فولدر و پوشه چیست؟ - بخش 1
فولدر و پوشه، روشی برای مدیریت بهتر اطلاعات
تابه‌حال دقت کرده‌اید که فولدر و پوشه چیست و چه ماهیتی دارد؟ از آن‌جا که کامپیوتر به بخش مهمی از زندگی ما تبدیل شده است، با شنیدن نام فولدر یا پوشه فضای رایانه‌ای آن به ذهن می‌رسد. این درحالی است که همچنان اغلب کارهای اداری خود را با فولدر و پوشه قابل لمس انجام می‌دهیم. بسیاری از شما در کسب‌و‌کار خود از پوشه استفاده می‌کنید و بدون شک اطلاع دارید که مزیت فولدر و پوشه چیست.
تقریبا بیشتر کارهای اداری، بانکی و جابه‌جایی اسناد مهم تجاری به‌وسیله فولدر یا پوشه انجام می‌شود. اگر صاحب تخصصی هستید، قطعا با مزایا و کاربردهای این ابزار مهم آشنایی و تجربه استفاده از آن را دارید. پوشه یا فولدرA5 یا فولدر A4 در جابه‌جایی اسناد و مدارک اداری به شما کمک قابل توجهی می‌کند؛ بنابراین اهمیت این ابزار مهم را دست کم نگیرید.
فولدر و پوشه چیست و چه اهمیتی دارد؟
روش‌های زیادی برای مدیریت اطلاعات و اسناد در هر اداره و سازمانی وجود دارد که یکی از آن‌ها کاربرد فولدر و پوشه است. فولدر یا پوشه یک پوشه مقاوم با ابعاد نسبتا بزرگ است که برگه‌ها و اوراق اداری را در آن قرار می‌دهند. گاهی فولدر یا پوشه براساس نوع طراحی و ماهیتی که دارند به یک ابزار تبلیغاتی تبدیل می‌شوند.
استفاده از این ابزار هیچ محدودیتی ندارد و تمام افراد می‌توانند آن را در امور روزانه خود به‌کار گیرند؛ اما کاربرد پوشه یا فولدر برای ادارات و سازمان‌ها لازم و ضروری است؛ چراکه علاوه‌بر آسان‌کردن جابه‌جایی اسناد، نظم و ترتیب خاصی به آن‌ها خواهد داد و مانع هرگونه سواستفاده یا گم‌شدن اسناد خواهد شد.
استفاده از انواع سربرگ، کارت ویزیت، بروشور، کاتالوگ، سی‌دی و... در شرکت‌ها، ادارات و سازمان‌ها رایج است؛ بنابراین نگه‌داری از این وسایل یکی از وظایف مراکز مذکور به‌حساب می‌آید. بهترین روش برای نگه‌داری این ابزارهای مهم کاری، استفاده از فولدر یا پوشه است. بنابراین در پاسخ به این پرسش که اهمیت فولدر و پوشه چیست، می‌توان به قدرت آن در نگه‌داری از مهمترین اسناد و مدارک اداری و مدیریت فایل اشاره کرد.
مدیرت فایل چیست؟
مدیریت فایل از مهمترین اقدامات در هر سازمان و اداره محسوب می‌شود که نظم‌بخشی و امنیت اسناد و مدارک را به‌دنبال دارد؛ این کار به کمک فولدر و پوشه به‌راحتی انجام می‌شود. منظور از مدیریت فایل به کمک فولدر و پوشه چیست؟ فولدر یا پوشه به شما کمک می‌کند تا از امنیت اسناد و مدارک مهم خود اطمینان پیدا کنید.
در واقع با طرح این سوال که مهمترین وظیفه فولدر و پوشه چیست، می‌توان به مدیریت فایل اشاره کرد. رعایت نظم و انضباط در هر کسب‌و‌کاری از اولین نیازهای آن به‌شمار می‌رود تا در روند انجام وظایف خللی ایجاد نشود. مدیریت فایل مهمترین روش برای رساندن صاحبان مشاغل به این هدف مهم است.
شرکت‌ها معمولا فایل‌های خود را در یک سیستم سلسله‌مراتبی ساماندهی می‌کنند، در واقع آن‌ها پوشه‌های ثانویه را برای ساماندهی اسناد به‌کار می‌گیرند. گاهی در هر کدام از این پوشه‌ها، چندین زیرپوشه قرار دارد که دسته‌های مختلف اسناد را در برمی‌گیرد. این کار نظم منحصر‌به‌فردی برای هر سازمان و اداره به‌دنبال دارد که باید آن را مدیون استفاده از فولدر و پوشه دانست.