیزیکی ماند نوشتن یا تایپ‌کردن، باعث میشود این کپسول‌ها آزاد شوند و ردی از خود در صفحات زیر باقی بگذارند. چاپ فاکتور کاربن دار به‌صورت 2 برگی، 3 برگی و 4 برگی انجام میشود. طبیعی است که هرچه تعداد برگه‌ها در چاپ فاکتور کاربن لس بیشتر شود، میزان آزادشدن کپسول‌های رنگی کمتر است و در نتیجه رد کمرنگ‌تری از نوشته اصلی بر جا میماند.
لازم به ذکر است که به کاغذ کاربنلس، کاغذ کاربندار، NCR یا فاکتور خودکپی هم گفته میشود.
فاکتور کاربن دار، عموما در مشاغلی چون صنایع تولیدی، هتل، بیمه، حقوق، طراحی، بازاریابی و شرکت‌های بازرگانی و هوایی پرمصرف‌تر هستند و معمولا در امور اداری استفاده میشوند. با توجه به اینکه چاپ فاکتور کاربن لس در رنگ‌بندی‌های مختلف انجام میشود، به‌راحتی میتوان تشخیص داد که هر نسخه، کپی چندم از فاکتور اصلی است.
همانطور که در بخش قبل گفته شد، چیزی که باعث میشود کاغذ کاربنلس بدون نیاز به کاربن نوشته‌ها را کپی کند، وجود کپسول‌های رنگ است. این کپسول‌ها با فشار خودکار یا دستگاه تایپ آزاد میشوند و در کاغذ زیرین خود ردی از نوشته اصلی را به‌جا می‌گذارند؛ ردی که با افزایش تعداد برگه‌ها و رونوشت‌ها رفته‌رفته کمرنگ‌تر شوند.
به‌دلیل وجود این کپسول‌های رنگ، کاغذهای کاربنلس دارای تاریخ مصرف هستند و به‌مرور زمان، حساسیت آنها کاهش پیدا میکند و در نتیجه، چاپ کمرنگ‌تر میشود. این کاغذها به‌صورت آماده در اداره‌جات، فروشگاه‌ها و شرکت‌ها و حتی خانه‌ها استفاده میشوند و در چاپخانه‌ها هم برای چاپ فاکتور و... به‌وفور یافت میشوند.
مهمترین مزیت چاپ فاکتور کاربن دار، حذف کاربن است. این مسئله باعث شده است که چاپ فاکتور کاربن لس اقدامی سازگار با محیط زیست محسوب شود؛ در پی حذف کاربن، زباله کمتری تولید میشود و جان درختان کمتری گرفته میشود.
علاوه‌بر این، کاغذ کاربن لس کثیفی کاربن را ندارند و هیچ‌گونه لکه جوهر یا کثیفی روی کاغذ ایجاد نمیشود. اگرچه تهیه رونوشت با استفاده از کاربن موجب میشود که نسخه واضح‌تری از یک نوشته تهیه شود؛ اما رونوشت نهایی به‌اندازه زمانی که از کاغذ کاربن دار استفاده میشود، تمیز و باکیفیت نخواهد بود.
از دیگر مزایای چاپ فاکتور فاکتور کاربن دار این است که حین صدور فاکتور یا نوشتن مطالب دیگر، جوهر کاربرد انتقال پیدا نمیکند و در نتیجه، دست نویسنده کثیف نمیشود. همچنین، حذف کاربن باعث میشود که سهولت صدور فاکتور افزایش پیدا کند و در زمان صرفه‌جویی شود. علاوه بر این، با حذف کاربن در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی میشود.
هر زمان که تصمیم گرفتید به چاپ‌خانه‌ای سفارش چاپ فاکتور کاربن دار بدهید، حتما نکات زیر را مد نظر قرار دهید:
• فاکتورهای کاربندار در اندازه‌های متفاوتی در بازار وجود دارند (از A6 گرفته تا B4). قطع این کاغذها و دو یا سه برگی بودن‌شان بر هزینه سفارش آنها تاثیر می‌گذارد.
• کاغذهای کاربنلس در پرینتر خانگی قابل استفاده هستند.
• فاکتورها و کاغذ کاربنلس را می‌توانید به‌صورت تکرنگ و در رنگهای قرمز، سرمه‌ای و مشکی سفارش دهید. این کاغذها به‌صورت چهاررنگ هم در دسترس هستند.
• توجه داشته باشید که کاغذهای خودکپی دارای تاریخ مصرف و انقضا هستند. اگر تاریخ انقضای آنها به پایان برسد، حساسیت‌شان به‌مرور کمتر خواهد شد. برای جلوگیری از اسراف و ازدست‌رفتن هزینه‌ها، این کاغذها را متناسب نیازتان سفارش دهید.
• با استفاده از این کاغذها، به قطع درختان کمتر و حفظ محیط زیست کمک خواهید کرد.
کاغذهای کاربن لس معمولا در امور اداری مورد استفاده قرار میگیرند. به طور معمول این کاغذ ها در رنگ بندی های مختلف عرضه میشوند و این به دلیل قابلیت تفکیک و تشخیص نسخه اول تا چندم هر فرم یا فاکتور اداری میباشد.
همان گونه که گفته شد با نوشتن با خودکار و یا دستگاه تایپ روی این کاغذ ها کپسول های رنگی موجود در لایه های زیرین این کاغذ ها شکسته میشوند و در کاغذ زیرین عین همان نوشته خود به خود و بدون استفاده از کاربن چاپ میشود.
به همین دلیل به کاغذ کاربن لس ، کاغذهای خود کپی هم میگویند. کاغذ های خود کپی دارای تاریخ مصرف میباشند و هر چه از تاریخ تولید آن ها بگذرد حساسیت آن ها کم تر میشود و چاپ کم رنگ تر میگردد.
این کاغذ ها هم به صورت بند در چاپخانه ها برای چاپ فاکتور و سایر موارد وجود دارند و هم به صورت آماده و برش خورده در فروشگاه ها و شرکت ها و ادارات و همین طور مصارف خانگی مورد استفاده قرار میگیرند.
این کاغذ ها حتی توسط دستگاه پرینتر خانگی هم قابل چاپ هستند.
کاغذ کاربن لس که به نام کاغذ های خود کپی یا NCR معروف میباشند امروزه در ارتباطات با وجود پیشرفت تکنولوژی هنوز جایگاه ویژه ای دارند.
کاربن های قدیمی موجب ایجاد لکه های جوهر روی کاغذ و کثیفی آن میشوند. شاید کاربن های قدیمی بتوانند یک رونوشت و کپی از متن اصلی به شما بدهند اما کیفیت چندان مطلوبی ندارند.
کاغذهای کاربن لس علاوه بر داشتن کیفیت و تمیزی بالا برای محیط زیست مضرات کمتری دارند. در واقع این نوع کاغذ ها دارای این قابلیت هستند که میتوانند هر نوع نوشته ای را بدون ابزار یا وسیله خاصی روی کاغذ دیگر کپی کنند.
کاغذ کاربن لس به دلیل مزیت های بسیاری که دارد در دهه ۹۰ میلادی در ایالات متحده امریکا حدود ۱۶ هزار تن به فروش رفت و هنوز هم در جهان فروش این کاغذ ها امار رو به رشدی دارد.
از دیگر مزایای این نوع کاغذ تمیز ماندن دست در هنگام کار کردن با این کاغذ است به این شکل که جوهر آن به هیچ عنوان به دست انتقال نمی‌یابد. در ضمن با استفاده از آن هیچ زباله ایجاد نمیشود. ضمن این که با استفاده از این نوع کاغذ صرفه جویی در مصرف کاربن صورت میگیرد. که مهم ترین نتیجه آن قطع تعداد کمتری درخت و در نتیجه رسیدن آسیب کمتر به محیط زیست است.
این کاغذ ها به دلیل گرماژ پایین بسیار نازک هستند و به همین دلیل زود پاره میشوند. نوع ضخیم آن که عموما ایرانی است دیرتر پاره میشود اما از لحاظ کیفیت نسبت به مدل اندونزی آن پایین تر است.
از دیگر معایب این نوع کاغذ کمرنگ بودن نوشته در برگه های زیرین به دلیل وارد آمدن فشار کمتر میباشد و این که به مرور زمان نوشته های پایینی ناخوانا و کمرنگ تر از قبل میشوند. کاغذ های کاربن لس یک رو هستند. یعنی فقط در صورتی می‌نویسند که روی کاغذ نوشته شوند.
یعنی اگر پشت کاغذ بنویسید در کاغذ بعدی نوشته ای ایجاد نمیشود و این که ای کاغذ ها فقط وقتی کاربرد دارند که رویخودشان نوشته شود و اگر یک کاغذ A4 معمولی را زیر کاغذ کاربن لس بگذاریم نوشته ای روی آن نمی‌افتد. دیگر این که فقط روی آخرین برگ از برگه ها کپسول های مخصوص وجود دارد.
یعنی اگر برگ زیرین را روی برگه اول بگذاریم و بنویسیم باز هم نوشته ای روی برگ اول ایجاد نمیشود.
ضمنا باید در نظر داشته باشیم. موقعی که می‌خواهیم شروع به نوشتن کنیم بین دسته ای که قصد نوشتن روی آن را داریم و سری بعدی کاغذ یک تکه مقوا بگذاریم تا نوشته هایمان روی سری بعدی کاغذ نیفتد.
کاغذهای کاربن لس در سایز های A6 تا B4 در بازار موجود میباشند و بسته به دو یا سه برگی بودن و سایز میزان هزینه ای که باید بابت آن ها پرداخت شود متفاوت است.
از نظر رنگ بندی هم به شکل های تک رنگ سرمه ای، قرمز مشکی یا چهار رنگ هم در دسترس هستند.
دسته اول مخصوص نوشتن و دسته دوم مخصوص تایپ کردن میباشد.
ضمنا کاغذ کاربن لس به دو نوع حلالی و مومی هم تقسیم میشوند. این کاغذ ها بر اساس ترکیب دوده یا رنگ های آنیلین با موم چربی یا روغن تهیه میشوند. این کار به سادگی امکان پذیر نیست و نیازمند تجربه و دانش فنی میباشد.
معمولا برای ساخت این کاغذ مرکب به صورت جداگانه و آماده تهیه میشود و مهم ترین کار در ساخت این کاغذ پخش کردن مرکب به طور کامل و یکنواخت روی کاغذ است و بعد از بازرسی این مرحله نوبت به برش دادن صفحات بزرگ پوشش داده شده به قطعات کوچکتر با گیوتین می‌رسد.
بعد از مدتی استراحت در بسته های صدتایی در کارتن های مخصوص حمل قرار میگیرند. این استراحت با هدف به دست آوردن کیفیت یکنواخت در محصول است.
دنیای گسترده چاپ و چاپخانه یک جهان شلوغ و پر از ابزار و تجهیزات است که هر روزه رو به پیشرفت می باشد. در صنعت چاپ یکی از ابزار های اساسی و لازم کاغذ است که بسیاری از ما روزانه با آن سر و کار داریم. کاغذ ها با توجه به فرآیند تولید و کیفیت مواد اولیه و بسیاری از موارد دیگر تقسیم بندی های مختلفی دارند.
از جمله میتوان به کاغذ تحریر، کاغذ گلاسه، کاغذ واترمارک و کاغذ کاربن لس اشاره کرد. شاید تا به حال نام کاغذ کاربن لس را شنیده و از نزدیک با آن کار کرده باشید. در زبان فارسی به کاغذ کاربن لس کاغذ خود کپی نیز می گویند که این کاغذ ها به کاغذ های NCR معروف هستند.
نکته‌ای که ممکن است برای اولین بار در استفاده از کاغذ های کاربن لس با آن برخورد کنید، این است که شما نیاز به هیچ گونه کاربن ندارید و می توانید به راحتی چندین نسخه از یک نوشته را داشته باشید. این کاغذ ها به نوعی، از استفاده کاربن برای نوشتن چندین نسخه از اسناد و اوراق جلوگیری میکنند.
نکته مهم کاغذ کاربن لس این است که برخی کاربن ها به خصوص کاربن رنگ های سرمه ای و قرمز، هنگام استفاده ممکن است دست شما را رنگی کنند، که این مورد در کاغذ های کاربن لس وجود ندارد و می توان گفت شما می توانید از برگه مورد نظر خود چندین نسخه تمیز داشته باشید.
در این مقاله سعی می شود که در مورد کاغذ کاربن لس یا کاغذ خود کپی به صورت کامل توضیح داده شود و اینکه امروزه این کاغذ ها تقریبا جایگزین کاربن در کسب و کارهای مختلف شده اند.
کاغذ های کاربن لس امروزه در قسمت های مختلف و بخش های متفاوت بسیار مورد استفاده قرار می گیرند. در مورد کاربرد و بهره برداری از آن ها باید به یک سری نکات دقت کرد، از جمله این نکات می توان به موارد زیر اشاره کرد.
برای آن که نسبت به کیفیت محصول خریداری شده اطمینان حاصل کنید بهتر است به مراکز تخصصی فروش و عرضه کاغذ کاربن لس مراجعه نمایید و از خرید این محصولات از مراکز نامعتبر که ممکن است محصول تقلبی و بی کیفیت به شما ارائه دهند خودداری کنید.
تهران پرینت امیدوار است از این مقاله لذت برده باشید ، برای مشاهده سایر خدمات چاپی می توانید به صفحه اصلی چاپخانه تهران پرینت مراجعه کنید.
استفاده از فاکتور تک برگی با توجه به ماهیت آن، برای بسیاری از فروشگاه ها رایج است. در زیر به برخی دلایل اصلی سفارش این نوع فاکتور برای کسب و کار های مختلف می پردازیم:
اگر شما کلید ساز باشید یا گل فروش یا حتی صاحب یک سوپرمارکت، احتمالا برای شما هم پیش آمده است که مشتری (هر چند معدود) برای خرید خود تقاضای دریافت فاکتور کند. با توجه به این که فاکتور خرید مشتریان مورد نیاز شما نیست، می توانید فاکتور تک برگی را به آن ها ارائه دهید.
در مقاله فاکتور چیست شرح دادیم، فاکتور سندی است که برای اثبات مبادله کالا و خدمات به همراه مبلغ و سایر مشخصات، می بایست در اختیار فروشنده و خریدار قرار بگیرد. ارائه فاکتور چه به صورت رسمی چه به صورت تک برگی حس اطمینان و اعتماد بالایی به مشتریان می دهد چرا که آن ها متوجه می شوند از فروشگاهی منظم و رسمی خرید کرده اند.
برخی فروشگاه ها بخصوص مارکت های مواد غذایی، برای نگارش سفارشات مشتریانی که به صورت غیرحضوری و تلفنی خرید می کنند، از فاکتور تک برگی رنگی استفاده می کنند.
تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور معمولی
به صورت کلی فاکتورها از نظر چاپ دو دسته میباشند. فاکتور فروش رسمی و معمولی. نحوه نوشتن کالاها و خدمات در این دو گروه به نوع خدمات و کالاها بستگی دارد. به عنوان مثال اگر فروشنده فروشگاه و سوپرمارکت فاکتوری صادر کند آن فاکتور با آن چیزی که یک کمپانی وارد کننده کالاهای تجاری صادر میکند اصلا شباهت ندارد.
در فاکتور اول، لازم نیست یک برگ از آن را در اختیار اداره دارایی و امور مالیاتی گذاشت. اما در فاکتور دوم با توجه به نوع تجارت، برگهای به عنوان فاکتور برای مبادله انجام شده صدور شده و فروشنده پس از درج مهر یا امضا آن را به مشتری میدهد. سرانجام یا خریدار یا فروشنده باید این برگه را به سازمان امور مالیاتی تحویل دهد. در نتیجه نوع اول به عنوان فاکتور فروش معمولی و نوع دوم فاکتور فروش رسمی نامیده میشوند. با توضیحات ذکر شده احتمالا متوجه شدید فاکتور چیست و همچنین نوع رسمی و معمولی آن را درک کردید.
دقت کنید که اکثر فاکتورهای صدور شده از نوع رسمی میباشند. به طور عامیانه فاکتور رسمی را به عنوان فاکتوری که برای اداره دارایی و مالیات اعتبار دارد تجسم میکنند. چون تا وقتی که برای سازمان امور مالیاتی معتبر نباشد تحت عنوان فاکتور فروش رسمی ارزش ندارد. پس باید بگوییم از فاکتور رسمی به صورت فاکتورهای دارایی، مالیاتی، وجه فروش محصول و خدمات استفاده میکنند.
نحوه طراحی فاکتور
اگر فاکتورها را از نظر طراحی جدا کنیم در دو گروه سربرگ دار و بدون سربرگ قرار میگیرند.
نوع بدون سربرگ در فروشگاه‌هایی که لوازم ادارای و لوازم‌التحریر دارند وجود دارد و قابل خرید میباشد. ولی گاهی اوقات امکان دارد منظور ما فاکتور خاصی باشد که باید آن فاکتور را به صورت مجزا طراحی و چاپ کرد.
نحوه چاپ فاکتور
بعد از توضیح فاکتور چیست و بررسی انواع آن مورد مهم دیگر نوع چاپ فاکتور میباشد. برای چاپ فاکتور موارد گوناگونی اهمیت دارند. مواردی مانند اندازه و جنس کاغذ، اینکه چند برگه باشد و برگه‌ها دارای کاربن باشند یا نه و رنگ فاکتور، وجود دارند که باید به آنها توجه کنیم.
فاکتورها در انواع سیاه و سفید، یک رنگ، دو رنگ و چاپ چهار رنگ چاپ میشوند.
فاکتور از نظر چندین برگه بودن اش به این صورت میباشد که آنها به شکل 2، 3 و یا 4 برگی قابل چاپ هستند. البته معمولا فاکتور رسمی را به صورت 3 برگی و فاکتور غیر رسمی را در نوع 2 برگی طراحی و چاپ میکنند.
با تمام این گفته‌ها هرکسی بر اساس نیازهای خود در نوع فاکتور مد نظرش حق انتحاب دارد و اجباری نیست نوع خاصی از فاکتور را برگزیند.
فاکتور چیست ؟
همه ما بارها و بارها نام فاکتور , این سند تجاری و یا برگه خرید را شنیده ایم این برگه هنگام خرید کالا استفاده شده و معامله بین فروشنده و خریداری را ثبت می کند درون آن اطلاعاتی اعم از نام فروشنده , نام خریدار , نام کالا , تاریخ و……نوشته شده است به علاوه اگر توافق دیگری نیز در معامله شکل بگیرد مثلا اینکه چه مقدار از وجه پرداخت شده و باقیمانه آن را فاکتورها می نویسند فاکتورها از لحاظ چاپ , طراحی و و نوع رسمی یا غیر رسمی بودن با یکدیگر متفاوت هستند .
- نحوه تهیه فاکتورها
- انواع فاکتورها
- پیش فاکتور چیست ؟
- قوانین فاکتور رسمی
نحوه تهیه فاکتورها
برای اینکه فاکتور تهیه نمود می بایستی که در یک سند خدمات ارائه شده برای کاربرد اعم از اطلاعات تماس مربوط به فروشنده و مشتری ,اعم از نام شخص حقیقی و حقوقی , شماره اقتصادی , شماره ثبت , شناسه ملی , کد پستی , شماره تلفن مقدار بدهی , تاریخ سررسید , جزئیات مورد معامله مانند مقدار , شرح خدمات یا کالا , مبلغ کل , مبلغ تخفیف , مبلغ کل پس از کسر تخفیف , جمع مالیات و عوارض , جمع مبلغ به علاوه مالیات و عوارض , واحد اندازه گیری , نحوه فروش , مهر و امضای فروشنده و خریدار ثبت شده باشد شما می توانید با استفاده از فاکتورها در قبال خدماتی که ارائه می دهید برای مشتریان صورت حساب ارسال نمایید .
انواع فاکتورها
فاکتورها از چند لحاظ با یکیگر متفاوت هستند این نوع در انواع رسمی و غیر رسمی صادر شده که نمونه رسمی مورد استفاده در مشاغلی است که باید یک نسخه آن به امور مالیات داده شود و در صورت عدم پرداخت این مشاغل جریمه می شوند اما نوع دیگر آن برای کسب و کارها و مغازه های خرید و فروش محلی است ؛ همچنین این برگه به دو نوع سربرگدار و بدون سربرگ تقسیم شده که نوع بدون سربرگ اکثرا در لوازم التحریر فروشی به فروش می رسد اما فاکتور سربرگ دار در چاپخانه بسته به نیاز هر کسب و کار طراحی می شود .همچنین چاب این سند تجاری به صورت 2 , 3 یا 4 برگی , در رنگ های سیاه و سفید , چاپ دو رنگ , و یا 4 رنگ ( آبی , قرمز , زرد و مشکی ) تهیه می شوند .
پیش فاکتور چیست ؟
حال که به مفهوم و متنوع بودن فاکتورها مطلع شدیم بد نیست که پیش فاکتورها نیز اشاره ای کنیم این برگه ها قبل از اینکه فروش نهایی شود صادر شده و به دست خریدار می رسد این کاغذ به عنوان پیشنهاد فروش از سمت فروشنده به خریدار اهدا شده بنابراین تعهدی برای خریدار به منظور پرداخت پول ایجاد نمی کند و در آن اطلاعاتی مانند نام تعداد کالا و قیمت ثبت می شود به علاوه تاریخ تعیین شده و با گذشت تاریخ آن اعتباری نیز نخواهد داشت .
قوانین فاکتور رسمی
- کلیه واحدهای تجاری شامل نظام مالیات باید به خریداران فاکتور رسمی بدهند
- در صورت امتناع فروشنده از فاکتور رسمی مشمول جرایم است .
- ارائه فاکتور رسمی ربطی به کوچکی و بزرگی نداشته و خریدار می تواند درخواست این برگه را نماید
فاکتور چیست؟
فاکتور یک سند رسمی تجاری است که توسط خریداران و فروشندگان کالا و خدمات کاربرد دارد فاکتورها در اکثر معاملات تجاری حرفه ای استفاده می شوند برای فرآیند ترخیص صادرات و واردات ،سند حسابداری و هر گونه فعالیت داد و سندی که بین افراد برای خرید و فروش انجام میدهند استفاده می گردد.
فاکتور فهرستی جزئی از همه چیزهایی است که در طول معامله بین خریدار و فروشنده اتفاق افتاده است. سوابقی از محصولات و/یا خدمات ارائه شده و سایر جزئیات مهم مانند تاریخ، مبلغ سررسید و روش پرداخت نگهداری میکند.
فاکتورها اشکال و اندازه های مختلفی دارند و هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. چند عنصر ضروری که برای چاپ فاکتور باید به آن توجه کرد شماره فاکتور، تاریخ ، اطلاعات تماس و کسب و کار، توضیحات کالا و خدمات،مبلغ فاکتور و…
چاپ فاکتور برای ثبت رکورد دقیقی از معاملات و خرید و فروش هایتان است که آن را به مشتریان ارائه میدهیم و یکی از نیاز های یک سازمان معتبر است.
شما فاکتور را تحویل مشتری میدهید پس طراحی فاکتور اهمیت بالایی دارد، مهم است که تمام مشخصات سازمان شما مثل: نام و لوگو برند، ادرس، تلفن و… در فاکتور ذکر شود تا مشتری بداند این فاکتور برای کدام شرکت و با چه مشخصاتی است. پس باید خوانا واضح و شفاف باشد ولی طراحی متن آن نباید جوری باشد که در نگاه اول جلب توجه کند. زیرادر فاکتور هدف ما ، معاملات است نه معرفی شرکت.
ما دو نوع فاکتور داریم فاکتور معمولی و فاکتور NCR (کاربن دار)
فاکتور کاربن دار به این صورت است که ورق های آن یکی درمیون کاربن دار و معمولی است. و وقتی شما روی کاغذ کاربن دار مینویسید مطلب شما بر روی کاغذ معمولی هم اجرا میشود. اینجوری شما یک نسخه از فاکتور را به مشتری میدهید و نسخه دوم را برای خود نگه میدارید.
چاپ فاکتور دیجیتال و فاکتورهای مالیاتی
مهمترین فاکتور، چاپ فاکتور مالیاتی است که الزامات مالیاتی به ویژه در رابطه با مالیات بر ارزش افزوده و سایر هزینه ها و عوارض مشابه است.
فاکتورها باید دقیق و معتبر باشند زیرا طبق برخی از حوزه های قضایی چاپ می شوند و احتمالاً مهر می شوند به عنوان اسناد کاغذی اصلی معتبر قانونی در نظر گرفته می شوند.
فاکتورها را می توان به روش های مختلفی از جمله کاغذی یا الکترونیکی منتقل کرد. اکثر مشتریان ترجیح می دهند به صورت الکترونیکی پرداخت کنند و سیستم های مدرنی برای آنها ساخته شده است.
فاکتور چیست؟
فاکتور یک سند رسمی تجاری است که توسط خریداران و فروشندگان کالا و خدمات کاربرد دارد فاکتورها در اکثر معاملات تجاری حرفه ای استفاده می شوند برای فرآیند ترخیص صادرات و واردات ،سند حسابداری و هر گونه فعالیت داد و سندی که بین افراد برای خرید و فروش انجام میدهند استفاده می گردد.
فاکتور فهرستی جزئی از همه چیزهایی است که در طول معامله بین خریدار و فروشنده اتفاق افتاده است. سوابقی از محصولات و/یا خدمات ارائه شده و سایر جزئیات مهم مانند تاریخ، مبلغ سررسید و روش پرداخت نگهداری میکند.
فاکتورها اشکال و اندازه های مختلفی دارند و هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. چند عنصر ضروری که برای چاپ فاکتور باید به آن توجه کرد شماره فاکتور، تاریخ ، اطلاعات تماس و کسب و کار، توضیحات کالا و خدمات،مبلغ فاکتور و…
چاپ فاکتور برای ثبت رکورد دقیقی از معاملات و خرید و فروش هایتان است که آن را به مشتریان ارائه میدهیم و یکی از نیاز های یک سازمان معتبر است.
شما فاکتور را تحویل مشتری میدهید پس طراحی فاکتور اهمیت بالایی دارد، مهم است که تمام مشخصات سازمان شما مثل: نام و لوگو برند، ادرس، تلفن و… در فاکتور ذکر شود تا مشتری بداند این فاکتور برای کدام شرکت و با چه مشخصاتی است. پس باید خوانا واضح و شفاف باشد ولی طراحی متن آن نباید جوری باشد که در نگاه اول جلب توجه کند. زیرادر فاکتور هدف ما ، معاملات است نه معرفی شرکت.
چاپ فاکتور
ما دو نوع فاکتور داریم فاکتور معمولی و فاکتور NCR (کاربن دار)
فاکتور کاربن دار به این صورت است که ورق های آن یکی درمیون کاربن دار و معمولی است. و وقتی شما روی کاغذ کاربن دار مینویسید مطلب شما بر روی کاغذ معمولی هم اجرا میشود. اینجوری شما یک نسخه از فاکتور را به مشتری میدهید و نسخه دوم را برای خود نگه میدارید.
فاکتور چیست؟
فاکتور کاغذی است که امکان چاپ آن روی کاغذ با سایزهای مختلف وجود دارد. کاغذهای A4 و A5 متداول‌ترین سایزهایی هستند که برای چاپ فاکتور مورد استفاده قرار میگیرند. فاکتورها برای کسب و کارهای مختلفی که خدمات یا محصولی را می‌فروشند، کاربرد دارد. آنها در فاکتور خدمات یا محصولاتی که به یک مشتری ارائه داده‌اند را لیست میکنند. بعد از ارسال فاکتور برای مشتری و پرداخت، آنچه در فاکتور درج شده، در اختیار او قرار خواهد گرفت.
سازمان‌های مختلف معمولا بابت هر خریدی که انجام میدهند، فاکتور میگیرند تا آن را بایگانی کنند و حسابداری بر جزیئات همه هزینه‌های سازمان نظارت داشته باشد. بنابراین کسب و کارهایی که با سازمان‌ها سر و کار دارند، باید حتما فاکتور داشته باشند.
همانطور که گفتیم، فاکتورها به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم میشوند. بعضی از سازمان‌ها برای خریدهایشان به فاکتور رسمی نیاز دارند و بعضی دیگر فاکتورهای معمولی را هم می‌پذیرند. بنابراین با توجه به انتظارات مشتریان، لازم است برای چاپ فاکتور مناسب اقدام کنید.
در فاکتور اطلاعات گوناگونی از خریدار و فروشنده درج میشود که در ادامه آنها را نام برده‌ایم. در قسمت بالایی نام برند و شماره فاکتور چاپ میشود و فضایی هم برای نوشتن تاریخ در نظر میگیرند. بعد از آن باید قسمت خریدار و فروشنده را چاپ کرد. لیست اطلاعات مورد نیاز برای چاپ در قسمت خریدار و فروشنده عبارت است از:
- نام شخص حقیقی یا حقوقی
- شماره اقتصادی یا شماره ملی
- شماره ثبت
- نشانی
- کد پستی
- شماره تماس
این اطلاعات دوبار چاپ میشوند تا یکبار برای مشخصات خریدار پر شوند و یکبار برای مشخصات فروشنده. بعد از این اطلاعات جدولی شروع میشود که ستون‌های مختلفی دارد و میتوان محصولات و خدمات خریداری شده را در آن لیست کرد. عنوان‌های متداولی که برای لیست ستون‌های این جدول انتخاب میشود، عبارت است از:
- ردیف؛
- نام کالا یا خدمات؛
- قیمت واحد؛
- وزن یا تعداد یا هر واحد شمارش دیگری که برای کسب و کار شما کاربرد دارد؛
- قیمت کل؛
- بدهکار؛
- بستانکارچاپ فاکتور در تهران
در قسمت پایینی جدول هم اطلاعاتی درباره مبلغ کلی فاکتور، بدهی کلی و بستانکاری کلی یادداشت میشود. در نهایت هم جایی برای ثبت امضای خریدار و فروشنده و تاریخ فاکتور وجود دارد. این موارد، اطلاعاتی هستند که به صورت پیش‌فرض برای همه فاکتورها چاپ میشوند، اما اگر چاپ اطلاعات کمتر یا بیشتر نیاز داشتید، باید قبل از شروع فرایند چاپ با چاپخانه هماهنگ کنید.
چاپ فاکتور کاربن لس
فاکتور کاربن لس یکی از متداول‌ترین محصولاتی است که برای کسب و کارهای مختلف چاپ میشود. معمولا مجموعه‌هایی که از فاکتور استفاده میکنند، یک نسخه از آن را به مشتری ارائه میدهند و نسخه دیگر را برای خود نگه می‌دارند. البته برخی از کسب و کارها ممکن است بخاطر استراتژی‌های منحصر به فردشان به بیشتر از دو نسخه از یک فاکتور نیاز داشته باشند.
افرادی که به چند نسخه فاکتور نیاز داشتند یا باید همه اطلاعات دو یا سه بار می‌نوشتند و یا از کاغذ کاربن استفاده می‌کردند. استفاده از کاربن‌ها باعث بی‌نظمی در فاکتور می‌شد. فاکتورهای کاربن لس این مشکل را حل کردند. این دسته از فاکتورها به صورت دو، سه یا چهار برگی چاپ میشوند و زمانی که روی برگه اول یادداشت می‌کنید، متن روی برگه‌های بعدی هم چاپ میشود. برگه‌هایی که در چاپ فاکتور کاربن لس مورد استفاده قرار میگیرد در رنگهای مختلفی مثل سفید، صورتی، زرد، آبی و سبز ارائه میشود. این تنوع رنگ به شما کمک میکند تشخیص بدهید هرکدام از نسخه‌های فاکتور باید نزد چه کسی باشد و برنامه‌های حسابداری و تسویه‌ای که با توجه به فاکتورها انجام میدهید، به هم نمی‌ریزد.
فاکتورهای کاربن لس شماره هم دارند. شما می‌توانید این فاکتورها را با تعداد برگه‌های متفاوت سفارش دهید، البته باید نوع آن را هم مشخص کنید. به عنوان مثال اگر کاربری فاکتور هزارتایی سه برگی سفارش میدهد، در واقع سه هزار برگه تحویل میگیرد، اما شماره فاکتورهای آن هزار است. به عبارت ساده‌تر هر سری سه برگی (سفید، زرد و صورتی) شماره یکسان دارند و در سری بعدی شماره فاکتور تغییر میکند.
فاکتور
چاپ فاکتور رسمی
فاکتورهای رسمی برای ارائه به اداره دارایی چاپ میشوند، روش چاپ آنها با فاکتورهای غیررسمی متفاوت نیست، اما باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
- این دسته از فاکتورها باید حتما به صورت دو برگی یا بیشتر چاپ شوند. یک برگ آنها به خریدار داده میشود و فروشنده هم با توجه به نیازش میتواند دو یا چند برگه را نگهداری کند.
- فاکتور رسمی باید شماره سریال داشته باشد. شماره سریال مورد تایید اداره دارایی شماره‌ای است که با چاپ افست و با استفاده از دستگاه ملخی و به رنگ قرمز چاپ شده باشد.
- رنگ انتخابی برای این دسته از فاکتورها معمولا زرد و سفید است، اگر مشتریان به برگ سوم هم نیاز داشته باشند، این برگه باید در رنگ صورتی چاپ شود. البته مشتریان میتوانند برای برگه‌های دوم و سوم رنگهای دیگری هم انتخاب کنند، تنها نکته مهم این است که برگه اول سفید باشد.
- رنگ چاپ و نوشته این فاکتورها باید به رنگ مشکی باشد.
- کاغذهای استاندارد برای چاپ فاکتور رسمی،A4 و A5 است. البته کارشناسان معمولا توصیه میکنند از کاغذهای A4 برای فاکتور رسمی استفاده کنید تا در هنگام نوشتن لیست محصولات با کمبود فضا مواجه نشوید.چاپ فاکتور مالیاتی
چاپ فاکتور مالیاتی
فاکتورهای مالیاتی یکی از انواع فاکتور رسمی هستند که در قسمت‌های قبلی به ویژگی‌های آنها اشاره کردیم. این فاکتورها معمولا به صورت کاربن لس و در اندازه‌های A5 یا A4 چاپ میشوند. همچنین شماره فاکتور آنها باید با استفاده از دستگاه ملخی و به رنگ قرمز چاپ شده باشد تا مامور اداره مالیات هنگام خواندن شماره فاکتور اشتباه نکند.
در چاپ فاکتور مالیاتی باید فضای کافی برای ثبت اطلاعات فروشنده و خریدار وجود داشته باشد. به یاد داشته باشید که اطلاعاتی مثل شماره اقتصادی، نشانی و کد پستی، نام شخص حقیقی یا حقوقی، شماره ثبت و راه‌های ارتباطی باید در فاکتور درج شود. این اطلاعات را هم خریدار و هم فروشنده باید ارائه دهند. چاپ فاکتور مالیاتی به صورت دیجیتال انجام میشود و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در اختیار شما قرار میگیرد.
برخی از سازمان‌ها فاکتورهای مالیاتی خود را به گونه‌ای چاپ میکنند که در نهایت بتوانند لیست محصولات خریداری شده را روی آنها پرینت کنند، اما برخی دیگر از کسب و کارها فاکتورها را به صورت دستی می‌نویسند. برای ماموران مالیاتی اهمیتی ندارد که فاکتور به صورت دست‌نویس یادداشت شده یا پرینت گرفته شده است، تنها نکته مهم این است که مهر و شناسه فاکتور معتبر و مطابق با استانداردهای تعیین شده از سوی اداره مالیات باشد.
چاپ فاکتور کاربن لس
چاپ فاکتور فروش
کسب و کارهایی که محصولی را می‌فروشند، به این نوع فاکتورها نیاز دارند. چاپ فاکتور فروش هم به صورت معمولی انجام میشود و هم رسمی. فاکتورهای رسمی برای ارائه به اداره‌ها و سازمان‌ها کاربرد دارد؛ این اداره‌ها معمولا هزینه محصولات خریداری شده را بعد از دریافت فاکتور از مسئول خرید، پرداخت میکنند. این برگه‌ها کاربردهای دیگری هم دارند؛ به عنوان مثال افرادی که وام خرید کالا دریافت میکنند، برای دریافت وام مورد نظرشان باید فاکتور رسمی با بانک‌ها و موسسات مالی ارائه بدهند. فاکتورهای معمولی شماره خاصی ندارد و صرفا برای اطلاع‌رسانی تعداد محصولات فروخته شده و نرخ آنها مورد استفاده قرار میگیرد.
چاپ فاکتور فروش در اعتبار کسب و کار شما نیز تأثیر دارد. وقتی در ازای هر خریدی که مشتری به او فاکتور ارائه میدهید، ذهنیت خوبی برای او ایجاد خواهید کرد. در نتیجه هر بار بخواهند از یک مجموعه معتبر خرید کنند، به سراغ شما می‌آیند.
چاپ فاکتور فروش به دو روش انجام میشود. در روش اول فاکتور عمومی است. جدول محصولات و مشخصات بالای برگه به صورت عمومی چاپ میشود. روش دوم چاپ فاکتور اختصاصی است. در بالای این برگه‌ها نام و لوگوی برند خودتان چاپ میشود. همچنین جدول و مشخصات محصولات همانطور که می‌خواهید چاپ خواهد شد. استفاده از فاکتور فروش اختصاصی، به کارتان نظم میدهد.
چاپ فاکتور قبض
فاکتور قبض یا همان رسید، با الگو گرفتن از دسته چک‌های بانکی طراحی شده و به کمک پرفراژ کاغذ، به دو قسمت تقسیم میشود. قسمت سمت چپ کوچکتر است و برای فروشنده طراحی شده و قسمت بزرگتر که در سمت راست قرار دارد به مشتری تحویل داده میشود.
فاکتور قبض یکی از پرکاربردترین انواع رسید است که برای پرداخت هزینه‌های مختلف، از حق شارژ ساختمان گرفته تا خرید کالا، استفاده میشود. حتی وقتی چیزی را به امانت می‌سپارید و یا امانت میگیرید نیز می‌توانید از این فاکتور استفاده کنید و ثبت کنید که چه چیزهایی به امانت گرفته شده، تا چه زمانی مهلت دارد و چه هزینه‌ای باید بابت آن پرداخت شود.
انواع فاکتور قبض
انواع فاکتور قبض بر اساس جنس و تعداد و سایز تقسیم‌بندی میشوند. در ادامه به توضیح مختصری در مورد آنها می‌پردازیم.
بر اساس استفاده از کاربن این فاکتورها به دو دسته تقسیم میشوند:
- فاکتور رسید کاربن لس: در دفترچه این فاکتورها کاربنی وجود ندارد. آنها معمولا به صورت تک نسخه به کار می‌روند.
- فاکتور قبض رسید تحریر: در این مدل از فاکتور، بین هر دو برگه یک کاربن وجود دارد یا جنس برگه‌ها از کاغذ کاربنی است تا هرچه روی برگه اول مینویسید، روی نسخه‌های زیری هم چاپ شود.
بر اساس تعداد برگه، انواع فاکتور قبض عبارتند از:
- تک برگی
- دو برگی
- سه برگی
با توجه به اینکه به چند نسخه فاکتور نیاز دارید، باید تعداد برگه‌ها را مشخص کنید. به عنوان مثال کسب و کارهایی که یک نسخه از فاکتور را نزد خودشان نگه می‌دارند و نسخه دیگر را به مشتری میدهند، باید از قبض‌های دو برگی استفاده کنند.
بر اساس سایز انواع فاکتور قبض در سایزهای مختلفی تولید میشود، اما سایزهای 10×20 و یک سوم A4 استانداردهای چاپ این محصول هستند. سایز 10×20 به دلیل استفاده کمتر کاغذ، مقرون به صرفه‌تر است و کاربرد بیشتری دارد. اما امکان چاپ فاکتور قبض مطابق با سایز و طرح مورد نظر مشتری هم وجود دارد
چاپ فاکتور دیجیتال و فاکتورهای مالیاتی
مهمترین فاکتور، چاپ فاکتور مالیاتی است که الزامات مالیاتی به ویژه در رابطه با مالیات بر ارزش افزوده و سایر هزینه ها و عوارض مشابه است.
فاکتورها باید دقیق و معتبر باشند زیرا طبق برخی از حوزه های قضایی چاپ می شوند و احتمالاً مهر می شوند به عنوان اسناد کاغذی اصلی معتبر قانونی در نظر گرفته می شوند.
فاکتورها را می توان به روش های مختلفی از جمله کاغذی یا الکترونیکی منتقل کرد. اکثر مشتریان ترجیح می دهند به صورت الکترونیکی پرداخت کنند و سیستم های مدرنی برای آنها ساخته شده است.
نکات مهم در طراحی و چاپ فاکتور
هرکدام از محصولات چاپی، کاربرد منحصر به فردی دارند و اغلب آنها برای تبلیغات و برندسازی به کار می‌روند. اما فاکتور، محصولی با کاربرد رسمی است؛ به همین دلیل توجه به جزئیات در چاپ آن اهمیت بسیاری دارد.
اولین نکته‌ای که هنگام چاپ فاکتور باید به آن توجه داشته باشید، کاربرد فاکتور است. اگر قصد دارید فاکتور رسمی سفارش بدهید، باید فضای کافی برای تمام ویژگی‌های فروشنده و خریدار به همراه شماره درست فاکتور وجود داشته باشد. اما اگر فاکتورهایتان را فقط برای حساب و کتاب‌های داخل کسب و کار استفاده می‌کنید، لازم نیست همه اطلاعات شامل کد ملی حقیقی یا حقوقی خریدار و فروشنده را در فاکتور درج کنید.
تعداد برگه‌های مورد نیاز برای فاکتور، دومین نکته مهم در هنگام سفارش این محصول است. پیش از سفارش، مشخص کنید که در هر خرید، چه افرادی به یک نسخه از فاکتور نیاز دارند. به عنوان مثال ممکن است یک نسخه به خریدار داده شود، یک نسخه نزد فروشنده بماند و بایگانی شود و نسخه دیگر هم برای ارائه به اداره مالیات مورد استفاده قرار بگیرد. پس دسته‌های فاکتور چنین کسب و کاری باید سه برگی باشد.
سایر نکات مهم در چاپ فاکتور عبارت است از:
- توجه به کیفیت کاغذ و کیفیت چاپ در مواردی که فاکتور برای مدت طولانی بایگانی میشود
- انتخاب قالب درست برای فاکتور با توجه به اطلاعاتی که باید در آن درج شود
- طراحی ساده فاکتور (اگر قرار است لوگوی برند خود را در قسمت بالایی فاکتور چاپ کنید، باید از رنگهای CMYK استفاده کنید. البته در حالت کلی، چاپ فاکتور به صورت تک رنگ با جوهر مشکی متداول‌تر است)
- اگر قصد دارید لوگوی خود را در زمینه فاکتور چاپ کنید، شفافیت آن را تاحد کافی کم کنید تا باعث ناخوانا شدن نوشته‌های روی فاکتور نشود
-
فاکتور چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟
فاکتور سندی رسمی و تجاری است که محصولات یا خدمات ارائه شده توسط فروشنده، قیمت توافق شده از سوی طرفین، همچنین شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوط به خرید را لیست میکند. فاکتور از سوی فروشنده برای خریدار صادر میشود و در بسیاری از موارد به عنوان رسید خریدار نیز عمل میکند. در یک عملیات خرید و فروش، فاکتور نقش دوگانه‌ای را به عهده دارد و به عنوان فاکتور فروش برای فروشنده و یا فاکتور خرید برای خریدار عمل میکند. همۀ کسب و کارهایی که محصولات و خدماتی برای عرضه کردن دارند لازم است که حتماً فاکتور فروش از نوع چاپی استاندارد داشته باشند.
برای به رسمیت شناختن یک برگه فاکتور که غالباً به شکل چاپی است، باید اطلاعات مشخصی در آن وارد شود و به امضای طرفین معامله برسد؛ هر کدام از این اطلاعات در طراحی و چاپ فاکتور جای مخصوص به خود را دارند. یک فاکتور استاندارد از اجزای زیر تشکیل شده است:
- تاریخ: در قسمت بالای فاکتور قسمتی برای درج تاریخ به طور دقیق مشخص شده است.
- شماره سریال: در بخش بالا و سمت چپ برگه فاکتور جایی برای شماره سریال در نظر گرفته شده که غالباً با رنگ قرمز چاپ میشود.
- مشخصات فروشنده و خریدار: در این بخش از فاکتور باید اطلاعات کامل و دقیق شخص حقیقی یا حقوقی، فروشنده و خریدار ثبت شود. این اطلاعات معمولاً شامل نام، کد اقتصادی، شمارۀ ثبت، آدرس، تلفن و … میباشد.
- اطلاعات کالا: در چاپ فاکتور این قسمت در چندین ستون کنار هم مشخص شده است. کد کالا، شرح کالا، تعداد، قیمت واحد، مبلغ کل از جمله اطلاعات جزئی اقلام مورد معامله است که در فاکتور باید به طور دقیق درج شود.
- امضای فروشنده و خریدار: در زمان در طراحی و چاپ فاکتور، در پایین برگه جایی برای مهر و امضای فروشنده و خریدار تعیین شده است که در شرایط کلی معامله وجود هر دو امضا کاملاً ضروری است.
ضرورت چاپ فاکتور و استفاده از آن چیست؟
سفارش طراحی و چاپ فاکتور از سوی شرکت‌های مختلف و استفاده از آن در جریان فروش کالا یا خدمات گوناگون دلایل متعددی دارد که از مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت فروش: مهمترین هدف برای چاپ فاکتور، حفظ ثبت حساب‌های فروش است. این روش راهی برای پیگیری تاریخ فروش، میزان پولی که پرداخت شده و هر بدهی معوقه‌ای را فراهم میکند. فاکتورها ابزاری بسیار ارزشمند برای حسابداری هستند.
- مقاصد مالیاتی: ثبت و حفظ تمام فاکتورهای فروش برای بررسی‌های مالیاتی ضروری است؛ به همین منظور است که پیشنهاد میشود تا صاحبان کسب و کارهای کوچک و بزرگ خلاصه‌ای از تمام تراکنش‌های تجاری که فاکتورها بخش مهمی از آنها هستند را نگهداری کنند.
- حقوقی: فاکتورهای فروش به حفاظت از صاحبان تجارت‌های کوچک در برابر جعل سند یا هر سوءاستفادۀ دیگری کمک میکنند. یک فاکتور نشان میدهد که یک محصول یا خدمات خاص در یک‌زمان خاص ارائه شده است. همچنین یک فاکتور با امضای فروشنده و خریدار ارزش حقوقی دارد، چرا که یک توافقنامه بین آنها را نشان میدهد. بدون یک فاکتور، هیچ مدرکی دال بر خرید و فروش وجود ندارد.
- بازاریابی: شرکتی که تمام فاکتورهای فروش را پیگیری میکند، میتواند از اطلاعات آنها برای هدف قرار دادن پایگاه مشتریان خود استفاده کند. این امر در زمان توسعۀ استراتژی‌های بازاریابی کسب وکار ارزشمند است.
توجه به چه مواردی در طراحی و چاپ فاکتور ضروری است:
چنانچه طراحی و چاپ فاکتور با کیفیت بالا و به صورت حرفه‌ای انجام شود، میتواند در افزایش شأن کاری یک کسب و کار مؤثر باشد. در طراحی و چاپ فاکتور باید نکات ظریفی را مدنظر قرار داد تا به نتیجه‌ای مطلوب دست یافت.
- رنگ فاکتور: اهمیت رنگ فاکتور نه فقط به لحاظ جذابیت بصری بلکه از نظر سهولت در ثبت و نگهداری آن نیز تا حدودی اهمیت دارد. چاپ فاکتور غالباً به صورت دو برگی یا سه برگی و در رنگهای سفید، زرد، سبز، صورتی و آبی انجام میشود. برگۀ سفید رنگ متعلق به خریدار و برگه‌های دوم و سوم در کیفیت پایین‌تر، نازک‌تر و در رنگهای دیگر برای فروشنده و به منظور ثبت سند چاپ میشوند.
- اندازۀ فاکتور: چاپ فاکتور در اندازه‌های مختلف A4، A5 و A6 صورت می‌پذیرد، که این مورد بنا به درخواست و نیاز مشتری تعیین میشود.
- شماره فاکتور: از موارد بسیار مهم در چاپ فاکتور توجه به شماره فاکتور است. شماره سریال فاکتور طبق استاندارد تعیین‌شده باید با رنگ قرمز و به صورت اختصاصی برای هر برگه چاپ شود. از آنجایی که این شماره‌ها نباید به شکل پرینت شده باشند، بنابراین چاپ آنها توسط دستگاهی خاص و معمولاً به شکل برجسته انجام میشود.
- صحافی فاکتور: عمل صحافی فاکتور به نوع چاپ شمارۀ فاکتور اعم از برجسته یا معمولی و ترتیب دادن آنها اختصاص دارد.
- سفارشی‌سازی فاکتور: طراحی و چاپ فاکتور به صورت کاملاً اختصاصی نیز انجام میشود. در این حالت امکان چاپ فاکتور به صورت سربرگدار و درج لوگوی شرکت، فروشگاه و …، آدرس و شماره تلفن وجود دارد. همچنین ممکن است بنا به خواست مشتری فاکتور به صورت کاربن لس یعنی بدون نیاز به استفاده از کاربن چاپ شود.
- نوع کاغذ: برای چاپ فاکتور از کاغذ تحریر، الوان ایرانی و خارجی استفاده میشود.
- روش چاپ فاکتور: فاکتور به روش چاپ دیجیتال و چاپ افست انجام میشود. فاکتورهای رسمی اغلب با استفاده از ریسوگراف چاپ میشوند.
- روش‌های تکمیلی: پرفراژ (نوعی خط برش به منظور سهولت عملیات برش و جدا کردن برگه‌ها)، شماره سریال و سرچسب جز خدمات اضافه‌‌ای محسوب میشوند که در کنار چاپ فاکتور و براساس درخواست مشتری ارائه انجام میشوند.
-
انواع کاغذ فاکتور:
در چاپ فاکتور معمولا از کاغذهای نازکی استفاده میشود. دلیل این امر این است که اثر خودکار، باید در صفحات دیگر نیز بیافتد. بنابراین بجای کاغذ تحریر ۸۰ گرم (کاغذهای A4 معمولی که همه با آن آشنا هستیم)، از تحریر ۷۰ گرم برای صفحات اول، و کاغذ الوان ۶۰ گرم (همان کاغذهای رنگی نازک) استفاده میشود.
در حالت دوم، اگر می‌خواهید که از گذاشتن کاربن در بین صفحات راحت شوید، باید کاغذ «کاربنلس» یا به اصطلاح رایج‌تر «کاربندار» را انتخاب نمایید. ضخامت تمام برگهای فاکتور در این حالت، یکسان بوده و تنها رنگهای آن تفاوت دارد.
رنگ چاپ:
بعد از انتخاب جنس کاغذ، باید رنگ چاپ را انتخاب نمایید. چاپ تکرنگ مشکی (همان سیاه سفید خودمان!)، تکرنگ سورمه‌ای، دو رنگ مشکی و قرمز، چهاررنگ (تمام رنگی) گزینه‌هایی هستند که در اختیار شما قرار دارد. بدیهی است که هر چه تعداد رنگ چاپ بیشتر شود، هزینه چاپ افزایش می‌یابد.
فاکتور چند برگی؟
با توجه به نیازتان، باید انتخاب کنید که فاکتورتان ۲ برگی است یا ۳ برگی و یا حتی ۴ برگی.
به عنوان مثال، شاید شما ۲ مدل فاکتور نیاز داشته باشید:
- فرم خروج سه برگی؛ که یک برگ باید در بایگانی شما باشد، یک برگ به راننده تحویل داده شود و برگ سوم به دست انباردار برسد.
- یک فرم ورود هم نیاز دارید که اگر ۲ برگی باشد کافی است: یک برگ در بایگانی میماند و برگ دوم به انباردار تحویل داده میشود.
فاکتور رسمی چه مشخصاتی باید داشته باشد؟
در پایین چند پرسش که در مورد فاکتورهای رسمی که پرسیده شده است را برای شما کاربران عزیز پاسخ می دهیم.
چه نوع فاکتورهای رسمی مورد تایید دارایی هستند؟
فاکتور رسمی، فاکتوری می باشند که مورد تایید اداره دارایی برای دریافت مالیات بر ارزش افزوده است. این فاکتور با دستگاه ملخی شماره سریالی برجسته به رنگ قرمز می خورد تا با دیگر فاکتورها تفاوت داشته باشد. چاپ این فاکتورها به رنگ مشکی روی کاغذ سفید و زرد و قرمز صورت می گیرد. چاپ فاکتورهای رسمی به شکل معمول با دستگاه چاپ ریسو صورت می گیرد و در سایر مواقع می توان چنان چه کیفیت زیادتری برای چاپ فاکتورها می خواستیم یا قصد داشتیم از کارهای ترام دار استفاده نماییم از چاپ افست هم می توان برای چاپ فاکتورها استفاده نمود.
از چه نوع کاغذی برای چاپ فاکتور رسمی می توان استفاده کرد؟
برای چاپ فاکتور مالیاتی از کاغدهای ۸۰ گرمی اندونزی زیادتر مورد استفاده قرار می گیرد که برای نوشتن دستی و استفاده در پرینترها خیلی مرغوب است. از سایر کاغذهایی که برای چاپ فاکتور رسمی داراییمورد استفاده قرار می گیرد می توان به کاغدهای کاربن لس اشاره کرد. کاغذ خودکپی یا کاربن لس با پوشش به خصوصی تولید می شود که می تواند رنگ آبی و یا مشکی را با فشار آوردن برروی آن به کاغذ زیرین انتقال دهد . چاپ فاکتور کاربن لس به شکل معمول در چند نسخه تهیه می شود که در پشت نسخه اول از کپسول های خیلی ریزی برای منتقل کردن عکس و یا نوشته به صفحه پایینی استفاده می شود. این نوع کاغذ به اسم NCR نیز معروف هستند. این نوع کاغذ در گرماژ عادی از ۴۰ تا ۲۴۰ گرمی پیدا می شود. البته توصیه می کنیم از کاغذهای کاربن لس در چاپ فاکتور رسمی مالیاتی مورد استفاده قرار نگیرد به دلیل اینکه احتمال دارد به مرور زمان برگه های دوم و سوم نوشته هاشون از بین برود.
در برخی مورد ها مشتریان در خواست کم شدن قیمت چاپ فاکتور می کنند یا بعضی وقتها می گویند این شرکت فاکتور را با هزینه زیرتر از شما میزند این امکان ندارد مگر موقعی که از کاغذهای با کیفیت زیر یا گراماژه زیرتر در چاپ فاکتور دارایی استفاده شود.
در چاپ فاکتور رسمی رنگ کاغذ چگونه انتخاب می شود؟
رنگ کاغد در فاکتورهای رسمی نسبت به سلیقه خریدار تغییر می کند ولی معمولاً برگه اول را سفید انتخاب می کنند و برگه دوم و سوم را رنگی که می تواند آبی یا زرد یا قرمز و صورت باشد مشخص خواهد شد.
روی فاکتورهای رسمی چه شماره سریالی باید درج شود که مورد تایید اداره دارایی باشد؟
یکی از اصلی ترین اصولی که می بایست در چاپ فاکتورهای فروش مالیاتی و شرکتی لحاظ شود شماره سریالی است که به صورت چاپ افست و چاپ با دستگاه ملخی به شکل برجسته و رنگ قرمز روی آن چاپ می گردد تا قابل تشخیص برای مامورینه دارایی باشد و یکی از اصلی ترین اشتباهات کاربران این است که از شماره زن های دستی استفاده می کنند که این مورد قبول اداره دارایی نیست.
چند نوع فاکتور داریم ؟ فاکتورها در چه سایزهایی چاپ میشوند ؟
فاکتورهای قبضی. فاکتور رسمی دارایی (مالیاتی).
چاپ فاکتور مالیاتی مورد تایید اداره دارایی الزاما چند برگی باید باشد ؟
تعداد برگه های فاکتورهای رسمی به سلیقه مشتری تعیین میگردد .در بیشتر مواقع فاکتورها بصورت ۲ برگی یا ۳ نسخه ای چاپ می شوند که برگه اول برای خریدار است و برگ های دوم و سوم بیشتر برای فروشنده و در بایگانی و حسابداری استفاده میشود
سایز فاکتور رسمی مالیاتی چقدر است؟
سایز اصلی در چاپ فاکتور های رسمی مالیاتی A4 می باشد . برای بیشتر بودن عرض ستون ها و بزرگ بودن نوشته ها از جهت خوانایی از این سایز استفاده میکنند .البته A5 هم میتواند گزینه مناسبی برای انتخاب سایز فاکتورهای رسمی باشد ولی پیشنهاد میشود برای اینکه عرض ستون های چاپ شده کم نباشد و در نوشتن فاکتورها با کم بود جا مواجه نشوید از فاکتورهای سایز A4 استفاده شود. البته لازم به ذکر است در فاکتورهای معمولی از سایزهای B4 و B5 هم استفاده میشود . که در فاکتورهای رسمی مرسوم نمی باشد.
برای چاپ فاکتور رسمی از چه نوع کاغذی استفاده می شود؟
برای چاپ فاکتور مالیاتی از کاغدهای ۸۰ گرمی اندونزی بیشتر استفاده می شود که برای نوشتن دستی و استفاده در پرینترها بسیار مرغوب می باشد. از دیگر کاغذهایی که برای چاپ فاکتور رسمی دارایی استفاده می شود میتوان به کاغدهای کاربن لس اشاره کرد.
چه شماره سریالی باید روی فاکتورهای رسمی بخورد که مورد تایید اداره دارایی باشد؟
یکی از مهمترین اصولی که باید در چاپ فاکتورهای فروش شرکتی و مالیاتی لحاظ گردد شماره سریالی است که به روش چاپ افست و چاپ با دستگاه ملخی بصورت برجسته و رنگ قرمز روی آن چاپ می شود تا قابل تشخیص برای مامورینه دارایی باشد و یکی از مهمترین اشتباهات افراد این است که از شماره زن های دستی و پرینترها استفاده میکنند که این مورد قبول اداره دارایی نمی باشد.
طراحی فاکتور هم انجام می دهید ؟
اغلب شرکت‌ها بدنبال مجموعه ای هستند که در کنار چاپ فاکتور، طراحی فاکتور هم برایشان انجام دهد. مجموعه هایی که بعنوان ۱۰ مجموعه برتر چاپ فاکتور در سال ۹۹ به شما معرفی کردیم، اغلب کار طراحی فاکتور را با گرفتن هزینه کم برای شما انجام میدهند.
فرق فاکتور کاربن دار و بدون کاربن چیست؟
فاکتورهای کاربن لس بصورتی هستند که دیگر نیازی به کاربن گذاشتن بین برگه اول و برگه های دوم و سوم وجود ندارد و در بافت کاغذ از موادی استفاده شده که وظیفه انتقال را به خودی خود انجام میدهند.
چه مدت زمانی طول می کشد فاکتور به دستم برسد؟
اغلب فاکتورهای ۳ الی ۵ روز کاری زمان تولیدشان طول میکشد. در چاپ فاکتور فوری این زمان به ۱ روز و در بعضی سفارشات به ۶ ساعت کاری کاهش میابد که به همین صورت مبلغ نهایی سفارش نیز بیشتر می شود.
پروسه انجام سفارش چطور هست؟
پروسه تولید و چاپ فاکتور از زمان طراحی فاکتور آغاز میشود. به اینصورت که اگر مشتری نیاز به طراحی فاکتور داشته باشد، یکروز زمان طراحی فاکتور است و سپس عملیات چاپ آن آغاز میشود. پس از چاپ عملیات شماره زنی به وسیله دستگاه ملخی و سپس ترتیب و صحافی انجام میشود.
نکات مهم هنگام چاپ فاکتور
- نوع کاغذ چاپ فاکتور که کاربن لس بودن، تحریر بودن و گلاسه بودن آن است که مطلوب ترین حالت آن کاغذ ۸۰ گرم است.
۲- شماره سریال و پرفراژ یک فاکتور باید به گونه ای باشد که نسخه سفید فاکتور پرفراژ شود و اصطلاحا نسخه رنگی ثابت باشد و شماره قرمز رنگ با دستگاه ملخی به صورت صحیح و در جای مناسب چاپ شود .
۳- صحافی فاکتورها بسیار مهم است که اگر بتوان برای جلد فاکتورها یا به اصطلاح جلد دسته فاکتورها که معمولا ۵۰ شماره ای یا ۱۰۰ برگی است صحافی شود یک جلد گلاسه تهیه می شود که این مقوله در زیبایی دسته فاکتور مهم است .
فاکتور چیست؟
فاکتور سندی تجاری است که فروشنده برای خریدار صادر میکند تا از اقلام خریداری شده، قیمت هر محصول، تعداد هر مورد و غیره اطلاع پیدا کند و یا اینکه به عنوان سند و مرجعی برای خرید و فروش کالا، روی آن حساب کند. فاکتور ها همچنین دارای مشخصات کامل خریدار و فروشنده هستند. در واقع می توان گفت که فاکتور، یک قرارداد کوچک خرید و فروش است. هر اطلاعاتی که در مورد یک معامله نیاز است را می توان در فاکتور گنجاند.
هر توافقی که برای این معامله صورت گرفته، میتواند در فاکتور ثبت شود. مثلا اینکه خریدار چه مقدار از مبلغ را پرداخت کرده و چه مقدار از آن، باقی مانده است. فاکتور، جزو اقلام ضروری هر کسب و کاری است. از مغازه‌های کوچک و خرده فروشی‌ها گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ و عمده فروشی‌ها به فاکتور نیاز دارند. فاکتورها انواع متفاوتی دارند و ابعاد آنها نیز مختلفی است. با توجه به نیاز خود می‌توانید فاکتور مناسب را سفارش دهید.
با کمک تکنولوژی‌های چاپ و خدمات شرکت‌ها و انتشارات چاپ و تبلیغات، می‌توانید فاکتورهای سفارشی برای خودتان تهیه کنید. فاکتورهای سفارشی، شامل اطلاعات تماس و نام برند و لوگو شما است. این فاکتورها با طراحی مد نظر مشتری و با رنگ بندی مورد نظر آنها تهیه میشوند.
داشتن یک فاکتور سفارشی شده با طراحی اختصاصی، تاثیر زیادی در کسب و کار شما دارد. داشتن فاکتور سفارشی دارای سربرگ‌های اختصاصی با نام، لوگو و برند شما، کسب و کارتان را حرفه‌ای جلوه میدهد.
انواع فاکتور
اگر بخواهیم فاکتورها را از نظر رسمیت سند تجاری دسته بندی کنیم، در دو دسته فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی قرار میگیرند. فاکتور رسمی برای کسب و کارهایی است که باید فاکتور را به اداره‌های امور مالیاتی ارائه کنند. فاکتورهای غیررسمی برای کسب و کارهای کوچک و محلی است که فاکتور را فقط برای اطلاع رسانی به مشتری استفاده میکنند و ارزش قانونی دیگری ندارد. همانطور که پیشتر ذکر شد در صورتی که به فاکتوری رسمی نیاز دارید تا مورد تایید اداره مالیاتی باشد بایستی شماره فاکتور را بصورت ملخی روی آن چاپ کنید.
فاکتورها از نظر طراحی، به دو دسته تقسیم میشوند. یکی فاکتورهای سربرگ دار که مطابق با نیاز و سفارش مشتری طراحی و چاپ میشوند و یکی فاکتورهای بدون سربرگ که به شکل آماده و بدون نیاز به طراحی چاپ میشوند.
پیش فاکتور
پیش فاکتور برگه ای است که فروشنده پیش از مراحل خرید برای نمایش قیمت به خریدار می دهد و خریدار برای بررسی و یا تحقیق در بازار برای پیدا کردن بهترین قیمت از ان استفاده می کند. پیش فاکتورها از فروشنده های مختلف گرفته می شود و اغلب اوقات برای تصمیم گیری نهایی به رییس شرکت نشان داده می شود تا تامین بودجه و تایید نهایی شود. لازم به ذکر است پیش فاکتورها در بیشتر اوقات برای زمان معینی تعیین می گردد و بعد از این زمان اعتبار خود را از دست می دهند.
سایز فاکتور رسمی مالیاتی
سایز اصلی در چاپ فاکتور های رسمی مالیاتی A4 می باشد. برای بیشتر بودن عرض ستون ها و بزرگ بودن نوشته ها به دلیل راحتی در خوانایی فاکتور از این سایز استفاده می کنند. البته A5 هم میتواند گزینه مناسبی برای انتخاب سایز فاکتورهای رسمی باشد ولی پیشنهاد می شود برای اینکه عرض ستون های چاپ شده کم نباشد و در نوشتن فاکتورها با کمبود جا مواجه نشوید از فاکتورهای سایز A4 استفاده کنید. البته لازم به ذکر است در چاپ فاکتورهای معمولی از سایزهای B4 و B5 هم استفاده می شود که در فاکتورهای رسمی اندازه مرسومی نمی باشد.
- فاکتور A5 ابعادی معادل ۱۴/۲ در ۲۱ سانتیمتر دارد.
- فاکتور A4 ابعادی معادل ۲۱ در ۲۹/۷ سانتیمتر دارد
فاکتور رسمی مورد تایید اداره دارایی
یکی از مهم ترین عواملی که باید درچاپ فاکتور های رسمی فروش جهت امور مالیاتی درنظر گرفته شود شماره سریالی است که روی فاکتور رسمی باید بخورد. تنها شماره سریالی که مورد تایید اداره دارایی است شماره ای است که به روش چاپ افست و دستگاه ملخی به صورت برجسته و با رنگ قرمز روی فاکتور چاپ می شود. این شماره به گونه ای است که به راحتی برای ماموران اداره دارایی قابل تشخیص باشد. فاکتور رسمی، فاکتوری است که مورد تایید اداره دارایی برای اخذ مالیات بر ارزش افزوده است. این فاکتور با دستگاه ملخی شماره سریالی برجسته به رنگ قرمز می خورد تا از دیگر فاکتورها متمایز باشد. چاپ این فاکتورها به رنگ مشکی روی کاغذ سفید و زرد و قرمز انجام می شود.
نکته مهم: در صورت نیاز به فاکتور رسمی مورد تایید اداره دارایی حتما در گزینه نوع شماره، شماره ملخی را انتخاب کنید زیرا فاکتور های فاقد شماره و یا با شماره دستی یا شماره گذاری دیجیتالی مورد تایید اداره مالیاتی نیست.
انواع کاغذ در چاپ فاکتور رسمی
برای چاپ فاکتور های رسمی دارایی می توان از کاغدهای کاربن لس و یا الوان استفاده کرد. کاغذ خودکپی یا کاربن لس با پوشش مخصوصی تولید شده که می تواند رنگ آبی و یا سیاه را با آوردن فشار برروی آن به کاغذ زیرین منتقل کند و نیازی به استفاده از کاربن ندارد. چاپ فاکتور کاربن لس معمولاً در چند نسخه تهیه شده که در پشت نسخه اول از کپسول های بسیار ریز رنگی برای انتقال تصویر و یا متن به صفحه زیرین استفاده می شود. این نوع کاغذ به نام NCR نیز معروف است، این نوع کاغذ در گرماژ معمول از ۴۰ تا ۲۴۰ گرمی یافت می شود. البته پیشنهاد می شود از کاغذهای کاربن لس در چاپ فاکتور رسمی مالیاتی استفاده نشود چون امکان دارد به مرور زمان نوشته های برگه های دوم و سوم پاک شود.
نکته مهم: در صورت صدور فاکتور با پرینتر حتما به نوع کاغذ فاکتور رسمی خود توجه کنید. برای پرینت روی کاغذ کاربن لس باید حتما از پرینتر سوزنی استفاده کنید. در صورتی که پرینتر شما لیزری یا جوهر افشان است باید حتما از کاغذهای بدون کاربن (الوان) استفاده کنید.
فاکتور چیست ؟
فاکتور یک سند تجاری است که فروشنده برای خریداران صادر میکند تا از اقلام خریداری شده، قیمت جزیی هر کدام، تعداد هر مورد و… اطلاع پیدا کنند یا اینکه به عنوان سند و مرجعی برای خرید و فروش کالا، روی آن حساب کنند. همچنین این برگه دارای مشخصات کامل خریدار و فروشنده است. در واقع می توان گفت که فاکتور، یک قرارداد کوچک خرید و فروش است. هر اطلاعاتی که در مورد یک معامله نیاز است، می توان در فاکتور گنجاند.
هر توافقی که برای این معامله صورت گرفته، میتواند در فاکتور ثبت شود. مثلا اینکه خریدار چه مقدار از مبلغ را پرداخت کرده و چه مقدار از آن، باقی مانده است. فاکتور، جزو اقلام ضروری هر کسب و کاری است. از مغازه‌های کوچک و خرده فروشی‌ها گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ و عمده‌فروشی‌ها به فاکتور نیاز دارند. فاکتورها انواع متفاوتی دارند و ابعاد آنها نیز مختلفی است. با توجه به نیاز خود می‌توانید فاکتور مناسب را سفارش دهید.
با کمک تکنولوژی‌های چاپ و خدمات شرکت‌ها و انتشارات چاپ و تبلیغات، می‌توانید فاکتورهای سفارشی برای خودتان تهیه کنید. فاکتورهای سفارشی، شامل اطلاعات تماس و نام برند و لوگو شما است. این فاکتورها با طراحی مد نظر مشتری و با رنگبندی مورد نظر آنها تهیه میشوند.
داشتن یک فاکتور سفارشی شده با طراحی اختصاصی، تاثیر زیادی در کسب و کار شما دارد. داشتن فاکتور سفارشی دارای سربرگ‌های اختصاصی با نام، لوگو و برند شما، کسب و کارتان را حرفه‌ای جلوه میدهد.
چند نوع فاکتور داریم ؟
اگر بخواهیم فاکتورها را از نظر رسمیت سند تجاری دسته بندی کنیم، در دو دسته فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی قرار میگیرند. فاکتور رسمی برای کسب و کارهایی است که باید فاکتور را به اداره‌های امور مالیاتی ارائه کنند. فاکتورهای غیررسمی برای کسب و کارهای کوچک و محلی است که فاکتور را فقط برای اطلاع رسانی به مشتری استفاده میکنند و ارزش قانونی دیگری ندارد.
فاکتورها از نظر طراحی، به دو دسته تقسیم میشوند. یکی فاکتورهای سربرگ دار که مطابق با نیاز و سفارش مشتری طراحی و چاپ میشوند و یکی فاکتورهای بدون سربرگ که به شکل آماده در فروشگاه‌ها عرضه میشوند.
فاکتور بدون کاربن
فاکتور کاربن لس یا بدون کاربن، پرمصرف‌ترین نوع فاکتور است. برای استفاده از این فاکتورها، نیازی به قرار دادن کاربن بین برگه‌ها نیست. فاکتورهای کاربن لس را می‌توانید تک رنگ، دو رنگ یا چهار رنگ (فول رنگ) چاپ کنید. این فاکتورها را می‌توانید دو برگی یا سه برگی چاپ کنید.
فاکتور تحریر
این نوع فاکتورها به خاطر قیمت‌های بسیار مناسبی که دارند، جزو فاکتورهای بسیار پرمصرف هستند. برای استفاده از این فاکتورها باید بین برگه‌های مورد نیازتان کاربن قرار دهید.
فاکتورها در چه سایزهایی چاپ میشوند ؟
فاکتورها سایزهای متعددی دارند. با توجه به حجم اطلاعاتی که می‌خواهید در آن بگنجانید و با توجه به تعداد محصولاتی که معمولا می‌فروشید، می‌توانید سایز مورد نظرتان را انتخاب کنید.
فاکتورها در سایزهای زیر عرضه میشود:
- فاکتور A5 ابعادی معادل ۱۴/۲ در ۲۱ سانتیمتر دارد.
- فاکتور A4 ابعادی معادل ۲۱ در ۲۹/۷ سانتیمتر دارد.
- فاکتور A6 با ابعاد ۱۴/۸ در ۱۰/۵ سانتیمتر عرضه میشود.
- فاکتور A3 ابعادی معادل ۲۹/۷ در ۴۲ سانتیمتر دارد.
- فاکتور B6 ابعادی معادل ۱۲/۵ در ۱۷/۶ سانتیمتر دارد.
- فاکتور B5 با ابعاد ۱۷/۶ در ۲۵ سانتیمتر و فاکتور B4 با ابعاد ۳۵/۳ در ۲۵ سانتیمتر عرضه میشود.
فاکتورهای قبضی
نوع دیگری از فاکتورها تولید میشوند که فاکتور قبضی نام دارند. جهت این فاکتورها افقی است و پرفراژ شده ارائه میشوند. برگ این قبض‌ها میتواند گلاسه یا تحریر باشد. این فاکتورها نیز مدل‌های دو برگی و سه برگی دارند.
فاکتور رسمی دارایی (مالیاتی)
از دیگر انواع فاکتورها، فاکتورهای رسمی دارایی است. این فاکتورها نیز به سه شکل کاربن لس، مخصوص پرینتر و معمولی متناسب با چاپ عرضه میشوند. سایز این فاکتورها استاندارد و A4 است. این فاکتورها تک رنگ چاپ میشوند.
برای اینکه فاکتورهایی که ارائه می‌کنید، جنبه رسمی‌تری داشته باشند، بهتر است که روی آنها سربرگ شرکت را چاپ کنید. همچنین، در انتهای هر برگ فاکتور بهتر است که مهم فروشگاه و شرکت خود را بزنید. یا اینکه روی همه برگه‌های فاکتور، لوگوی شرکت را قرار دهید.
در چاپ فاکتور باید چه نکاتی را لحاظ کرد ؟
در فاکتور نام محصول خریداری شده به همراه تعداد محصول و قیمت تکی محصول و مبلغ کل محصول که ضرب تعداد محصولات و قیمت تکی آن است می باشد. به فاکتوری که توسط فروشنده صادر می شود فاکتور فروش و فاکتوری که توسط خریدار دریافت می شود فاکتور خرید گفته می شود. چاپ فاکتور اغلب برای خریدار صادر میگیرد که تاییدی به قیمت فروشنده باشد .
پیش فاکتور چیست ؟ چه کاربردی دارد؟
پیش فاکتور برگه ای است که فروشنده برای پیشنهاد قیمت به خریدار میدهد و خریدار برای در میان گذاشتن و تحقیق در بازار برای پیدا کردن بهترین قیمت از ان استفاده میکند. پیش فاکتورها از فروشنده های مختلف گرفته می شود و اغلب اوقات برای تصمیم گیری نهایی به رییس شرکت نشان داده میشود و او تایید نهایی را انجام میدهد. لازم به ذکر است پیش فاکتورها در بیشتر اوقات برای زمان معینی تعیین میگردد و بعد از ا زمان اعتبار خود را از دست می دهند.
چاپ فاکتور به چه عواملی بستگی دارد؟
چاپفاکتور به عواملی مثل کاغذ فاکتور ( تحریر یا کاربن لس بودن)، رنگ چاپ فاکتور ( سیاه و سفید بودن یا رنگی بودن ) ، صحافی فاکتور ( نوع شماره برجسته بودن شماره یا معمولی بودن شماره ، ترتیب کردن) و درگیر عواملی که در زیر تک تک بیان میکنیم بستگی دارد. پس از مرحله ای که انتخاب کاغذ توسط مشتری تعیین میگریدد (کاربن لس بودن یا کاغذ معمولی) ، سپس موقع تعدا رنگ چاپی می شود که برای هر فاکتور میتوان از چاپ فاکتور تک رنگ (مشکی ) ، چاپ فاکتور دو رنگ ( مشکی و قرمز) ، چاپ فاکنور چهاررنگ (آبی ، قرمز ، زرد ، مشکی ) استفاده کرد. برای چاپ فاکتور مشتری موظف است طرح خود را برای ما ارسال کند در غیر اینصورت باید لوگو و مشخصات شرکت را برای ما ارسال کند تا طراحان ما با گرفتن مبلغی کار فاکتور آنها را اجرا کرده و پس از تایید مشتری فاکتور مورد نظر را چاپ شود.
مشخصات فاکتور رسمی
در زیر به چند سوال در مورد فاکتورهای رسمی که سوال شما کاربران عزیز می باشد پاسخ خواهیم داد.
فاکتور رسمی که مورد تایید اداره دارایی است، چیست ؟
فاکتور رسمی، فاکتوری است که مورد تایید اداره دارایی برای اخذ مالیات بر ارزش افزوده است. این فاکتور با دستگاه ملخی شماره سریالی برجسته به رنگ قرمز میخورد تا از دیگر فاکتورها متمایز باشد. چاپ این فاکتورها به رنگ مشکی روی کاغذ سفید و زرد و قرمز انجام می شود . چاپ فاکتورهای رسمی اغلب با دستگاه چاپ ریسو انجام می شود و در دیگر مواقع می توان اگر کیفیت بالاتری برای چاپ فاکتورها میخواستیم یا می خواستیم از کارهای ترام دار استفاده کنیم از چاپ افست هم می توان برای چاپ فاکتورها استفاده کرد.
برای چاپ فاکتور رسمی از چه نوع کاغذی استفاده می شود؟
برای چاپ فاکتور مالیاتی از کاغدهای ۸۰ گرمی اندونزی بیشتر استفاده می شود که برای نوشتن دستی و استفاده در پرینترها بسیار مرغوب می باشد. از دیگر کاغذهایی که برای چاپ فاکتور رسمی دارایی استفاده می شود میتوان به کاغدهای کاربن لس اشاره کرد. کاغذ خودکپی یا کاربن لس با پوشش مخصوصی تولید شده که می تواند رنگ آبی و یا سیاه را با آوردن فشار برروی آن به کاغذ زیرین منتقل کند . چاپ فاکتور کاربن لس معمولاً در چند نسخه تهیه شده که در پشت نسخه اول از کپسول های بسیار ریز رنگی برای انتقال تصویر و یا متن به صفحه زیرین استفاده می شود . این نوع کاغذ به نام NCR نیز معروف است. این نوع کاغذ در گرماژ معمول از ۴۰ تا ۲۴۰ گرمی یافت می شود. البته پیشنهاد میشود از کاغذهای کاربن لس در چاپ فاکتور رسمی مالیاتی استفاده نشود چون امکان دارد به مرور زمان برگه های دوم و سوم نوشته هاشون پاک شود.
در بعضی موارد مشتریان خواهان کم شدن قیمت چاپ فاکتور می باشند یا بعضی اوقات می گویند این شرکت فاکتور را با قیمتی پایین تر از شما میزند این امکان ندارد مگر در زمانی که از کاغذهای با کیفیت پایین یا گراماژه پایین تر در چاپ فاکتور دارایی استفاده شود.
رنگ کاغذ در چاپ فاکتور رسمی چگونه انتخاب می شود؟
رنگ کاغد در فاکتورهای رسمی نسبت به سلیقه مشتری متغیر است اما اغلب برگه اول را سفید انتخاب می کنند و برگه دوم و سوم را رنگی که میتواند آبی یا زرد یا قرمز و صورت باشد تعیین می شود.
چاپ فاکتور مالیاتی مورد تایید اداره دارایی الزاما چند برگی باید باشد ؟
تعداد برگه های فاکتورهای رسمی به سلیقه مشتری تعیین میگردد .در بیشتر مواقع فاکتورها بصورت ۲ برگی یا ۳ نسخه ای چاپ می شوند که برگه اول برای خریدار است و برگ های دوم و سوم بیشتر برای فروشنده و در بایگانی و حسابداری استفاده میشود.
سایز فاکتور رسمی مالیاتی چقدر است؟
سایز اصلی در چاپ فاکتور های رسمی مالیاتی A4 می باشد . برای بیشتر بودن عرض ستون ها و بزرگ بودن نوشته ها از جهت خوانایی از این سایز استفاده میکنند .البته A5 هم میتواند گزینه مناسبی برای انتخاب سایز فاکتورهای رسمی باشد ولی پیشنهاد میشود برای اینکه عرض ستون های چاپ شده کم نباشد و در نوشتن فاکتورها با کم بود جا مواجه نشوید از فاکتورهای سایز A4 استفاده شود. البته لازم به ذکر است در فاکتورهای معمولی از سایزهای B4 و B5 هم استفاده میشود . که در فاکتورهای رسمی مرسوم نمی باشد.
آیا استفاده از فاکتورهای عمودی هم مورد تایید اداره دارایی می باشد؟
در بیشتر مواقع در چاپ فاکتورهای رسمی از سایز A4 و برگه ای بصورت افقی استفاده می شود اما اگر احیانا در بعضی موارد استفاده از برگه ای با تعداد ردیف بیشتر لازم شد می توان از برگه های با تعداد ردیف ۲۰ تایی استفاده کرد که در اینصورت باید برگه های فاکتور را بصورت عمودی چاپ کرد.
چه شماره سریالی باید روی فاکتورهای رسمی بخورد که مورد تایید اداره دارایی باشد؟
یکی از مهمترین اصولی که باید در چاپ فاکتورهای فروش شرکتی و مالیاتی لحاظ گردد شماره سریالی است که به روش چاپ افست و چاپ با دستگاه ملخی بصورت برجسته و رنگ قرمز روی آن چاپ می شود تا قابل تشخیص برای مامورین دارایی باشد و یکی از مهمترین اشتباهات افراد این است که از شماره زن های دستی و پرینترها استفاده میکنند که این مورد قبول اداره دارایی نمی باشد.
شروع شماره سریال باید روی فاکتورهای رسمی از چه شماره ای باشد و آیا شماره ها از اول سال باید دوباره از اول شروع شوند؟
شماره های فاکتور های رسمی اغلب از شماه ۰۰۰۱ شروع می شوند و به ترتیب ۰۰۰۲ و ۰۰۰۳ تا … و نیازی نیست که هر سال شماره ها از اول آغاز شود باید ادامه شماره های سال پیش را ادامه داد .
آیا میتوان از فاکتورهای رسمی پرینت گرفت ؟ می توان فاکتورهای مالیاتی را با دست نوشت ؟
باید توجه داشت که یکی از نکاتی که باید مورد توجه قرار داد پرینتی نبودن شماره سریال روی فاکتورها است. به همین خاطر پیشنهاد می شود که از برگه های فاکتور اول با دستگاه ملخی شماره برجسته بخورند سپس از آن ها برای پرینت گرفتن استفاده شود .البته در کل پیشنهاد میشود که مشخصات فروشنده ( شما) در روی برگه های فاکتور کاملا چاپ شوند و شماره با دستگاه ملخی بخورد سپس بقیه موارد رو به صورت دستی وارد نمایید که هیچ مشکلی در اداره دارایی بایت فاکتور چاپ شده برای شما مشتریان عزیز نباشد.
نکات ضروری برای چاپ فاکتورهای مالیاتی
شماره سریال : شماره سریال درج شده در فاکتور حتما باید بصورت برجسته باشد. در غیر اینصورت مورد تایید دارایی نخواهد بود. برای سفارش چاپ فاکتور به چاپخانه هایی که امکان درج شماره بصورت برجسته را دارند مراجعه کنید.شماره سریال عموما با رنگ قرمز چاپ می شود.
طراحی با ساختار مورد تایید اداره دارایی : مشخصات کامل فروشنده و خریدار شامل شماره اقتصادی، شماره ثبت ، شناسه ملی و … جدول با ستون های کد کالا، شرح و تعداد ، واحد اندازه گیری، مبلغ پس از تخفیف، جمع مالیات و عوارض – شرایط و نحوه فروش باید در فاکتور لحاظ گردد.
نوع کاغذ مصرفی : شما می توانید با توجه به نیاز سازمانی خود از دونوع کاغذ کاربن دار (NCR) و بدون کاربن که به کاغذهای تحریر و الوان در این مورد می توان اشاره کرد ، برای چاپ فاکتور استفاده کنید . لازم به ذکر است در صورتی که قصد صدور فاکتور با پرینتر خود خود دارید توجه به پرینتر و کاغذ مصرفی را هرگز فراموش نکنید . برای پرینت روی کاغذ کاربن لس باید حتما از پرینتر سوزنی استفاده کنید . در صورتی که پرینتر شما لیزری یا جوهر افشان است باید حتما از کاغذهای بدون کاربن (۸۰ گرمی تحریر و الوان) در تمام نسخ استفاده کنید .
صحافی فاکتور ها : توزیع نسخ با توجه به عملکرد و تعریف سازمانی متغیر است و عموما نسخ اول سفید و نسخه های بعدی رنگی می باشد. نکته ضروری در توزیع نسخ مربوط به کاغذ کاربن دار می باشد که نسخه اول سفید و عموما نسخه آخر زرد است که به نسخه بعد کپی نشود. و نسخه های وسط رنگ صورتی و آبی و سبز هستند. پرفراز برای آن دسته از فاکتورهایی که تمام نسخ توزیع میشود استفاده نمیشود و بجای آن از سرچسب استفاده می شود. زیرا در پرفراز فرم های چند نسخه ای، نسخه آخر ثابت است و قابل جدا شدن نیست.
چاپ فاکتور فوری چند ساعت چگونه انجام می شود؟
در بعضی اوقات مشتریان با ما تماس گرفته و از ما سوال میکنند آیا چاپ فاکتور ۱ ساعته یا چاپ فاکتور ۱ روزه انجام می دهید و ما به آنها می گوییم چاپ فاکتور رسمی مالیاتی مورد تایید اداره مالیات، ۲ الی ۳ روز زمان میبرد. آنها اصرار بر این دارند که چاپ فاکتور ۵ یا ۶ ساعته برایشان انجام شود و این فوریت بخاطره تذکر دادن مامورین دارایی و مالیات به آنهاست. شما اگر بخواهید چاپ فاکتور سریع و فوری با شماره ملخی که رنگ شماره قرمز رنگ است، انجام دهید باید قبل از هر گونه اقدامی با ما تماس گرفته و از خالی بودن دستگاه و جلو انداختن کار خود نسبت به دیگر مشتریانی که عجله ندارند مطمئن شوید. اینکار در بعضی اوقات قابل انجام است و شما در نهایت چاپ فاکتور در تعداد کم در کمترین زمان خواهید داشت.
قیمت چاپ فاکتور به چه عواملی بستگی دارد؟
قیمت چاپ فاکتور به عوامل مختلفی بستگی دارد.
نوع کاغذ
نوع کاغذ فاکتورها ممکن است بدون کاربن (NCR) باشند یا ساده که نیاز به کاربن دارند. همچنین از نظر گرماژ، کاغذها متفاوت‌اند. هر چقدر که کاغذ ضخیم‌تر با گرماژ بیشتری انتخاب کنید، قیمت آن بالاتر می‌رود.
نوع چاپ
برحسب نیاز خود و بودجه‌ای که برای چاپ فاکتور در نظر گرفته‌اید، می‌توانید نوع چاپ را انتخاب کنید. چاپ فاکتور ممکن است تک رنگ، دو رنگ یا چهار رنگ باشد.
تعداد نسخه‌های فاکتور
فاکتورها ممکن است دو نسخه‌ای یا سه نسخه‌ای باشند. تعداد نسخه‌ها یا برگه‌ها به انتخاب سفارش‌دهنده است و متناسب با نیاز فروشندگان ارائه میشود. نسخه‌ی اول، معمولا برای خريدار و نسخه‌ی دوم و سوم برای فروشنده است. در کسب و کارها و شرکت‌های بزرگ، نسخه‌ی دوم در اختیار حسابداری و نسخه‌ی سوم در اختیار بايگانی قرار میگیرد.
پرفراژ فاکتور
اکثر فاکتورها پرفراژ دارند و صحافی شده عرضه میشوند. البته می‌توانید فاکتور بدون پرفراژ هم سفارش دهید.
فاکتور چیست؟
فاکتور یک سند رسمی تجاری است که توسط خریداران و فروشندگان کالا و خدمات کاربرد دارد فاکتورها در اکثر معاملات تجاری حرفه ای استفاده می شوند برای فرآیند ترخیص صادرات و واردات ،سند حسابداری و هر گونه فعالیت داد و سندی که بین افراد برای خرید و فروش انجام میدهند استفاده می گردد.
فاکتور فهرستی جزئی از همه چیزهایی است که در طول معامله بین خریدار و فروشنده اتفاق افتاده است. سوابقی از محصولات و/یا خدمات ارائه شده و سایر جزئیات مهم مانند تاریخ، مبلغ سررسید و روش پرداخت نگهداری میکند.
فاکتورها اشکال و اندازه های مختلفی دارند و هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. چند عنصر ضروری که برای چاپ فاکتور باید به آن توجه کرد شماره فاکتور، تاریخ ، اطلاعات تماس و کسب و کار، توضیحات کالا و خدمات،مبلغ فاکتور و…
چاپ فاکتور برای ثبت رکورد دقیقی از معاملات و خرید و فروش هایتان است که آن را به مشتریان ارائه میدهیم و یکی از نیاز های یک سازمان معتبر است.
شما فاکتور را تحویل مشتری میدهید پس طراحی فاکتور اهمیت بالایی دارد، مهم است که تمام مشخصات سازمان شما مثل: نام و لوگو برند، ادرس، تلفن و… در فاکتور ذکر شود تا مشتری بداند این فاکتور برای کدام شرکت و با چه مشخصاتی است. پس باید خوانا واضح و شفاف باشد ولی طراحی متن آن نباید جوری باشد که در نگاه اول جلب توجه کند. زیرادر فاکتور هدف ما ، معاملات است نه معرفی شرکت.
ما دو نوع فاکتور داریم فاکتور معمولی و فاکتور NCR (کاربن دار)
فاکتور کاربن دار به این صورت است که ورق های آن یکی درمیون کاربن دار و معمولی است. و وقتی شما روی کاغذ کاربن دار مینویسید مطلب شما بر روی کاغذ معمولی هم اجرا میشود. اینجوری شما یک نسخه از فاکتور را به مشتری میدهید و نسخه دوم را برای خود نگه میدارید.
چاپ فاکتور دیجیتال و فاکتورهای مالیاتی
مهمترین فاکتور، چاپ فاکتور مالیاتی است که الزامات مالیاتی به ویژه در رابطه با مالیات بر ارزش افزوده و سایر هزینه ها و عوارض مشابه است.
فاکتورها باید دقیق و معتبر باشند زیرا طبق برخی از حوزه های قضایی چاپ می شوند و احتمالاً مهر می شوند به عنوان اسناد کاغذی اصلی معتبر قانونی در نظر گرفته می شوند.
فاکتورها را می توان به روش های مختلفی از جمله کاغذی یا الکترونیکی منتقل کرد. اکثر مشتریان ترجیح می دهند به صورت الکترونیکی پرداخت کنند و سیستم های مدرنی برای آنها ساخته شده است.
فاکتور چیست؟
فاکتور یک سند رسمی تجاری است که توسط خریداران و فروشندگان کالا و خدمات کاربرد دارد فاکتورها در اکثر معاملات تجاری حرفه ای استفاده می شوند برای فرآیند ترخیص صادرات و واردات ،سند حسابداری و هر گونه فعالیت داد و سندی که بین افراد برای خرید و فروش انجام میدهند استفاده می گردد.
فاکتور فهرستی جزئی از همه چیزهایی است که در طول معامله بین خریدار و فروشنده اتفاق افتاده است. سوابقی از محصولات و/یا خدمات ارائه شده و سایر جزئیات مهم مانند تاریخ، مبلغ سررسید و روش پرداخت نگهداری میکند.
فاکتورها اشکال و اندازه های مختلفی دارند و هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. چند عنصر ضروری که برای چاپ فاکتور باید به آن توجه کرد شماره فاکتور، تاریخ ، اطلاعات تماس و کسب و کار، توضیحات کالا و خدمات،مبلغ فاکتور و…
چاپ فاکتور برای ثبت رکورد دقیقی از معاملات و خرید و فروش هایتان است که آن را به مشتریان ارائه میدهیم و یکی از نیاز های یک سازمان معتبر است.
شما فاکتور را تحویل مشتری میدهید پس طراحی فاکتور اهمیت بالایی دارد، مهم است که تمام مشخصات سازمان شما مثل: نام و لوگو برند، ادرس، تلفن و… در فاکتور ذکر شود تا مشتری بداند این فاکتور برای کدام شرکت و با چه مشخصاتی است. پس باید خوانا واضح و شفاف باشد ولی طراحی متن آن نباید جوری باشد که در نگاه اول جلب توجه کند. زیرادر فاکتور هدف ما ، معاملات است نه معرفی شرکت.
چاپ فاکتور
ما دو نوع فاکتور داریم فاکتور معمولی و فاکتور NCR (کاربن دار)
فاکتور کاربن دار به این صورت است که ورق های آن یکی درمیون کاربن دار و معمولی است. و وقتی شما روی کاغذ کاربن دار مینویسید مطلب شما بر روی کاغذ معمولی هم اجرا میشود. اینجوری شما یک نسخه از فاکتور را به مشتری میدهید و نسخه دوم را برای خود نگه میدارید.
فاکتور چیست؟
فاکتور کاغذی است که امکان چاپ آن روی کاغذ با سایزهای مختلف وجود دارد. کاغذهای A4 و A5 متداول‌ترین سایزهایی هستند که برای چاپ فاکتور مورد استفاده قرار میگیرند. فاکتورها برای کسب و کارهای مختلفی که خدمات یا محصولی را می‌فروشند، کاربرد دارد. آنها در فاکتور خدمات یا محصولاتی که به یک مشتری ارائه داده‌اند را لیست میکنند. بعد از ارسال فاکتور برای مشتری و پرداخت، آنچه در فاکتور درج شده، در اختیار او قرار خواهد گرفت.
سازمان‌های مختلف معمولا بابت هر خریدی که انجام میدهند، فاکتور میگیرند تا آن را بایگانی کنند و حسابداری بر جزیئات همه هزینه‌های سازمان نظارت داشته باشد. بنابراین کسب و کارهایی که با سازمان‌ها سر و کار دارند، باید حتما فاکتور داشته باشند.
همانطور که گفتیم، فاکتورها به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم میشوند. بعضی از سازمان‌ها برای خریدهایشان به فاکتور رسمی نیاز دارند و بعضی دیگر فاکتورهای معمولی را هم می‌پذیرند. بنابراین با توجه به انتظارات مشتریان، لازم است برای چاپ فاکتور مناسب اقدام کنید.
در فاکتور اطلاعات گوناگونی از خریدار و فروشنده درج میشود که در ادامه آنها را نام برده‌ایم. در قسمت بالایی نام برند و شماره فاکتور چاپ میشود و فضایی هم برای نوشتن تاریخ در نظر میگیرند. بعد از آن باید قسمت خریدار و فروشنده را چاپ کرد. لیست اطلاعات مورد نیاز برای چاپ در قسمت خریدار و فروشنده عبارت است از:
- نام شخص حقیقی یا حقوقی
- شماره اقتصادی یا شماره ملی
- شماره ثبت
- نشانی
- کد پستی
- شماره تماس
این اطلاعات دوبار چاپ میشوند تا یکبار برای مشخصات خریدار پر شوند و یکبار برای مشخصات فروشنده. بعد از این اطلاعات جدولی شروع میشود که ستون‌های مختلفی دارد و میتوان محصولات و خدمات خریداری شده را در آن لیست کرد. عنوان‌های متداولی که برای لیست ستون‌های این جدول انتخاب میشود، عبارت است از:
- ردیف؛
- نام کالا یا خدمات؛
- قیمت واحد؛
- وزن یا تعداد یا هر واحد شمارش دیگری که برای کسب و کار شما کاربرد دارد؛
- قیمت کل؛
- بدهکار؛
- بستانکارچاپ فاکتور در تهران
در قسمت پایینی جدول هم اطلاعاتی درباره مبلغ کلی فاکتور، بدهی کلی و بستانکاری کلی یادداشت میشود. در نهایت هم جایی برای ثبت امضای خریدار و فروشنده و تاریخ فاکتور وجود دارد. این موارد، اطلاعاتی هستند که به صورت پیش‌فرض برای همه فاکتورها چاپ میشوند، اما اگر چاپ اطلاعات کمتر یا بیشتر نیاز داشتید، باید قبل از شروع فرایند چاپ با چاپخانه هماهنگ کنید.
چاپ فاکتور کاربن لس
فاکتور کاربن لس یکی از متداول‌ترین محصولاتی است که برای کسب و کارهای مختلف چاپ میشود. معمولا مجموعه‌هایی که از فاکتور استفاده میکنند، یک نسخه از آن را به مشتری ارائه میدهند و نسخه دیگر را برای خود نگه می‌دارند. البته برخی از کسب و کارها ممکن است بخاطر استراتژی‌های منحصر به فردشان به بیشتر از دو نسخه از یک فاکتور نیاز داشته باشند.
افرادی که به چند نسخه فاکتور نیاز داشتند یا باید همه اطلاعات دو یا سه بار می‌نوشتند و یا از کاغذ کاربن استفاده می‌کردند. استفاده از کاربن‌ها باعث بی‌نظمی در فاکتور می‌شد. فاکتورهای کاربن لس این مشکل را حل کردند. این دسته از فاکتورها به صورت دو، سه یا چهار برگی چاپ میشوند و زمانی که روی برگه اول یادداشت می‌کنید، متن روی برگه‌های بعدی هم چاپ میشود. برگه‌هایی که در چاپ فاکتور کاربن لس مورد استفاده قرار میگیرد در رنگهای مختلفی مثل سفید، صورتی، زرد، آبی و سبز ارائه میشود. این تنوع رنگ به شما کمک میکند تشخیص بدهید هرکدام از نسخه‌های فاکتور باید نزد چه کسی باشد و برنامه‌های حسابداری و تسویه‌ای که با توجه به فاکتورها انجام میدهید، به هم نمی‌ریزد.
فاکتورهای کاربن لس شماره هم دارند. شما می‌توانید این فاکتورها را با تعداد برگه‌های متفاوت سفارش دهید، البته باید نوع آن را هم مشخص کنید. به عنوان مثال اگر کاربری فاکتور هزارتایی سه برگی سفارش میدهد، در واقع سه هزار برگه تحویل میگیرد، اما شماره فاکتورهای آن هزار است. به عبارت ساده‌تر هر سری سه برگی (سفید، زرد و صورتی) شماره یکسان دارند و در سری بعدی شماره فاکتور تغییر میکند.
فاکتور
چاپ فاکتور رسمی
فاکتورهای رسمی برای ارائه به اداره دارایی چاپ میشوند، روش چاپ آنها با فاکتورهای غیررسمی متفاوت نیست، اما باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
- این دسته از فاکتورها باید حتما به صورت دو برگی یا بیشتر چاپ شوند. یک برگ آنها به خریدار داده میشود و فروشنده هم با توجه به نیازش میتواند دو یا چند برگه را نگهداری کند.
- فاکتور رسمی باید شماره سریال داشته باشد. شماره سریال مورد تایید اداره دارایی شماره‌ای است که با چاپ افست و با استفاده از دستگاه ملخی و به رنگ قرمز چاپ شده باشد.
- رنگ انتخابی برای این دسته از فاکتورها معمولا زرد و سفید است، اگر مشتریان به برگ سوم هم نیاز داشته باشند، این برگه باید در رنگ صورتی چاپ شود. البته مشتریان میتوانند برای برگه‌های دوم و سوم رنگهای دیگری هم انتخاب کنند، تنها نکته مهم این است که برگه اول سفید باشد.
- رنگ چاپ و نوشته این فاکتورها باید به رنگ مشکی باشد.
- کاغذهای استاندارد برای چاپ فاکتور رسمی،A4 و A5 است. البته کارشناسان معمولا توصیه میکنند از کاغذهای A4 برای فاکتور رسمی استفاده کنید تا در هنگام نوشتن لیست محصولات با کمبود فضا مواجه نشوید.چاپ فاکتور مالیاتی
چاپ فاکتور مالیاتی
فاکتورهای مالیاتی یکی از انواع فاکتور رسمی هستند که در قسمت‌های قبلی به ویژگی‌های آنها اشاره کردیم. این فاکتورها معمولا به صورت کاربن لس و در اندازه‌های A5 یا A4 چاپ میشوند. همچنین شماره فاکتور آنها باید با استفاده از دستگاه ملخی و به رنگ قرمز چاپ شده باشد تا مامور اداره مالیات هنگام خواندن شماره فاکتور اشتباه نکند.
در چاپ فاکتور مالیاتی باید فضای کافی برای ثبت اطلاعات فروشنده و خریدار وجود داشته باشد. به یاد داشته باشید که اطلاعاتی مثل شماره اقتصادی، نشانی و کد پستی، نام شخص حقیقی یا حقوقی، شماره ثبت و راه‌های ارتباطی باید در فاکتور درج شود. این اطلاعات را هم خریدار و هم فروشنده باید ارائه دهند. چاپ فاکتور مالیاتی به صورت دیجیتال انجام میشود و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در اختیار شما قرار میگیرد.
برخی از سازمان‌ها فاکتورهای مالیاتی خود را به گونه‌ای چاپ میکنند که در نهایت بتوانند لیست محصولات خریداری شده را روی آنها پرینت کنند، اما برخی دیگر از کسب و کارها فاکتورها را به صورت دستی می‌نویسند. برای ماموران مالیاتی اهمیتی ندارد که فاکتور به صورت دست‌نویس یادداشت شده یا پرینت گرفته شده است، تنها نکته مهم این است که مهر و شناسه فاکتور معتبر و مطابق با استانداردهای تعیین شده از سوی اداره مالیات باشد.
چاپ فاکتور کاربن لس
چاپ فاکتور فروش
کسب و کارهایی که محصولی را می‌فروشند، به این نوع فاکتورها نیاز دارند. چاپ فاکتور فروش هم به صورت معمولی انجام میشود و هم رسمی. فاکتورهای رسمی برای ارائه به اداره‌ها و سازمان‌ها کاربرد دارد؛ این اداره‌ها معمولا هزینه محصولات خریداری شده را بعد از دریافت فاکتور از مسئول خرید، پرداخت میکنند. این برگه‌ها کاربردهای دیگری هم دارند؛ به عنوان مثال افرادی که وام خرید کالا دریافت میکنند، برای دریافت وام مورد نظرشان باید فاکتور رسمی با بانک‌ها و موسسات مالی ارائه بدهند. فاکتورهای معمولی شماره خاصی ندارد و صرفا برای اطلاع‌رسانی تعداد محصولات فروخته شده و نرخ آنها مورد استفاده قرار میگیرد.
چاپ فاکتور فروش در اعتبار کسب و کار شما نیز تأثیر دارد. وقتی در ازای هر خریدی که مشتری به او فاکتور ارائه میدهید، ذهنیت خوبی برای او ایجاد خواهید کرد. در نتیجه هر بار بخواهند از یک مجموعه معتبر خرید کنند، به سراغ شما می‌آیند.
چاپ فاکتور فروش به دو روش انجام میشود. در روش اول فاکتور عمومی است. جدول محصولات و مشخصات بالای برگه به صورت عمومی چاپ میشود. روش دوم چاپ فاکتور اختصاصی است. در بالای این برگه‌ها نام و لوگوی برند خودتان چاپ میشود. همچنین جدول و مشخصات محصولات همانطور که می‌خواهید چاپ خواهد شد. استفاده از فاکتور فروش اختصاصی، به کارتان نظم میدهد.
چاپ فاکتور قبض
فاکتور قبض یا همان رسید، با الگو گرفتن از دسته چک‌های بانکی طراحی شده و به کمک پرفراژ کاغذ، به دو قسمت تقسیم میشود. قسمت سمت چپ کوچکتر است و برای فروشنده طراحی شده و قسمت بزرگتر که در سمت راست قرار دارد به مشتری تحویل داده میشود.
فاکتور قبض یکی از پرکاربردترین انواع رسید است که برای پرداخت هزینه‌های مختلف، از حق شارژ ساختمان گرفته تا خرید کالا، استفاده میشود. حتی وقتی چیزی را به امانت می‌سپارید و یا امانت میگیرید نیز می‌توانید از این فاکتور استفاده کنید و ثبت کنید که چه چیزهایی به امانت گرفته شده، تا چه زمانی مهلت دارد و چه هزینه‌ای باید بابت آن پرداخت شود.
انواع فاکتور قبض
انواع فاکتور قبض بر اساس جنس و تعداد و سایز تقسیم‌بندی میشوند. در ادامه به توضیح مختصری در مورد آنها می‌پردازیم.
بر اساس استفاده از کاربن این فاکتورها به دو دسته تقسیم میشوند:
- فاکتور رسید کاربن لس: در دفترچه این فاکتورها کاربنی وجود ندارد. آنها معمولا به صورت تک نسخه به کار می‌روند.
- فاکتور قبض رسید تحریر: در این مدل از فاکتور، بین هر دو برگه یک کاربن وجود دارد یا جنس برگه‌ها از کاغذ کاربنی است تا هرچه روی برگه اول مینویسید، روی نسخه‌های زیری هم چاپ شود.
بر اساس تعداد برگه، انواع فاکتور قبض عبارتند از:
- تک برگی
- دو برگی
- سه برگی
با توجه به اینکه به چند نسخه فاکتور نیاز دارید، باید تعداد برگه‌ها را مشخص کنید. به عنوان مثال کسب و کارهایی که یک نسخه از فاکتور را نزد خودشان نگه می‌دارند و نسخه دیگر را به مشتری میدهند، باید از قبض‌های دو برگی استفاده کنند.
بر اساس سایز انواع فاکتور قبض در سایزهای مختلفی تولید میشود، اما سایزهای 10×20 و یک سوم A4 استانداردهای چاپ این محصول هستند. سایز 10×20 به دلیل استفاده کمتر کاغذ، مقرون به صرفه‌تر است و کاربرد بیشتری دارد. اما امکان چاپ فاکتور قبض مطابق با سایز و طرح مورد نظر مشتری هم وجود دارد
چاپ فاکتور دیجیتال و فاکتورهای مالیاتی
مهمترین فاکتور، چاپ فاکتور مالیاتی است که الزامات مالیاتی به ویژه در رابطه با مالیات بر ارزش افزوده و سایر هزینه ها و عوارض مشابه است.
فاکتورها باید دقیق و معتبر باشند زیرا طبق برخی از حوزه های قضایی چاپ می شوند و احتمالاً مهر می شوند به عنوان اسناد کاغذی اصلی معتبر قانونی در نظر گرفته می شوند.
فاکتورها را می توان به روش های مختلفی از جمله کاغذی یا الکترونیکی منتقل کرد. اکثر مشتریان ترجیح می دهند به صورت الکترونیکی پرداخت کنند و سیستم های مدرنی برای آنها ساخته شده است.
نکات مهم در طراحی و چاپ فاکتور
هرکدام از محصولات چاپی، کاربرد منحصر به فردی دارند و اغلب آنها برای تبلیغات و برندسازی به کار می‌روند. اما فاکتور، محصولی با کاربرد رسمی است؛ به همین دلیل توجه به جزئیات در چاپ آن اهمیت بسیاری دارد.
اولین نکته‌ای که هنگام چاپ فاکتور باید به آن توجه داشته باشید، کاربرد فاکتور است. اگر قصد دارید فاکتور رسمی سفارش بدهید، باید فضای کافی برای تمام ویژگی‌های فروشنده و خریدار به همراه شماره درست فاکتور وجود داشته باشد. اما اگر فاکتورهایتان را فقط برای حساب و کتاب‌های داخل کسب و کار استفاده می‌کنید، لازم نیست همه اطلاعات شامل کد ملی حقیقی یا حقوقی خریدار و فروشنده را در فاکتور درج کنید.
تعداد برگه‌های مورد نیاز برای فاکتور، دومین نکته مهم در هنگام سفارش این محصول است. پیش از سفارش، مشخص کنید که در هر خرید، چه افرادی به یک نسخه از فاکتور نیاز دارند. به عنوان مثال ممکن است یک نسخه به خریدار داده شود، یک نسخه نزد فروشنده بماند و بایگانی شود و نسخه دیگر هم برای ارائه به اداره مالیات مورد استفاده قرار بگیرد. پس دسته‌های فاکتور چنین کسب و کاری باید سه برگی باشد.
سایر نکات مهم در چاپ فاکتور عبارت است از:
- توجه به کیفیت کاغذ و کیفیت چاپ در مواردی که فاکتور برای مدت طولانی بایگانی میشود
- انتخاب قالب درست برای فاکتور با توجه به اطلاعاتی که باید در آن درج شود
- طراحی ساده فاکتور (اگر قرار است لوگوی برند خود را در قسمت بالایی فاکتور چاپ کنید، باید از رنگهای CMYK استفاده کنید. البته در حالت کلی، چاپ فاکتور به صورت تک رنگ با جوهر مشکی متداول‌تر است)
- اگر قصد دارید لوگوی خود را در زمینه فاکتور چاپ کنید، شفافیت آن را تاحد کافی کم کنید تا باعث ناخوانا شدن نوشته‌های روی فاکتور نشود
-
فاکتور چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟
فاکتور سندی رسمی و تجاری است که محصولات یا خدمات ارائه شده توسط فروشنده، قیمت توافق شده از سوی طرفین، همچنین شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوط به خرید را لیست میکند. فاکتور از سوی فروشنده برای خریدار صادر میشود و در بسیاری از موارد به عنوان رسید خریدار نیز عمل میکند. در یک عملیات خرید و فروش، فاکتور نقش دوگانه‌ای را به عهده دارد و به عنوان فاکتور فروش برای فروشنده و یا فاکتور خرید برای خریدار عمل میکند. همۀ کسب و کارهایی که محصولات و خدماتی برای عرضه کردن دارند لازم است که حتماً فاکتور فروش از نوع چاپی استاندارد داشته باشند.
برای به رسمیت شناختن یک برگه فاکتور که غالباً به شکل چاپی است، باید اطلاعات مشخصی در آن وارد شود و به امضای طرفین معامله برسد؛ هر کدام از این اطلاعات در طراحی و چاپ فاکتور جای مخصوص به خود را دارند. یک فاکتور استاندارد از اجزای زیر تشکیل شده است:
- تاریخ: در قسمت بالای فاکتور قسمتی برای درج تاریخ به طور دقیق مشخص شده است.
- شماره سریال: در بخش بالا و سمت چپ برگه فاکتور جایی برای شماره سریال در نظر گرفته شده که غالباً با رنگ قرمز چاپ میشود.
- مشخصات فروشنده و خریدار: در این بخش از فاکتور باید اطلاعات کامل و دقیق شخص حقیقی یا حقوقی، فروشنده و خریدار ثبت شود. این اطلاعات معمولاً شامل نام، کد اقتصادی، شمارۀ ثبت، آدرس، تلفن و … میباشد.
- اطلاعات کالا: در چاپ فاکتور این قسمت در چندین ستون کنار هم مشخص شده است. کد کالا، شرح کالا، تعداد، قیمت واحد، مبلغ کل از جمله اطلاعات جزئی اقلام مورد معامله است که در فاکتور باید به طور دقیق درج شود.
- امضای فروشنده و خریدار: در زمان در طراحی و چاپ فاکتور، در پایین برگه جایی برای مهر و امضای فروشنده و خریدار تعیین شده است که در شرایط کلی معامله وجود هر دو امضا کاملاً ضروری است.
ضرورت چاپ فاکتور و استفاده از آن چیست؟
سفارش طراحی و چاپ فاکتور از سوی شرکت‌های مختلف و استفاده از آن در جریان فروش کالا یا خدمات گوناگون دلایل متعددی دارد که از مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت فروش: مهمترین هدف برای چاپ فاکتور، حفظ ثبت حساب‌های فروش است. این روش راهی برای پیگیری تاریخ فروش، میزان پولی که پرداخت شده و هر بدهی معوقه‌ای را فراهم میکند. فاکتورها ابزاری بسیار ارزشمند برای حسابداری هستند.
- مقاصد مالیاتی: ثبت و حفظ تمام فاکتورهای فروش برای بررسی‌های مالیاتی ضروری است؛ به همین منظور است که پیشنهاد میشود تا صاحبان کسب و کارهای کوچک و بزرگ خلاصه‌ای از تمام تراکنش‌های تجاری که فاکتورها بخش مهمی از آنها هستند را نگهداری کنند.
- حقوقی: فاکتورهای فروش به حفاظت از صاحبان تجارت‌های کوچک در برابر جعل سند یا هر سوءاستفادۀ دیگری کمک میکنند. یک فاکتور نشان میدهد که یک محصول یا خدمات خاص در یک‌زمان خاص ارائه شده است. همچنین یک فاکتور با امضای فروشنده و خریدار ارزش حقوقی دارد، چرا که یک توافقنامه بین آنها را نشان میدهد. بدون یک فاکتور، هیچ مدرکی دال بر خرید و فروش وجود ندارد.
- بازاریابی: شرکتی که تمام فاکتورهای فروش را پیگیری میکند، میتواند از اطلاعات آنها برای هدف قرار دادن پایگاه مشتریان خود استفاده کند. این امر در زمان توسعۀ استراتژی‌های بازاریابی کسب وکار ارزشمند است.
توجه به چه مواردی در طراحی و چاپ فاکتور ضروری است:
چنانچه طراحی و چاپ فاکتور با کیفیت بالا و به صورت حرفه‌ای انجام شود، میتواند در افزایش شأن کاری یک کسب و کار مؤثر باشد. در طراحی و چاپ فاکتور باید نکات ظریفی را مدنظر قرار داد تا به نتیجه‌ای مطلوب دست یافت.
- رنگ فاکتور: اهمیت رنگ فاکتور نه فقط به لحاظ جذابیت بصری بلکه از نظر سهولت در ثبت و نگهداری آن نیز تا حدودی اهمیت دارد. چاپ فاکتور غالباً به صورت دو برگی یا سه برگی و در رنگهای سفید، زرد، سبز، صورتی و آبی انجام میشود. برگۀ سفید رنگ متعلق به خریدار و برگه‌های دوم و سوم در کیفیت پایین‌تر، نازک‌تر و در رنگهای دیگر برای فروشنده و به منظور ثبت سند چاپ میشوند.
- اندازۀ فاکتور: چاپ فاکتور در اندازه‌های مختلف A4، A5 و A6 صورت می‌پذیرد، که این مورد بنا به درخواست و نیاز مشتری تعیین میشود.
- شماره فاکتور: از موارد بسیار مهم در چاپ فاکتور توجه به شماره فاکتور است. شماره سریال فاکتور طبق استاندارد تعیین‌شده باید با رنگ قرمز و به صورت اختصاصی برای هر برگه چاپ شود. از آنجایی که این شماره‌ها نباید به شکل پرینت شده باشند، بنابراین چاپ آنها توسط دستگاهی خاص و معمولاً به شکل برجسته انجام میشود.
- صحافی فاکتور: عمل صحافی فاکتور به نوع چاپ شمارۀ فاکتور اعم از برجسته یا معمولی و ترتیب دادن آنها اختصاص دارد.
- سفارشی‌سازی فاکتور: طراحی و چاپ فاکتور به صورت کاملاً اختصاصی نیز انجام میشود. در این حالت امکان چاپ فاکتور به صورت سربرگدار و درج لوگوی شرکت، فروشگاه و …، آدرس و شماره تلفن وجود دارد. همچنین ممکن است بنا به خواست مشتری فاکتور به صورت کاربن لس یعنی بدون نیاز به استفاده از کاربن چاپ شود.
- نوع کاغذ: برای چاپ فاکتور از کاغذ تحریر، الوان ایرانی و خارجی استفاده میشود.
- روش چاپ فاکتور: فاکتور به روش چاپ دیجیتال و چاپ افست انجام میشود. فاکتورهای رسمی اغلب با استفاده از ریسوگراف چاپ میشوند.
- روش‌های تکمیلی: پرفراژ (نوعی خط برش به منظور سهولت عملیات برش و جدا کردن برگه‌ها)، شماره سریال و سرچسب جز خدمات اضافه‌‌ای محسوب میشوند که در کنار چاپ فاکتور و براساس درخواست مشتری ارائه انجام میشوند.
-
انواع کاغذ فاکتور:
در چاپ فاکتور معمولا از کاغذهای نازکی استفاده میشود. دلیل این امر این است که اثر خودکار، باید در صفحات دیگر نیز بیافتد. بنابراین بجای کاغذ تحریر ۸۰ گرم (کاغذهای A4 معمولی که همه با آن آشنا هستیم)، از تحریر ۷۰ گرم برای صفحات اول، و کاغذ الوان ۶۰ گرم (همان کاغذهای رنگی نازک) استفاده میشود.
در حالت دوم، اگر می‌خواهید که از گذاشتن کاربن در بین صفحات راحت شوید، باید کاغذ «کاربنلس» یا به اصطلاح رایج‌تر «کاربندار» را انتخاب نمایید. ضخامت تمام برگهای فاکتور در این حالت، یکسان بوده و تنها رنگهای آن تفاوت دارد.
رنگ چاپ:
بعد از انتخاب جنس کاغذ، باید رنگ چاپ را انتخاب نمایید. چاپ تکرنگ مشکی (همان سیاه سفید خودمان!)، تکرنگ سورمه‌ای، دو رنگ مشکی و قرمز، چهاررنگ (تمام رنگی) گزینه‌هایی هستند که در اختیار شما قرار دارد. بدیهی است که هر چه تعداد رنگ چاپ بیشتر شود، هزینه چاپ افزایش می‌یابد.
فاکتور چند برگی؟
با توجه به نیازتان، باید انتخاب کنید که فاکتورتان ۲ برگی است یا ۳ برگی و یا حتی ۴ برگی.
به عنوان مثال، شاید شما ۲ مدل فاکتور نیاز داشته باشید:
- فرم خروج سه برگی؛ که یک برگ باید در بایگانی شما باشد، یک برگ به راننده تحویل داده شود و برگ سوم به دست انباردار برسد.
- یک فرم ورود هم نیاز دارید که اگر ۲ برگی باشد کافی است: یک برگ در بایگانی میماند و برگ دوم به انباردار تحویل داده میشود.
فاکتور رسمی چه مشخصاتی باید داشته باشد؟
در پایین چند پرسش که در مورد فاکتورهای رسمی که پرسیده شده است را برای شما کاربران عزیز پاسخ می دهیم.
چه نوع فاکتورهای رسمی مورد تایید دارایی هستند؟
فاکتور رسمی، فاکتوری می باشند که مورد تایید اداره دارایی برای دریافت مالیات بر ارزش افزوده است. این فاکتور با دستگاه ملخی شماره سریالی برجسته به رنگ قرمز می خورد تا با دیگر فاکتورها تفاوت داشته باشد. چاپ این فاکتورها به رنگ مشکی روی کاغذ سفید و زرد و قرمز صورت می گیرد. چاپ فاکتورهای رسمی به شکل معمول با دستگاه چاپ ریسو صورت می گیرد و در سایر مواقع می توان چنان چه کیفیت زیادتری برای چاپ فاکتورها می خواستیم یا قصد داشتیم از کارهای ترام دار استفاده نماییم از چاپ افست هم می توان برای چاپ فاکتورها استفاده نمود.
از چه نوع کاغذی برای چاپ فاکتور رسمی می توان استفاده کرد؟
برای چاپ فاکتور مالیاتی از کاغدهای ۸۰ گرمی اندونزی زیادتر مورد استفاده قرار می گیرد که برای نوشتن دستی و استفاده در پرینترها خیلی مرغوب است. از سایر کاغذهایی که برای چاپ فاکتور رسمی داراییمورد استفاده قرار می گیرد می توان به کاغدهای کاربن لس اشاره کرد. کاغذ خودکپی یا کاربن لس با پوشش به خصوصی تولید می شود که می تواند رنگ آبی و یا مشکی را با فشار آوردن برروی آن به کاغذ زیرین انتقال دهد . چاپ فاکتور کاربن لس به شکل معمول در چند نسخه تهیه می شود که در پشت نسخه اول از کپسول های خیلی ریزی برای منتقل کردن عکس و یا نوشته به صفحه پایینی استفاده می شود. این نوع کاغذ به اسم NCR نیز معروف هستند. این نوع کاغذ در گرماژ عادی از ۴۰ تا ۲۴۰ گرمی پیدا می شود. البته توصیه می کنیم از کاغذهای کاربن لس در چاپ فاکتور رسمی مالیاتی مورد استفاده قرار نگیرد به دلیل اینکه احتمال دارد به مرور زمان برگه های دوم و سوم نوشته هاشون از بین برود.
در برخی مورد ها مشتریان در خواست کم شدن قیمت چاپ فاکتور می کنند یا بعضی وقتها می گویند این شرکت فاکتور را با هزینه زیرتر از شما میزند این امکان ندارد مگر موقعی که از کاغذهای با کیفیت زیر یا گراماژه زیرتر در چاپ فاکتور دارایی استفاده شود.
در چاپ فاکتور رسمی رنگ کاغذ چگونه انتخاب می شود؟
رنگ کاغد در فاکتورهای رسمی نسبت به سلیقه خریدار تغییر می کند ولی معمولاً برگه اول را سفید انتخاب می کنند و برگه دوم و سوم را رنگی که می تواند آبی یا زرد یا قرمز و صورت باشد مشخص خواهد شد.
روی فاکتورهای رسمی چه شماره سریالی باید درج شود که مورد تایید اداره دارایی باشد؟
یکی از اصلی ترین اصولی که می بایست در چاپ فاکتورهای فروش مالیاتی و شرکتی لحاظ شود شماره سریالی است که به صورت چاپ افست و چاپ با دستگاه ملخی به شکل برجسته و رنگ قرمز روی آن چاپ می گردد تا قابل تشخیص برای مامورینه دارایی باشد و یکی از اصلی ترین اشتباهات کاربران این است که از شماره زن های دستی استفاده می کنند که این مورد قبول اداره دارایی نیست.
چند نوع فاکتور داریم ؟ فاکتورها در چه سایزهایی چاپ میشوند ؟
فاکتورهای قبضی. فاکتور رسمی دارایی (مالیاتی).
چاپ فاکتور مالیاتی مورد تایید اداره دارایی الزاما چند برگی باید باشد ؟
تعداد برگه های فاکتورهای رسمی به سلیقه مشتری تعیین میگردد .در بیشتر مواقع فاکتورها بصورت ۲ برگی یا ۳ نسخه ای چاپ می شوند که برگه اول برای خریدار است و برگ های دوم و سوم بیشتر برای فروشنده و در بایگانی و حسابداری استفاده میشود
سایز فاکتور رسمی مالیاتی چقدر است؟
سایز اصلی در چاپ فاکتور های رسمی مالیاتی A4 می باشد . برای بیشتر بودن عرض ستون ها و بزرگ بودن نوشته ها از جهت خوانایی از این سایز استفاده میکنند .البته A5 هم میتواند گزینه مناسبی برای انتخاب سایز فاکتورهای رسمی باشد ولی پیشنهاد میشود برای اینکه عرض ستون های چاپ شده کم نباشد و در نوشتن فاکتورها با کم بود جا مواجه نشوید از فاکتورهای سایز A4 استفاده شود. البته لازم به ذکر است در فاکتورهای معمولی از سایزهای B4 و B5 هم استفاده میشود . که در فاکتورهای رسمی مرسوم نمی باشد.
برای چاپ فاکتور رسمی از چه نوع کاغذی استفاده می شود؟
برای چاپ فاکتور مالیاتی از کاغدهای ۸۰ گرمی اندونزی بیشتر استفاده می شود که برای نوشتن دستی و استفاده در پرینترها بسیار مرغوب می باشد. از دیگر کاغذهایی که برای چاپ فاکتور رسمی دارایی استفاده می شود میتوان به کاغدهای کاربن لس اشاره کرد.
چه شماره سریالی باید روی فاکتورهای رسمی بخورد که مورد تایید اداره دارایی باشد؟
یکی از مهمترین اصولی که باید در چاپ فاکتورهای فروش شرکتی و مالیاتی لحاظ گردد شماره سریالی است که به روش چاپ افست و چاپ با دستگاه ملخی بصورت برجسته و رنگ قرمز روی آن چاپ می شود تا قابل تشخیص برای مامورینه دارایی باشد و یکی از مهمترین اشتباهات افراد این است که از شماره زن های دستی و پرینترها استفاده میکنند که این مورد قبول اداره دارایی نمی باشد.
طراحی فاکتور هم انجام می دهید ؟
اغلب شرکت‌ها بدنبال مجموعه ای هستند که در کنار چاپ فاکتور، طراحی فاکتور هم برایشان انجام دهد. مجموعه هایی که بعنوان ۱۰ مجموعه برتر چاپ فاکتور در سال ۹۹ به شما معرفی کردیم، اغلب کار طراحی فاکتور را با گرفتن هزینه کم برای شما انجام میدهند.
فرق فاکتور کاربن دار و بدون کاربن چیست؟
فاکتورهای کاربن لس بصورتی هستند که دیگر نیازی به کاربن گذاشتن بین برگه اول و برگه های دوم و سوم وجود ندارد و در بافت کاغذ از موادی استفاده شده که وظیفه انتقال را به خودی خود انجام میدهند.
چه مدت زمانی طول می کشد فاکتور به دستم برسد؟
اغلب فاکتورهای ۳ الی ۵ روز کاری زمان تولیدشان طول میکشد. در چاپ فاکتور فوری این زمان به ۱ روز و در بعضی سفارشات به ۶ ساعت کاری کاهش میابد که به همین صورت مبلغ نهایی سفارش نیز بیشتر می شود.
پروسه انجام سفارش چطور هست؟
پروسه تولید و چاپ فاکتور از زمان طراحی فاکتور آغاز میشود. به اینصورت که اگر مشتری نیاز به طراحی فاکتور داشته باشد، یکروز زمان طراحی فاکتور است و سپس عملیات چاپ آن آغاز میشود. پس از چاپ عملیات شماره زنی به وسیله دستگاه ملخی و سپس ترتیب و صحافی انجام میشود.