وظایف واحد خرید مواد ارتباط مستقیمی با واحد سفارشات و فروش دارد، زیرا نظریات هر مشتری در مورد کیفیت کلی کار عمدتاً در واحد سفارشات گرفته می‌شود. توجه به این ارتباط مهم باید به بهبود روابط با مشتری‌ها و رضایت آنان منجر شود.
وظایف واحد خرید مواد ارتباط مستقیمی با واحد سفارشات و فروش دارد، زیرا نظریات هر مشتری در مورد کیفیت کلی کار عمدتاً در واحد سفارشات گرفته می‌شود. توجه به این ارتباط مهم باید به بهبود روابط با مشتری‌ها و رضایت آنان منجر شود.
روش‌ها، مکانیزم و برنامه زمان‌بندی سفارش مواد در حال تغییر هستند؛ تخصص در کار تولید رو به افزایش بوده و می‌تواند به کاهش قیمت منجر شود. مدیریت مواد و خرید آن‌ها اثری قوی بر پیش‌بینی فروش و مدیریت مالی خواهد داشت، زیرا واحد خرید تقریباً بزرگ‌ترین مصرف‌کننده بودجه می‌باشد. شرایط اعتبار مشتریان در رابطه با مدت و میزان پرداخت، بر خرید موادی که نیاز به پرداخت نقدی دارند تأثیر می‌گذارد.
بازرسی و کنترل کیفیت
کیفیت یک طرز فکر است. تکنولوژی پیشرفته و تجهیزات سنجش کیفیت فقط وقتی کاربرد دارند که منابع انسانی خواهان آن باشند. تفاوت بین یک چاپخانه موفق و غیرموفق احتمالاً در این رابطه است که چاپخانه موفق توجه ویژه‌ای به کیفیت استاندارد مطابق نیازهای مشتری نموده است.
اگرچه کیفیت مواد در داخل چاپخانه کنترل می‌شود اما بایستی بر کیفیت مواد تأمین‌شده تأکید نمود، یعنی عملکرد تأمین‌کننده مواد در رابطه با تطبیق مواد با محصول، تاریخ تحویل و خدمات پس از فروش باید در نظر گرفته شود. مدارک تجزیه‌وتحلیل مواد نشان‌دهنده نتایج آزمایش آن‌ها می‌باشند. چاپخانه‌ها می‌توانند خواستار این مدارک شوند و اغلب تأمین‌کنندگان کاغذ و مقوا، آن‌را ارائه خواهند داد.
برای تحویل مواد و به منظور ارزیابی توانایی هریک از مواد برای کارکرد بدون نقص، بدون از دست دادن کیفیت و افزایش قیمت به خاطر وجود مشکلات تولید می‌توان از روش‌های نمونه آماری استفاده کرد.
تست‌کردن برخی از مواد چاپ از نظر کیفی مشکل است. مثال آن دریافت کاغذی است که بسته‌بندی بوده و روی پالت تسمه‌کشی شده است. در این مورد، بازرسی کیفیت به چک‌کردن برخی ورقه‌‌های کاغذی به‌صورت تصادفی و یا دیدن لبه‌های کاغذ بسته‌بندی‌شده محدود می‌شود.
چک‌کردن فیزیکی تمام برگ‌های کاغذ از نظر وقت و هزینه غیرممکن است. مشکلات مربوط به کیفیت وقتی خود را نشان می‌دهند که تولید آغاز شود. در این مورد بر اساس دانش فنی و تجربه باید تصمیمات فوری گرفته شود. با این‌وجود می‌توان از کارکنان که با نگاه خود دسته‌های کاغذ را بازرسی کرده‌اند اطلاعات ارزشمندی در مورد صاف‌بودن و غیره به‌دست آورد.
مواد دیگر مثل فیلم و زینک را می‌توان به روش‌های گوناگون تست کرده تا قبل از تولید متوجه شویم که کیفیت آن‌ها چگونه‌اند. هر چقدر زمان صرف تست‌کردن و پی‌بردن به کیفیت مواد بکنیم با کاهش زمان خوابیدن دستگاه و ضایعات کار جبران خواهد شد.
بسیار مهم است که مدیریت از کیفیت استاندارد، تعریف مشخصی نموده و کارکنان نیز بر اساس همان استانداردها آموزش ببینند. مسأله آموزش بسیار مهم است، زیرا اگرچه می‌توان از اعمال زور به کیفیت دست پیدا کرد، اما اغلب در تحلیل نهایی ثابت شده است که این کار مفید نیست و کارکنان به سیستمی که در آن اعمال زور باشد تن در نخواهند داد. آموزش در مورد کیفیت، فرآیندی است که در آن کارکنان به مشارکت خود در دست‌یابی به کیفیت و اهمیت آن پی می‌برند.
کیفیت از نظر مفاهیم خرید مواد، یعنی هماهنگی بین خصوصیات مورد نظر و قیمت خرید. اغلب در تولید کارهای چاپی، چاپخانه‌دار چاره‌ای ندارد جز این‌که از موادی استفاده کند که مورد پذیرش خودش نمی‌باشد به شرطی که کالای موردنظر با مشخصات فنی کار تطبیق داشته باشد. تعهد حرفه‌ای در این شرایط کسب بهترین نتیجه ممکن با مواد موجود می‌باشد.
به‌هرحال گاهی برای تأمین موادی مثل فیلم، زینک، مرکب و لاستیک سیلندر این روش از نظر اقتصادی غلط است. قیمت‌های پایین، به مواد بی‌کیفیت ربطی ندارند اما استفاده از کالاهای مانده و حراجی در عملیات تولید، گران‌بودن خود را نشان می‌دهند. واضح است که شرایط به نوع کار، ماشین‌آلات و استاندارد کیفیت مورد نیاز بستگی دارد.
تعیین کیفیت صحیح برای یک کار چاپی کار ساده‌ای نیست زیرا کیفیت به شرایط موجود بستگی دارد. شاید بهترین نوع تعریف آن قبول کار از نظری مشتری باشد. البته این به این معنی نیست که کیفیت فقط باید به استاندارد مورد نیاز مشتری برسد.
باید در مورد بهترین کیفیت قابل دسترس با مواد موجود و بدون افزایش قیمت به یک توافق جمعی رسید و هدف هم رسیدن به همین سطح باشد. هر نوع ارزیابی مربوط به کنترل کیفی مواد باید زمینه اقتصادی داشته باشد.
کنترل مؤثر به موارد زیر منجر می‌شود:
- رضایت بهتر مشتری؛
- زمان کمتر در خوابیدن دستگاه؛
- بهبود روحیه در نزد کارکنان؛
- کاهش ضایعات مواد؛
- مشکلات کمتر تولید با پیمانکاران دیگر؛
- استفاده مؤثرتر از تکنولوژی و تجهیزات دیگر؛
- استفاده بهتر از منابع انسانی.
مدیریت مواد و کنترل کارکنان واحد کنترل در اغلب چاپخانه‌ها نمی‌توانند خودشان کیفیت مواد خریداری‌شده را ارزیابی نمایند. تست مناسب بودن مواد برای کار اغلب با همکاری واحدهای متعدد تولید انجام می‌شود. مثلاً انبار کاغذ در موقع دریافت، آن‌ها را از نظر خرابی ظاهری و شاید تست تصادفی برخی اوراق ارزیابی می‌کند.
واحد لیتوگرافی فیلم، زینک و دیگر مواد را نیز با نمونه تصادفی تست می‌کند. واحد چاپ فقط در زمان استفاده می‌تواند مواد شیمیایی، لاستیک سیلندر، مرکب و غیره را ارزیابی کند. این امر در مورد بخش صحافی نیز صادق است. بنابراین تصمیم‌گیری در مورد موارد زیر برای چاپخانه ضروری است:
- چه نوع بازرسی کیفی در مورد مواد لازم است؛
- چه ویژگی‌هایی در مواد درخواستی باید در نظر گرفته شود؛
- کدام ماشین و دستگاه برای دست‌یابی به کیفیت موردنظر لازم است؛
- استانداردسازی مواد تا چه حدی امکان‌پذیر است.
مزایای زیادی در استانداردسازی مواد وجود دارد: انبار و شناسایی آن‌ها ساده‌تر می‌شود، استانداردسازی کیفی ساده‌تر خواهد بود، برای تشخیص استفاده بهینه، آزمایش مورد نیاز است و بدین‌ترتیب ضایعات کمتری به‌وجود خواهد آمد، مواد کمتری را باید انبار کرد.
وقتی کار چاپی را به یک مقاطعه‌کار دیگر می‌دهیم و قرار است کار نهایی مستقیماً از طرف آن مقاطعه‌کار به مشتری تحویل شود، باید توجه و دقت ویژه‌ای صورت گیرد. مراحل کنترل کیفی مواد توسط آن مقاطعه‌کار را دقیقاً بررسی کرده و ببینید که مواد مورد نیاز را چگونه به کار می‌برد.