فاکتور، سندی که به خرید شما اعتبار می‌بخشد
نام فاکتور را احتمالا بارها و بارها در حین هر خریدی که انجام داده‌اید، شنیده‌اید. در فروشگاه های بزرگ به‌صورت دیجیتالی و در فروشگاه‌های کوچک‌تر گاهی به‌صورت دستی به شما لیستی از اقلام خرید و مبلغ آن را ارائه می‌دهند. درواقع فاکتور برگه یا برگه‌هایی است که از جانب فروشنده دریافت می‌شود و به خریدار تحویل داده می‌شود.
اگر زمانی برای شما پیش آمده است که خواسته باشید کالایی را به هر دلیلی پس دهید، تعویض کنید یا از خدمات پس‌از فروش آن استفاده کنید، حتما شما هم به‌عنوان یک خریدار، از فروشندگان شنیده‌اید که اول از شما فاکتور خرید را تقاضا می‌کنند. در این مقاله سعی داریم درباره فاکتور خرید و کاربردها و مزایای آن صحبت کنیم.
آن‌چه باید درباره فاکتور خرید بدانید
نام فاکتور از واژه فرانسوی facture گرفته‌شده است و به معنی صورت‌حساب و سررسید است. در واقع همان‌طور که اشاره کردیم، صورت‌حساب یک برگه یا در اصطلاح تجاری آن یک سند محسوب می‌شود که از سوی فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و اجناس خریداری‌شده، مقادیر آن، قیمت‌های توافق‌شده برای آن و احتمالا خدمات پس‌ازفروش بر آن نوشته شده است.
در تجارت و خرید و فروش اینکه صرفا اعداد و ارقامی روی صفحه‌ای نوشته شود، شاید چندان حائز اهمیت نباشد، آن‌چه به صورت‌حساب خرید اعتبار می‌بخشد، مهر و یا حداقل امضای فروشگاهی است که از آن افراد خرید می‌کنند. پیش‌از هر معامله تجاری، از اولین برگه‌های ردوبدل‌شده میان خریدار و فروشنده صورت‌حساب است. برای آن‌که بیشتر با کاربردهای این برگه تجاری آشنا شویم، بهتر است ابتدا چیستی آن را مورد بررسی قرار دهیم. سوالی که اکنون پیش می‌آید، این است که فاکتور چیست؟
فاکتور چیست؟
صورت‌حساب‌ها انواعی دارند و در دو نوع رسمی و غیررسمی موجود هستند. در خصوص نوع رسمی آن می‌توان گفت که علاوه‌بر تمام اطلاعات ضروری، حتما مهر و امضای آن ضروری است. این صورت‌حساب مُهرشده برای اداره مالیات لازم است تا بتوان روی آن اطلاعات مالیات بر ارزش‌افزوده به‌طورکامل درج شود. این نوع از صورت‌حساب‌ها مورد تایید قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی است و متناسب با قوانین این وزارت تنظیم می‌شود.
برخی دیگر از صورت‌حساب‌ها غیررسمی محسوب می‌شوند و معمولا از جانب فروشگاه‌های کوچک صادر می‌شوند که صرفا جهت اطلاع از ریز جزییات خرید برای مشتری است. اگر صورت‌حساب فروش جزئی از ست اداری باشد، نیاز چندانی به مهر و امضا ندارد؛ چراکه اگر ست اداری طراحی شده باشد، سربرگ این سند تجاری اطلاعات ضروری فروشگاه بر آن درج می‌شود.
متریال کاغذهای فاکتور چیست؟
چاپ فاکتور رسمی به عواملی همچون جنس کاغذ به‌کاررفته، سایز کاغذ، کاربن، رنگ‌بندی آن و… بستگی دارد. در مورد رنگ‌بندی صورت‌حساب باید توجه داشت که معمولا از یک رنگ یا دو رنگ استفاده می‌شود و برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صورت‌حساب‌ها با رنگ‌های متفاوت طراحی نمی‌شود. جنس کاغذها بنا به موقعیت هر شرکت، فرق می‌کند؛ اما آن‌چه امروزه مورداستفاده قرار می‌گیرد، کاغذ بدون کاربن یا همان فاکتورکاربن‌لس است.
این نوع از کاغذ که به کاغذ خودکپی هم معروف است، کار کاغذ کربن‌دار را می‌کند، با این تفاوت که دست‌هایتان سیاه نمی‌شود و در مصرف کاغذ هم صرفه‌جویی می‌شود. در واقع پشت برگ کاغذهای کاربن‌لس با رنگ میکروکپسول پوشانده شده و در پایین صفحه با خاک رس آغشته شده است؛ درنتیجه هنگام نوشتن و فشار خودکار روی برگه اصلی، میکروکپسول‌ها شکسته می‌شود و اثر قلم بر برگه دوم باقی می‌ماند.