موارد استفاده از فولدر و پوشه چیست؟

کاهش خطاهای بایگانی

منظور از کاهش خطای بایگانی در استفاده از فولدر و پوشه چیست؟ این ابزار به شما کمک می‌کنند تا با مدیریت فایل‌های خود کم‌ترین خطای ممکن را مرتکب شوید. اگر شرکتی اسناد خود را به‌صورت فیزیکی ذخیره می‌کند، کاربرد یک سیستم سازمان‌یافته برای جلوگیری از قراردادن اسناد نابه‌جا و شناخت سریع آن‌ها ضروری است.

درصورتی‌که شغل شما با حجم زیادی از اسناد سر‌و‌کار دارد، حتما مدیریت فایل را در نظر داشته باشید که بهترین گزینه برای این‌ کار استفاده از فولدر و پوشه مخصوص است. رعایت نظم و هماهنگی به شما کمک می‌کند تا کم‌ترین خطای ممکن را در محیط کاری خود تجربه کنید.

• ·         دسترسی کنترل‌شده

دسترسی آسان و کنترل‌شده به داده‌ها و اسناد نمونه‌ای دیگر از کاربرد فولدر و پوشه محسوب می‌شود. دسترسی به اطلاعات مهم است؛ چراکه توان کارمندان در رسیدگی به اطلاعات و داده‌های سازمان یا شرکت را تضمین می‌کند.

اغلب سیستم‌های مدیریت فایل به وسیله فولدر یا پوشه دارای قفل‌ها یا کنترل‌هایی هستند که فقط در دسترس کارمندان قرار می‌گیرند. قفل‌شدن این اسناد به وسیله کارمندان یا روسا نظم خاصی به کسب‌و‌کار خواهد داد؛ به‌نحوی‌که هر کسی قادر به استفاده از اسناد مهم اداری را نداشته باشد و این اسناد به‌صورت محرمانه باقی بمانند.

موارد استفاده از فولدر و پوشه چیست؟

فولدرها اغلب طبق سفارش و دستور مشتری طراحی می‌شوند و هر کدام از انواع پوشه و فولدر عرضه‌شده در بازار، مخاطب خاص خود را دارند؛ اما تفاوت انواع فولدر و پوشه چیست و هر کدام چه ویژگی‌هایی دارند؟ در ادامه با آن‌ها آشنا شوید:

• فولدرهای اداری که شامل انواع پوشه و زونکن مهندسی، سمیناری، آویز، دکمه‌دار، اکسپندینگ فایل، کنفرانسی و... هستند که سرعت و کیفیت زیادی به کار خواهند داد.
• فولدرهای مدیریتی که اغلب از چرم ساخته می‌شوند و در هر سازمان و اداره‌ای مورد استفاده هستند تا مهم‌ترین اسناد را در آن‌ها نگه‌داری کنند.
• فولدرهای طلقی که نمونه‌ای از ارزان‌ترین فولدرهای بازار محسوب می‌شوند. این نوع فولدر اغلب در سایز و ابعاد متنوعی مانند B5،A5،A3 و A4 تولید می‌شوند و هر کدام مخاطب خاص خود را دارند.
• فولدرهای مقوایی که در رنگ‌های متنوعی به بازار عرضه می‌شوند و اغلب در فضاهایی مانند مدرسه، دانشگاه و ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نوع فولدر که در رنگ و طرح‌های متنوعی تولید می‌شوند، گزینه‌ای مناسب به‌عنوان یک ابزار تبلیغاتی محسوب می‌شوند.
• فولدرهای گلاسه که از رایج‌ترین انواع فولدر در بازار محسوب می‌شوند. این نوع فولدر از کاغذ گلاسه در گرم‌های 250*300 تولید و در تعداد بالا چاپ می‌شوند. درصورتی‌که سایز فولدر گلاسه کوچک باشد با قراردادن دو عدد در کنار هم و برش و صحافی آن‌ها می‌توان یک فولدر گلاسه حرفه‌ای تولید کرد.

نکات مهم در طراحی فولدر و پوشه چیست؟

می‌دانید که فولدر یکی از مهم‌ترین ابزارهای قابل استفاده در هر اداره و شرکت است؛ بنابراین باید در طراحی آن دقت زیادی به خرج داد؛ اما این نکات مهم در طراحی فولدر و پوشه چیست؟

1. 1.        رنگ فولدر

یکی از نکات مهم در طراحی آن است که بسته‌به سفارش مخاطب باید تعیین شود. رنگ فولدر را باید با رنگ ست اداری هماهنگ کرد، به نوعی که اطلاعات و لوگوی شرکت یا سازمان مد نظر در آن محو نشود.

1. 2.      اندازه فولدر

به نظر شما بهترین ابعاد و اندازه برای  فولدر و پوشه چیست؟ این مورد هم براساس نیاز و درخواست مخاطب تعیین می‌شود و باید طبق ابعاد اسنادی که در آن قرار می‌گیرد، تعیین شود. اغلب اسنادی که در فولدرها قرار می‌گیرند در ابعاد A4،A3  و A5 هستند.

1. 3.      ظاهر فولدر

بهتر است بعداز اتمام کار چاپ فولدر و پوشه روی آن توسط یک سلوفن مات یا براق پوشیده شود. براق‌بودن سطح فولدر علاوه‌بر زیبایی مقاومت آن را هم افزایش خواهد داد.

1. 4.       نحوه ساخت

برخی از فولدرها را به‌صورت قفل‌دار می‌سازند که لبه اضافه آن‌ها دارای خط تیغ است و به چسب‌کشی نیازی ندارد. این درحالی است که فولدرهای چسبی به‌واسطه یک لایه چسب می‌خورد تا پوشه به‌صورت کامل قابل استفاده شود.

کلام آخر 

پاسخ به این سوال که مزیت استفاده از فولدر و پوشه چیست، تنها وقتی که از آن استفاده شود قابل لمس خواهد بود. پوشه و فولدر در انواع مختلف با ابعاد متفاوتی طراحی می‌شود و هر کدام به نوعی مورد استفاده قرار می‌گیرند. فولدر و پوشه یکی از مهم‌ترین ابزارهای مورد استفاده در هر کسب‌و‌کار و حرفه‌ای به‌حساب می‌آید. این ابزار علاوه‌بر راحتی کار مشاغل مختلف، نوعی بازاریابی و تبلیغات برای آن‌ها هم به حساب می‌اید.