چاپ رسید و فاکتور؛ مستندی ضروری برای معاملات در انواع کسب‌وکاری – بخش 2
رسید می‌تواند به‌صورت فیزیکی یا الکترونیکی به مشتری داده شود. بسیاری از کسب‌وکارهای تجارت الکترونیک بلافاصله پس‌از خرید توسط مشتری، رسیدهای ایمیلی را ارسال می‌کنند، اگرچه برخی ممکن است هنگام ارسال محصولات برای تحویل، آن را به‌صورت فیزیکی پست کنند. طبق آمار و ارقام بیش‌از 70 درصد از افراد رسیدهای کاغذی را ترجیح می‌دهند؛ بنابراین حتی کسب‌وکارهایی که کاملا به‌صورت آنلاین فعالیت می‌کنند، بهتر است هنگام تحویل محصولات، رسیدها را به شکل کاغذی همراه محصول ارسال کنند.
در نظر داشته باشید که رسیدها یک سند اثبات خرید مهم برای مشتریان و کسب‌وکارها هستند. مشتریان درصورتی‌که مشکلی با محصولی داشته باشند یا بخواهند آن را برگردانند یا تعویض کنند، به رسید نیاز دارند؛ بنابراین باید کاغذ یا مستندی وجود داشته باشد که شما بتوانید صحت ادعاهای مشتری را تایید یا تکذیب کنید. پیگیری سفارشات و رسیدهای مشتری در حجم زیاد می‌تواند دشوار باشد، به خصوص اگر مشتری بخواهد چیزی را برگرداند یا تعویض کند.
یک سیستم مدیریت سفارش با کیفیت بالا می‌تواند ردیابی سفارشات، ارسال رسیدهای دقیق و کمک به مشتریانی را که پس‌از معامله به کمک نیاز دارند، بسیار آسان‌تر کند.
نحوه چاپ رسید چگونه است؟
چاپ رسید ساده‌تر از چاپ فاکتور است؛ چراکه جزئیات بسیار کمتری دارد. با‌این‌حال آن‌ها هنوز حاوی اطلاعات مهمی در مورد یک معامله هستند. رسید یک محصول یا کالا به شماره شناسایی اختصاصی یا اطلاعات مشتری نیاز ندارند؛ اما هر رسیدی که طراحی و چاپ می‌شود، باید شامل موارد زیر باشد:
- نام کسب‌وکار، آرم و لوگو
- اطلاعات تماس
- تاریخ فروش
- فهرستی از خدمات یا محصولات فروخته‌شده
- قیمت هر محصول یا خدمات فروخته‌شده
- ارائه هرگونه تخفیف یا کوپن
- کل مبلغ پرداخت‌شده (از جمله هر گونه مالیات، کارمزد و...)
برخی از رسیدها ممکن است شامل روش پرداخت، شرایط فروش شما را هم شامل شود؛ چراکه این اطلاعات می‌تواند برای مشتریان مفید باشد که در صورت تمایل به بازگشت یا تعویض، آن‌ها را در اختیار داشته باشند. خطاها و بازگشت‌های سفارش تاثیر زیادی بر مشتریان شما و تجربه آن‌ها از کسب‌وکار شما دارد. ارائه هرچه بیشتر جزئیات ممکن می‌تواند رفع مشکلاتی را که ممکن است برای هر دوی شما پیش آید، آسان‌تر کند.
بسته‌به آن‌چه می‌فروشید و نحوه عملکرد کسب‌وکارتان، ممکن است از فاکتورها بیشتر از رسید استفاده کنید یا برعکس. به احتمال زیاد، شما ترکیبی از هر دو روش مستندسازی در مسیر راه‌اندازی کسب‌وکار خود استفاده خواهید کرد و به طراحی و چاپ فاکتور و رسید اختصاصی نیاز پیدا کنید. درک تفاوت بین فاکتورها و رسیدها به شما این امکان را می‌دهد که بدانید چه زمانی باید از یکی به جای دیگری استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که شما و مشتریان‌تان اسناد معامله مورد نیاز خود را دارید.
ضرورت چاپ فاکتور و رسید در تجارت چگونه است؟
مستندسازی هر معامله برای صاحبان مشاغل کوچک و کارآفرینان بسیار مهم است. بدون سابقه خرید، بازگشت یا مبادله، تنظیم امور مالی، مراقبت از مالیات کسب و کار یا نظارت بر عملکرد شرکت غیرممکن است. به شکل متقابل، برای مشتریان شما هم به همان اندازه مهم است که اسناد معامله، سوابق مالی خود و مشکلات احتمالی حین خرید یا بعد از آن، مستندات کاغذی و مطمئن را در دست داشته باشند.