ست اداری چیست؟ - بخش 3
1. جلوگیری از کپی‌برداری و افزایش امنیت از اسناد شرکت
هرآنچه که در یک شرکت مهم است، به‌صورت دیجیتالی یا کاغذی ثبت و ضبط می‌شود. این به آن معنا است که کاغذها و یادداشت‌ها در یک شرکت، از اهمیت ویژه‌ای برخورداراند؛ بسیاری از اسناد حقوقی در شرکت‌ها و ادارات و امور تجاری، ارزش کپی‌کردن و جعل‌کردن دارند. با حک‌شدن لگو و طراحی خاص روی یادداشت‌ها و پاکت‌ها، امنیت محتواهای هر شرکت افزایش پیدا می‌کند. این مزیت یا ویژگی سبب می‌شود که فارغ از زیبایی‌ها و یک شکل‌بودن، شرکت‌ها نگاه ویژه‌ای به آن داشته باشند.
نکات مهم و اساسی در چاپ ست اداری
برای بهبود بصری اسناد شما نکاتی را باید در نظر گرفت که معمولا با همکاری مشتری و کارفرما به نتیجه بهتری می‌توان رسید. در ادامه چند مورد از آن‌ها را برای نمونه ذکر خواهیم کرد.
- · فضای صفحات خود را سازماندهی کنید
قبل از تصمیم‌گیری در مورد نحوه پرکردن فضا، ابتدا باید میزان فضای موجود در اوراق را ارزیابی کنیم و این‌که بدانیم چه مقدار از آن را می‌خواهیم در سربرگ خود استفاده کنیم. به‌عنوان مثال حاشیه‌ها را در نظر بگیرید. زمانی‌که چاپگر شما توانایی چاپ از لبه به لبه را نداشته باشد، ارائه طرحی بی‌پرده و لبه‌به‌لبه بسیار ناجور از آب درخواهد آمد. نکته دیگری که در طراحی ست اداری باید دقت کرد این است که طراحی همیشه باید به نفع هدف باشد و نه برعکس!
درست مانند ساخت یک خانه، ما نقشه معماری خود را بسته‌به مساحت زمین برنامه‌ریزی می‌کنیم؛ بنابراین اولین چیزی که باید در نظر بگیرید این است که ضخامت سربرگ شما چقدر باشد؟ به‌خاطر داشته باشید که هرچه سربرگ ضخیم‌تر باشد، فضای کمتری برای محتوای خود در اختیار خواهید داشت. به‌عنوان مثال، یک سند قانونی به حجم زیادی متن نیاز دارد؛ بنابراین یک سربرگ باریک‌تر کارایی بهتری می‌تواند داشته باشد. برای داشتن ظاهری گردتر و منسجم‌تر، بهتر است طرح را تا قسمت پاورقی هم گسترش دهید.
این مسئله می‌تواند به سند شما کمک کند که کمتر به هم ریخته باشد و از پراکندگی مطالب جلوگیری کند.
- · تصمیم بگیرید که چه محتوایی را شامل شود
برای طراحی چاپ ست اداری افست قانون از پیش تعریف‌شده‌ای وجود ندارد که از نظر محتوایی باید در سربرگ چه مطالبی گنجانده شود؛ اما برخی از عناصر اجباری وجود دارد که نیاز به بررسی دارند:
o لوگو
o نام
o نشانی
وجود این عناصر در سربرگ اجباری است. موارد دیگری مانند شماره مالیات بر ارزش یا شماره ثبت هم وجود دارد که می‌توان به آن افزود؛ اما باز هم فضای موجود در صفحات را باید در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید تا حد امکان اطلاعات بیشتری را درج کنید، می‌توان برخی از اطلاعات را در پاورقی سند هم اضافه کنید.
- · به تایپوگرافی توجه کنید
لوگو یک شرکت همان نماد شرکت هستند و در اولین برخورد با برگه‌ها چشم ما متوجه لگو می‌شود. زمانی که یک لگو به خوبی طراحی شود، دیگر نیازی به توضیح بیشتر ندارد. از سوی دیگر، تایپوگرافی کمی پیچیده‌تر است. به غیر از داشتن جلوه بصری، کسانی که متوجه آن هستند، باید بتوانند آن را هم بخوانند. احتمالا قبلا یک فونت هم‌راستا با لوگوی خود دارید. اکنون ترفند این است که بهترین جفت فونت را پیدا کنید که بتواند کمی ارزش زیبایی‌شناختی به سربرگ شما بیافزاید.