معرفی و بررسی انواع فاکتور – بخش 1
فاکتورها یکی از بخش‌های مهم در کسب و کارهای تجاری هستند. با توجه به خریدهای که مشتری انجام می‌دهد فروشنده برای او فاکتور صادر می‌کند. در داخل آنها اطلاعات مهمی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا یا خدمات، قیمت واحد، قیمت کلی، توافق‌های دوطرفه و... قید می‌شود. با توجه به اهمیت که فاکتورها دارند اکثر کسب و کارهای تجاری از آنها استفاده می‌کنند و با توجه به نیاز خود آن را در طرح‌های مختلفی چاپ می‌کنند.
در واقع می‌توانیم بگوییم که فاکتورها به سررسیدها یا صورت‌حساب‌های تجاری گفته می‌شود که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود و به عنوان یک سند رسمی می‌توان از آن استفاده کرد. اعتبار این صورت‌حساب‌ها با مهر یا امضای فروشنده بیشتر می‌شود. به همین دلیل معمولاً تمامی صورت‌حساب‌های رسمی دارای مهر و امضای معتبر هستند. در ادامه این مقاله قصد داریم تا شما را با فاکتورها بهتر آشنا کنیم.
فاکتور چیست؟
فاکتورها به سر رسیدها و صورت‌حساب‌های گفته می‌شود که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود. روی آنها اطلاعات مهمی مانند مشخصات فروشنده، قیمت کالاها، تعداد کالاها، مشخصات ظاهری کالاها، وزن کالاها، قیمت کل و قیمت با تخفیف، میزان وجه پرداخت شده، میزان وجه باقی‌مانده، تاریخ صدور و.. درج می‌شود. گاهی اوقات از فاکتورها به عنوان گارانتی نیز استفاده می‌کنند. معمولاً فاکتورها را با توجه به نیاز مشتری در اندازه‌ها و طرح‌های مختلفی چاپ می‌کنند.
چاپ لوگو یا نام تجاری کسب و کار باعث افزایش اعتبار فاکتور می‌شود. به همین دلیل هنگام چاپ حتماً نام یا لوگوی کسب و کار مربوطه روی فاکتور باید چاپ شود. هنگامی که فروشنده یک صورت‌حساب را برای خریداری صادر می‌کند برای اعتبار بخشیدن به آن باید از مهر یا امضای معتبر استفاده کند. لازم به ذکر است که فاکتورهای امضا شده را می‌توان به عنوان یک سند رسمی به دادگاه نیز ارائه داد. برخی از افراد برای نوشتن و چاپ فاکتورها از خودکار و برخی دیگر از نرم‌افزارهای مخصوص استفاده می‌کنند.
با توجه به اهمیت و کاربرد خوبی که این نوع سررسیدها دارند در طراحی و چاپ آنها باید به نکات مهمی توجه شود.
انواع فاکتورهای فروش
فاکتورهای فروش بر اساس رسمی و غیررسمی بودن به دو نوع مختلف تقسیم می‌شوند. هر کدام از آنها دارای یک‌سری ویژگی و کاربرد هستند. همچنین آنها را می‌توان بر اساس طراحی نیز به انواع مختلفی تقسیم کرد. آشنایی با انواع فاکتورها برای افرادی که به دنبال کسب و کار تجاری هستند بسیار لازم و ضروری است. علاوه بر این مهارت فاکتورنویسی نیز از اهمیت ویژه‌ای برخورد دار است. انواع فاکتورها عبارت‌اند از:
انواع فاکتورها بر اساس رسمیت
فاکتورهای فروش از نظر رسمیت به دو نوع رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند. فاکتورهای رسمی برای کسب و کارهای به کار می‌رود که باید نسخه‌ای از فاکتور به اداره مالیات تحویل داده شود. این نوع از فاکتورها باید دارای مهر و امضای معتبر فروشنده باشند و اطلاعات مالیات بر ارزش‌افزوده در آن قید شده باشد. در واقع در این فاکتورها بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده است و مورد تأیید آنها است. در مقابل فاکتورهای غیررسمی صرفاً جهت اطلاع رسانی به مشتری نوشته می‌شوند و دارای مهر و امضای معتبر نیستند.
نیازی نیست که نسخه‌ای از این فاکتورها به اداره مالیاتی تحویل داده شود. علاوه بر این مالیاتی به نام ارزش‌افزوده در آنها قید نمی‌شود. این نوع فاکتور بیشتر در کسب و کارهای کوچک مانند فروشگاه‌ها و سوپرمارکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
انواع فاکتور فروش کالا از نظر نوع طراحی
علاوه بر رسمی و غیررسمی بودن فاکتورها از لحاظ طراحی نیز به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. برخی فاکتورها دارای سربرگ هستند و برخی دیگر سربرگ ندارند. با توجه به نیاز و سلیقه مشتری فاکتورهای سربرگ دار در انواع طرح‌ها و رنگ‌های مختلفی طراحی و چاپ می‌شوند. در صورتی که فاکتورهای بدون سربرگ را می‌توان به راحتی از لوازم‌التحریرها خریداری کرد. با توجه به نیاز مشتری می‌توان در طراحی فاکتورها از انواع عکس‌ها، لوگوی کسب و کار، نام کسب و کار و.. نیز استفاده کرد.