چاپ رسید و فاکتور؛ مستندی ضروری برای معاملات در انواع کسب‌وکاری – بخش 1
چاپ رسید و فاکتور به چه معناست؟
فاکتور یک سند تجاری است که برای ثبت معامله بین خریدار و فروشنده استفاده می‌شود. چاپ فاکتور به معنای نگه‌داری یا ذخیره یک نسخه فیزیکی از معامله فروش است. صاحبان کسبوکار باید ابتدا فاکتور را به‌طورکامل قبل از چاپ مورد بررسی قرار دهند. امروزه فاکتورهای دیجیتالی بسیار رایج است که در صورت تقاضا برای مشتری ارسال می‌شوند؛ اما باز هم نمی‌توانند جایگزین چاپ رسید و فاکتور به شکل کاغذی شوند.
به‌عنوان یک صاحب کسبوکار، باید تعیین کنید که بهترین روش ثبت سوابق برای سازمان شما چیست. اکثر شرکت‌ها از ترکیبی از رسید و فاکتور برای ثبت تراکنش‌ها برای خود و مشتریان‌شان استفاده می‌کنند و احتمالا شما هم مجبور به انجام همین کار خواهید بود. اگرچه این دو سند کارکردهای مشابهی دارند؛ اما تفاوت های باورنکردنی با یکدیگر دارند.
برای اینکه کسب‌وکارتان به‌خوبی پیش برود، مهم است که بدانید این دو سند چگونه با هم تفاوت دارند، چه اطلاعاتی باید در هر یک گنجانده شود، و چه زمانی بهتر است یک رسید یا فاکتور برای مشتریان خود صادر کنید.
فاکتور چیست؟
فاکتور مشابه یک صورت‌حساب، فهرستی از کالاها یا خدمات ارائه‌شده، هزینه آن‌ها و نوع پرداختی را که فروشنده می‌پذیرد، نشان می‌دهد. فاکتورها معمولا پس‌از دریافت کالا یا خدمات، اما قبل‌از دریافت پرداخت، برای مشتری صادر می‌شود. به همین دلیل فاکتور در میان کسب‌وکارهایی مانند تولیدکنندگان یا عمده‌فروشان که فروش بالایی دارند، نقش مهمی دارد.
به‌طور سنتی، فاکتورها چاپ و از طریق پست یا فکس برای مشتری ارسال می‌شوند؛ اما می‌توانند به‌صورت الکترونیکی هم ارسال شوند. چه مکتوب و چه الکترونیکی، باید به صورت‌حساب‌های خود توجه زیادی داشته باشید؛ چراکه این فاکتورها به شما کمک می‌کنند تا به موقع و به‌درست برای خدمات خود پرداختی داشته باشید.
نحوه چاپ فاکتور به چه صورت است؟
چاپ فاکتور نسبتا ساده است؛ اما چند عنصر مهم وجود دارد که باید در هر فاکتوری که طراحی می‌شود، لحاظ شود. این عناصر یکی از بزرگ‌ترین تفاوت‌های بین فاکتور و رسید است. فاکتورها نسبت به رسید معمولا حاوی اطلاعات بیشتری در مورد معامله و شرایط آن هستند. این موارد عبارتند از:
- نام کسبوکار یا شرکت یا لوگو
- اطلاعات تماس
- نام مشتری
- شماره فاکتور اختصاصی
- تاریخ ایجاد فاکتور
- تاریخ پرداخت و سایر شرایط آن
- تمام اشکال قابل قبول پرداخت
- شرح دقیق کلیه کالاها و خدمات خریداری‌شده، از جمله قیمت و مقدار
- کل مبلغ بدهی شامل مالیات و کارمزد و...
از آن‌جایی که فاکتورها درخواست پرداخت و همچنین ثبت تراکنش را دارند، همه این اطلاعات لازم است تا مشتریان بدانند دقیقا برای چه چیزی از آن‌ها هزینه دریافت می‌شود و انتظارات شما برای جبران خسارت چیست.
رسید چیست؟
درحالی‌که فاکتور درخواست پرداخت است، رسید گواهی پرداخت آن محسوب می‌شود. در واقع رسید سندی است که تایید می‌کند، مشتری در ازای پرداخت هزینه کالاها یا خدماتی را دریافت کرده است. اگرچه کسب‌وکارها از نظر قانونی ملزم به ارائه رسید برای همه تراکنش‌ها نیستند؛ اما رسیدها معمولا همیشه پس‌از خرید به مشتری داده می‌شود که در بین مشاغل سنتی و تجارت الکترونیک بسیار رایج است.