چاپ آنلاین

3. ضبط های خوب را نگه دارید

ضبط وظیفه هیجان انگیز ترین شما را انجام نمی دهد، اما مهم است. خبر خوب این است در چاپ آنلاین که الزامات بسیار ساده هستند؛ فقط برای نگه داشتن یک فایل (یا فایل ها، همانطور که در یک دقیقه مشاهده می کنید) برای هر کارمند، حاوی اطلاعات مهمی در مورد اشتغال آنها خواهید بود. و مهمتر از همه، شما باید این فایل ها را بسیار امن نگه دارید، زیرا آنها حاوی اطلاعات حساس هستند.

در حالت ایده آل، شما باید دو فایل جداگانه برای هر کارمند داشته باشید: یکی برای اطلاعات عمومی استخدام و دیگری برای اطلاعات پزشکی. (و در برخی از کشورها ممکن است لازم باشد که پرونده مربوط به مهاجرت را نیز نگهدارید). در اینجا چه باید بکنید؟
پرونده کارمند عمومی

این فایل تمام اطلاعات مربوط به یک کارمند خاص را در یک مکان جمع می کند. شما می توانید آن را زمانی که آنها را استخدام می کنید، با رها کردن رزومه خود و سایر اسناد استخدام یا فرم هایی که امضا کرده اید، شروع کنید.

سپس شما می توانید اسناد را به عنوان همراه شما اضافه کنید، مانند:

    سوابق آموزش
    مرور عملکرد
    هر اقدام انضباطی
    فرم های مالیاتی
    جزئیات حقوق و دستمزد
    تأیید دریافت دفتر کارمند
    قراردادها یا قراردادهای دیگر که کارمند امضا کرده است

فایل پزشکی کارمند

اگر کارمند دارای یک وضعیت پزشکی یا ناتوانی است که بر کار آنها تأثیر می گذارد، ممکن است لازم باشد پرونده های پزشکی را نگه دارید، اما همیشه باید آنها را در یک فایل جداگانه در یک مکان بسیار امن ذخیره کنید.

به همین دلیل است که اطلاعات پزشکی بسیار شخصی است و کسی که ممکن است نیاز به دسترسی به پرونده عمومی کارکن داشته باشد، پرونده پزشکی خود را نمی بیند. بنابراین این اطلاعات را در یک فایل جداگانه نگه دارید و در مورد اینکه چه کسی می تواند به این فایل دسترسی پیدا کند و به همین دلیل بسیار محتاط باشد، بسیار محکم است.
سوابق مهاجرت

در بعضی از کشورها ممکن است لازم باشد مدارک مربوط به شرایط کارگری را برای کار در کشور حفظ کنید. به عنوان مثال، در ایالات متحده، این فرم I-9 نامیده می شود. از آنجا که مقامات مهاجرت می توانند از این فرم ها را بررسی کنند، باید آنها را از اطلاعات دیگر کارکنان جدا کنید، به طوری که می توانید آنها را بدون دسترسی به تمام اطلاعات شخصی کارمند خود به دولت ارائه دهید.