در ابتدای قیف فروش «گستره‌ی مشتریان بالقوه» را داریم که ممکن است به محصول یا خدمات ما نیاز داشته باشند، اما با هیچ کدام از آنها صحبت نکرده‌ایم. در انتهای قیف فروش حیطه‌ی فرایندهای متعدد فروش و تحویل محصول یا خدمات است که بعدها رخ می‌دهند، افرادی را داریم که محصول یا خدمات ما را دریافت و هزینه‌ی آن را پرداخت کرده‌اند.
استعاره‌ی قیف به این دلیل استفاده می‌شود که در هر مرحله از فرایند فروش، مشتریان به دلایل گوناگون از آن برون‌ریز می‌شوند. برای مثال، بسیاری از مشتریان بالقوه ممکن است اطلاع چندانی از ویژگی‌های محصول شما نداشته باشند، برخی دیگر ممکن است نیازهایی داشته باشند که رقبای دیگر آنها را بهتر برآورده می‌سازند و برخی دیگر نیز ممکن است محصولات شما را دوست داشته باشند، اما بودجه‌ی خرید آنها را نداشته باشند.
چرا از این ابزار استفاده کنیم؟
ما همواره قصد داریم مشتریان بالقوه را جذب کنیم و آنها را از طریق فعالیت‌های بازاریابی از نقطه‌ی آگاهی از محصول تا علاقه‌مند شدن، تمایل داشتن و نهایتا فروش برسانیم. با استفاده از قیف فروش و شمارش تعداد مشتریان بالقوه در هر مرحله از این فرایند می‌توانیم تعداد کسانی را که به مشتریان بالفعل تبدیل خواهند شد پیش‌بینی کنیم و نحوه‌ی تعامل آنها را به‌طور کامل رصد کنیم. به این ترتیب به تخمین نسبتا دقیقی از میزان فروش کل در هر دوره‌ی زمانی دست خواهیم یافت.
علاوه بر این با توجه به روند تغییر این تعداد در طول زمان، می‌دانیم در چه مرحله‌ای درصد بالایی از مشتریان بالقوه را از دست می‌دهیم و از این طریق می‌توانیم مشکلات موجود و نقاط ضعف در مراحل فروش را شناسایی کنیم و در بدو وقوع مشکل اقدامات اصلاحی را انجام بدهیم.
برای مثال اگر در یک ماه تبلیغات تلفنی اندکی صورت گرفته است (ورودی قیف کاهش یافته است)، انتظار می‌رود در چند ماه متعاقب آن فروش دچار کاهش شود. بنابراین در ماه بعد باید اطمینان حاصل کنید که تعداد تماس‌های تلفنی بیشتر از حالت معمول باشد تا احتمال فروش به میزان مطلوب برسد.
استفاده از قیف فروش موانع و مواقع رکود یا تعداد ناکافی مشتریان راغب را در هر مرحله نشان می‌دهد. این آگاهی به شما امکان می‌دهد محل‌هایی را که باید مورد توجه مأموران فروش قرار بگیرند تعیین و برای حفظ میزان فروش در سطح مورد نظر و رسیدن به اهداف فروش تلاش کنید.
قیف فروش همچنین می‌تواند نقاطی از فرایند فروش را که به بهبود نیاز دارند تشخیص بدهد. این کار بسیار ساده است و مثلا با استفاده از آموزش‌های جانبی شیوه‌ی فروش اضافی یا تضمین تمرکز کافی نمایندگی‌های فروش بر تمامی مراحل فرایند فروش صورت بگیرد.
اگر قصد دارید از گزارش‌های قیف فروش به‌طور مؤثر استفاده کنید، بهتر است از سیستم مدیریت ارتباطات فروش مؤثری استفاده کنید که به‌درستی اداره می‌شود و وضعیت مشتریان و پیشرفت گردش کار از اجزای اصلی و لاینفک آنهاست. بدون وجود چنین سیستمی، گزارش‌دهی کاری سخت و بسیار وقت‌گیر می‌شود.