وقتی برای چاپ در تیراژ بالا سفارش می‌دهیم، این برعهده چاپ‌خانه است که باید تمام این ویژگی‌ها را بدانند تا از هر نوعی که هستند، متناسب با همان ویژگی‌ها تغییرات لازم بر آن اعمال شود.
چرا در خرید و فروش‌ها باید از فاکتور استفاده کنیم؟
از زمان‌های قدیم اهمیت شفاف‌بودن حساب و کتاب با ضرب‌المثل‌هایی همچون حساب، حساب است، کاکا برادر، واضح بوده است. قدیمیان برای مشخص‌بودن صورت‌حساب‌های خرید و فروش با استفاده از سنگ و چوب و کمی بعدتر با چرتکه میزان و مقدار خریدهای خود تعیین می‌کردند. در روزگار ما کاغذ و قلم جای خود را به چرتکه داده است؛ بنابراین همچون گذشته و به‌بیان بهتر بیشتر از گذشته برای شفاف بودن حساب‌وکتاب افراد وجود اسناد تجاری معتبری همچون صورت‌حساب ضروری به‌نظر می‌رسد.
سررسید یا صورت‌حساب خیال هم فروشنده و هم خریدار را راحت می‌کند تا اگر زمانی مشکلی پیش بیاید، دیگر شاهد و زبان تنها ادله افراد نباشد، بلکه کاغذ و مدرک دلیل محکمی است بر صدق هرآن‌چه که لازم است افراد در مورد آن خریدشان بدانند. یکی دیگر از دلایلی که شرکت‌ها، فروشگاه‌های بزرگ و کوچک را ترغیب می‌کند تا از سررسیدهای مخصوص خود استفاده کنند، جنبه تبلیغاتی آن است.
اگر صورت‌حساب با ست اداری طراحی شده باشد، تا زمانی که در دست خریداران باشد، آدرس و لگو و اطلاعات فروشگاه یا شرکت برای افراد می‌ماند و گاهی دست‌به‌دست می‌چرخد و سربرگ آن، شیوه‌ای برای تبلیغ می‌شود؛ تبلیغی که نه‌چندان گران است و نه‌چندان زحمتی برای افراد دارد. تنها زحمت آن در بخش طراحی خلاقانه آن است که بر عهده چاپ‌خانه‌ها است؛ لذا برای نتیجه‌بخش بودن جنبه تبلیغاتی صورت‌حساب دقت در طراحی آن بسیار ضروری خواهد بود.
اگر از جنبه حقوقی موضوع را بررسی کنیم، شاید بتوان گفت مهم‌ترین و اساسی‌ترین هدف از صورت‌حساب، ثبت سابقه فروش است. در واقع صورت‌حساب برای حسابداری‌ها لازم و ضروری است. این مورد در فروشگاه‌های بزرگ یا شرکت‌هایی که ارباب‌رجوع و مشتری زیاد دارند، مهم‌تر نمود پیدا می‌کند. درواقع باوجود فاکتور، تاریخ فروش کالا، مبلغ پرداخت‌شده از جانب خریدار، میزان و مقدار خریداری‌شده از کالا و اطلاعاتی از این دست را در اختیار شرکت‌ها یا فروشگاه‌ها قرار می‌دهد.
همان‌طور که اشاره کردیم، ارائه صورت‌حساب برای اداره مالیات یکی از قوانین وضع‌شده است و فرقی نمی‌کند که شرکت‌ها و فروشگاه‌ها کوچک یا بزرگ باشند. کالاهایی که مشمول مالیات بر ارزش‌افزوده می‌شوند، درصورتی که از ارائه صورت‌حساب خودداری شود، اداره مالیات جرائم سنگینی را برای کسب‌وکارها درنظر می‌گیرد.
طبق ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش‌افزوده، تمام افرادی که کالا یا خدماتی را عرضه می‌کنند که مشمول نظام مالیاتی است، باید حساب‌های خود را به صورت فاکتورهایی که جزییات آن یا دست‌نویس شده است و یا با نرم‌افزارهای صندوق به چاپ رسیده است، به اداره مالیات تحویل داده شود.
نکات مهم و اساسی در مورد طراحی انواع فاکتور
در طراحی صورت‌حساب بهتر است نکاتی رعایت شود تا از نظم و هماهنگی بیشتری برخوردار باشد. در قسمت سربرگ و بالای صورت‌حساب، اطلاعات کسب‌وکار و لوگوی شرکت بر آن درج شود. در قسمت پایین‌تر، بخشی باید در نظر گرفته شود که جزییاتی همچون صورت‌حساب مشتری را بتوان در آن وارد کرد. شماره سریال، تاریخ خرید و زمان پرداخت، همگی معمولا در کنار صورت‌حساب مشتری نوشته می‌شود. در پایین صفحه بخشی برای توضیحات فروشنده در نظر گرفته می‌شود.