به همین دلیل وجود ضعف در بخش ارتباط با مشتری پیامدهای سنگینی برای صاحبان کسب و کار در پی خواهد داشت. برای روشن شدن این موضوع تصور کنید که در کسب و کار خود مراحل طراحی و تولید محصول، بازاریابی و تبلیغات و جذب مشتری بالقوه را پشت سر گذاشته اید. پس از طی این مراحل باید مشتری بالقوه به مشتری بالفعل تبدیل گردد.در اینجاست که اهمیت برقراری ارتباط سازنده و اثربخش با مشتری آشکار می‌شود. بنابراین افرادی که به عنوان مسئول برقراری ارتباط با مشتری هستند باید از مهارت های اجتماعی و ارتباطی بالایی برخوردار باشند.این شخص یکی از حیاتی ترین بخش ها برای ارتباط با مشتری است.لذا یک مدیر موفق توجه خاصی به ان رتبه دارد و بهترین شخص را برای این جایگاه برمی گزیند. از این رو مسئول ارتباط با مشتری باید مهارتهای خاصی را در خود تقویت کند که در ادامه به بررسی این مهارت‌ها می‌پردازیم.
مهارتهای برقراری ارتباط با مشتریان
در ارتباط با مشتری وقفه ایجاد نکنید
تاخیر و یا ایجاد وقفه در ارتباط با مشتریان تاثیر روانی منفی در ذهن مخاطب دارد. بنابراین فردی که به عنوان مسئول ارتباط با مشتری در نظر گرفته می‌شود باید برنامه ای منسجم داشته باشد. به علاوه حفظ ارتباط با مشتریان وفادار و ارائه‌ی پیشنهادها و بسته‌های ویژه به آن‌ها با ایجاد حس همدلی به ماندگاری نام برند در ذهن مشتری کمک می‌کند.در این میان به نقش هدایای تبلیغاتی باید توجه ویژه ای کرد. به یاد داشته باشید که پاسخگویی سریع و توجه به نیازهای مشتریان از مهمترین مهارت‌هایی است که مسئولان روابط عمومی و ارتباط با مشتریان باید به آن توجه کنند.
باید شنونده‌ی خوبی باشید
مطمئنا هنگام صحبت با برخی از افراد در موقعیتی قرار گرفته‌اید که احساس کنید هیچ توجهی به صحبت‌های شما نمی‌کنند. این امر تاثیر روانی بسیار بدی بر روی گوینده دارد. بنابراین برای برقراری ارتباط اثربخش با مشتری بهتر است شنونده‌ی خوبی باشید. یعنی با استفاده از جملاتی به گوینده بگویید که به سخنان او ارزش قائل هستید و تمام حواستان به سخنان او است. به یاد داشته باشید که در ۹۰ درصد مواقع تصمیم‌گیری احساسی منجر به خرید محصول توسط مشتریان می‌شود نه تصمیم‌گیری منطقی. تقویت مهارتهای برقراری روابط اجتماعی اثربخش و توجه به نکات روانشناسی از مهمترین عواملی است که در بخش بازاریابی و فروش کسب و کارها مورد توجه قرار می گیرد.
سوالات واضحی بپرسید
قدرت کنترل کلمات و برقراری ارتباطی اثربخش یکی از مهمترین مهارتهای جذب مشتری است. بنابراین افرادی در برقراری ارتباط با مشتری موفق هستند که قدرت کنترل مکالمه را داشته باشند و با سخنان خود اعتماد مشتری را جلب نمایند. یکی از بهترین راه های جمع اطلاعات از مشتری، روش پرسش و پاسخ است. بنابراین بهتر است سوالات واضح و مفیدی حین مکالمه مطرح شود. زیرا طرح سوالات بی‌ربط و گیج کننده باعث می‌شود که مشتری خسته شود و از ادامه مکالمه سر باز زند. همچنین به عنوان یک فرد موفق و کار بلد به هیچ عنوان از کلماتی مانند “نمی‌دانم”یا “شاید” استفاده نکنید. شما به عنوان مسئول ارتباط با مشتری باید همه چیز را بدانید و بتوانید پاسخگوی سوالات مشتریان خود باشید.
دانش فنی خود را در زمینه فعالیت خود افزایش دهید
در هر زمینه‌ای که فعالیت می‌کنید باید دانش فنی کافی و لازم در ارتباط با محصولات و خدماتی که ارائه می دهید ،داشته باشید. زیرا بسیاری از مشتریان شما افراد متخصص و کار بلدی هستند که از اصطلاحات تخصصی استفاده می‌کنند. بنابراین فردی که به عنوان مسئول ارتباط با مشتری فعالیت می‌کند باید دانش فنی کافی برای ارائه اطلاعات مورد نیاز به مشتریان را داشته باشد. البته لازم به ذکر است که گاهی نیز مشتریان شما هیچ اطلاعاتی در زمینه فعالیت شما ندارند و هدف از تماس آن‌ها جمع‌آوری اطلاعات و آشنایی با خدمات شما است. در این‌گونه موارد یک فرد حرفه‌ای باید با طرح سوالاتی میزان دانش و اطلاعات فرد را تخمین بزند. پس از آگاهی از میزان اطلاعات در زمینه فعالیت می‌تواند ارتباط اثربخشی با او ایجاد کند.
فردی که در زمینه مسئول ارتباط با مشتری فعالیت می‌کند باید دانش فنی کافی برای ارائه اطلاعات مورد نیاز به مشتریان را داشته باشد.
نقاط قوت کسب و کار خود را در ابتدا با مشتری در میان بگذارید
در حالت کلی مشتریان تمایل دارند در ابتدای تماس خود با کسب و کارها در مورد خدمات و نقاط قوت آن‌ها اطلاعاتی به دست آورند. بنابراین هنگام برقراری ارتباط با مشتری و پس از طرح یک سری از سوالات به منظور اطلاع از نیاز های مشتری،نقاط قوت و توانایی های خود را در زمینه کسب و کارتان ارائه دهید.. زیرا این مرحله از ارتباط تاثیر بسیاری در شکل‌گیری ذهنیت مخاطب نسبت به برند شما دارد. بنابراین به عنوان یک فرد حرفه‌ای بهتر است مشتری را متقاعد کنید که در تماس با شما بهترین گزینه را انتخاب کرده است.