با اینکه شاید فاکتور بخش جذابی از فرایند های اداری و تجاری نیست، اما قطعا یکی از مهم ترین های آن است. این که فاکتور چه انواعی دارد، موارد حقوقی آن چیست و چرا کسب و کار ها به چاپ فاکتور نیازمند هستند را در این مقاله قصد داریم مورد بررسی قرار دهیم.
فاکتور چیست؟
ساده ترین تعریفی که از فاکتور می توان ارائه داد، این است که فاکتور سندی است که فروشنده به خریدار می دهد تا در قبال پرداخت مبلغ مشخص شده به همراه تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده، خدمت یا محصولاتی را دریافت می کند. فاکتور ها معمولا دارای بخش های مختلفی مانند شماره برگه فاکتور، تاریخ، مشخصات فروشنده و خریدار به همراه لیست محصولات و قیمت آنهاست.
اهمیت فاکتور
یکی از مهم ترین دلایل الزامی بودن استفاده از فاکتور فروش برای شرکت ها، ارائه آن به سازمان دارایی برای مباحث مالیاتی است. از جمله سایر دلایل اهمیت فاکتور فروش عبارتند از:
یکی از مشخصه های خرید ایمن و مطمئن از یک فروشگاه، ارائه فاکتور فروش (هر چند غیر رسمی) به خریدار است. بسیاری از افراد هنگام احتیاج به تماس با فروشگاهی که از آن خرید کردند، به سراغ فاکتور خرید خود می روند و از این رو، فاکتور فروش حس اطمینان بالایی ایجاد می کند.
فاکتور فروش امضا و مهر شده توسط فروشگاه یا شرکتی که از آن خدمات دریافت کرده اید، قابل پیگیری است. این بدان معناست که اگر در محصول دریافتی مشکلی وجود داشت یا مشخصات آن با چیزی که سفارش دادید همخوانی نداشت، شما می توانید با استناد به آن، از خود فروشگاه یا قوه قضاییه پیگیری نمایید.
یکی از مهم ترین دلایل استفاده از فاکتور رسمی و غیر رسمی در سازمان ها، بایگانی و حسابداری شرکت ها هستند که با استفاده از فاکتور های فروش و خرید، حساب مالی شرکت را سر و سامان می دهند.
انواع فاکتور
فاکتور ها را بر اساس معیار های مختلفی دسته بندی می کنند که شامل نوع چاپ، رسمی و غیر رسمی، سایز کاغذ، جنس و گرماژ می باشند.
انواع فاکتور فروش بر اساس نوع چاپ
فاکتور کاربن لس
نوع چاپ فاکتور کاربن لس (NCR) به صورتی است که به محض ایجاد فشار روی برگه اصلی فاکتور، محتوای نگارش شده به برگه زیرین منتقل می شود و اصطلاحا بدون برگه کاربن می توانید رسید به مشتریان بدهید و برگه دوم را نزد خود نگه دارید. این نوع چاپ فاکتور به دلیل راحتی در استفاده، عموما طرفداران بیشتری نسبت به نوع ساده تحریر دارد.
فاکتور تحریر
جنس این نوع فاکتور در برگه رویی از تحریر و برگه های زیرین از جنس الوان هستند. این سبک از چاپ فاکتور جزو قدیمی ترین روش های موجود است که تا به امروز هم مورد استفاده قرار می گیرد. برای کپی نوشته ها در صفحات زیرین فاکتور در نوع تحریر نیاز به یک برگه کاربن دارید.
فاکتور قبضی
نوع چاپ این فاکتور دقیقا مانند قبض و دسته چک می باشد و معمولا در فروشگاه هایی که نیاز است مشتری مجددا به آنجا بازگردد مانند فروشگاه عینک سازی، تعمیرات لوازم منزل، لپتاپ و … استفاده می شود.
فاکتور فروش
عمده ترین افرادی که از فاکتور فروش، استفاده می کنند، فروشگاه های مواد غذایی و بازاریابان شرکت ها هستند که برای ثبت حجم خرید و فروش از آن استفاده می کنند.
انواع فاکتور بر اساس نوع کاربرد
چاپ فاکتور رسمی
فاکتور رسمی سندی است که هر شرکت و کسب و کاری که کالا یا خدماتی را به فروش می رساند باید داشته باشد و یک نسخه به مشتری و نسخه دیگری برای ارائه به سازمان مالیات کشور نگهداری نماید؛ به همین دلیل به این نوع فاکتور، فاکتور مالیاتی نیز گفته می شود.
فرم استاندارد این نوع فاکتور می بایست مطابق با تصویر زیر شامل شماره گذاری ملخی قرمز و برجسته، مشخصات کامل خریدار، فروشنده و کالای فروخته شده با جزئیات باشد. یکی از خدماتی که مجموعه سیناپکینگ ارائه می دهد، خدمات چاپ فاکتور رسمی فوری می باشد.
چاپ فاکتور غیر رسمی
عنوانی که به اسم فاکتور غیر رسمی جا افتاده است، در اصل همان صدور فاکتور صوری برای دور زدن مالیات می باشد. این نوع فاکتور ها معمولا با استفاده از کد اقتصادی شرکتی منحل شده یا غیر فعال اقدام به صدور رسید می کنند و هدف آنها فرار مالیاتی است. لازم به ذکر است این اقدام خلاف قانون بوده و مشمول جریمه خواهد شد و حتما قبل از صدور فاکتور، کد اقتصادی شرکت را کنترل کنید.
انواع فاکتور بر اساس سایز کاغذ
سایز فاکتور بخصوص در نوع رسمی آن باید مورد توجه قرار بگیرد. به طور معمول سایز کاغذ A4 و A5 برای انواع فاکتور استفاده می شود که مورد تایید دارایی نیز می باشد. البته باید به این نکته نیز اشاره کنیم که چاپ فاکتور در هر ابعادی (A و B) صورت می گیرد و صرفا این موردی سلیقه ایست.
توصیه ما به شما، چاپ فاکتور با سایز کاغذ A4 است که فضای کافی بخصوص در مورد فاکتور دارایی برای مشخصات خریدار و فروشنده وجود داشته باشد.
انواع فاکتور بر اساس رنگ بندی و تعداد برگ
تعداد برگ معمول در نسخه فاکتور رسمی 3 برگ و در نسخه های ارائه شده به مشتریان ساده معمولا دارای دو برگ است اما فاکتور را می توان در انواع 2 تا 6 برگ سفارش داد. رنگ بندی برگه های فاکتور نیز به صورت سفید، صورتی، آبی، سبز، زرد و طلایی، تولید و چاپ می شوند.
شماره گذاری در فاکتور رسمی نیز باید به صورت ملخی قرمز برجسته با فونت فارسی باشد و برای فاکتور فروش این الزام وجود ندارد.
پیش فاکتور چیست؟
پیش فاکتور سندی است که برای معرفی کالا و خدمات به همراه قیمت آن و تاریخ اعتبار فاکتور از طرف فروشنده به خریدار ارائه می شود. پیش فاکتور الزام پرداخت برای مشتری و خریدار ایجاد نمی کند و صرفا برای معرفی محصولات و قیمت آنها کاربرد دارد.
موارد حقوقی فاکتور چیست؟
برخی از مواردی که چه در سفارش فاکتور و چه در دریافت آن از طرف فروشنده باید به آنها توجه کنیم، عبارتند از:
- فاکتور رسمی باید در قطع A4 و A5 سفارش داده شود، دارای شماره گذاری ملخی قرمز باشد و فرمت استاندارد مورد تایید دارایی را داشته باشد.
- در فاکتور (چه رسمی و چه غیر رسمی) حتما امضا و مهر فروشگاه را دریافت نمایید. عدم امضای فاکتور توسط فروشنده، رسید دریافتی شما را بی اعتبار می کند.
- در مواردی که کالا دریافت شده و مغایر با انتظارات بوده و یا کالا دریافت شده و مبلغطی اقساط چکی پرداخت نشده است، اصلی تین مرجع ارائه فاکتور فروش و خرید نزد دادگاه است.
- برای جلوگیری از دریافت فاکتور های صوری، حتما شماره اقتصادی را پیش از دریافت فاکتور چک کنید.
- بهتر است بدانید که تمامی واحد های تجاری بر اساس قانون باید به خریداران فاکتور رسمی ارائه کنند و در صورت امتناع از این مورد، مشمول جریمه خواهند شد.
فاکتور ملخی چیست؟
چاپ ملخی چیست؟
یکی از انواع شماره زنی که برای فاکتور های فروش مورد تایید سازمان مالیات و دارایی می باشد، شماره زنی ملخی است. چاپ ملخی یکی از قدیمی ترین روش های چاپ با استفاده از حروف سربی روی پایه است که در قسمت بالا سمت چپ (بالای تاریخ صدور) فاکتور رسمی وظیفه درج شماره اعداد را بر عهده دارد.
دستگاه های قدیمی چاپ ملخی توانایی درج تک رنگ روی سطح را دارند و هنگام چاپ صدای جالبی از آن ها در می آید. در اصل نوع چاپ ملخی را به چاپ سیلک اسکرین تشابه می دهند.
رنگ چاپی ملخی در فاکتور معمولا قرمز، برجسته و اعداد باید فارسی باشند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد فاکتور و انواع آن، مقاله فاکتور چیست را مطالعه نمایید.
فاکتور ملخی چه تفاوتی با کامپیوتری دارد؟
تفاوتی که نوع ملخی با کامپیوتری دارد تنها در تایید امور دارایی است. تا به الان صرفا فاکتور های رسمی با شماره گذاری ملخی مورد تایید مامورین مالیاتی است که باید از چاپخانه های معتبر مانند مجتمع چاپی سینا آن را تهیه کنید. شماره گذاری کامپیوتری توسط سیستم حسابداری فقط در صورتی مورد تایید است که از قبل با این سازمان هماهنگی های لازم را انجام دهید و باز هم به دلیل اطمینان بیشتر، بهتر است از نوع فاکتور رسمی ملخی برای چاپ استفاده کنید.
سیناپکینگ با استفاده از مدرن ترین سیستم های چاپ افست می تواند با دقت و کیفیت بسیار بالا، اقدام به چاپ فاکتور مربوط به کسب و کار شما در ابعاد، صحافی و رنگ های متنوع کند.
تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟
انواع ساختار فاکتور
فاکتور ها را بر اساس موارد گوناگونی نامگذاری می کنند. به عنوان مثال جنس فاکتور را می توان کاربن لس و تحریر دانست اما به طور کلی دو نوع فاکتور رسمی و غیر رسمی داریم. پیش از معرفی کامل فاکتور رسمی به بررسی سایر انواع چاپ فاکتور بپردازیم.
چاپ فاکتور کاربن لس به این صورت است که زیر هر برگه دیگر نیازی به قرار دادن کاغذ کاربن ندارید. به محض ایجاد فشار روی فاکتور، ریز رنگدانه ها پخش شده و باعث ایجاد طرح روی برگه زیرین می شوند. این نوع جنس فاکتور به دلیل راحتی استفاده از تقاضای بالایی در بین کسب و کار ها برخوردار است.
کاغذ تحریر جنسی است که از قدیم در چاپ فاکتور بخصوص نوع غیر رسمی آن مورد استفاده قرار می گرفته و باید برای تهیه نسخه کپی از محتوا بین برگه های آن از کاغذ کاربن استفاده شود. استفاده از کاغذ تحریر به حدی معمول است که در چاپ کارت ویزیت، تراکت و … نیز جایگاه ویژه ای دارد.
پایداری و زیبایی بیشتر با حالت براقی که کاغذ گلاسه نسبت به الوان و تحریر سبب شده است تا این جنس نیز در زمره انواع فاکتور قرار بگیرد. از جمله ویژگی های این نوع چاپ فاکتور می توان به دوام بیشتر در برابر عوامل محیطی، ظاهر زیبا و شیک و رنگ بندی جذاب نسبت به سایر فاکتور ها اشاره کرد.
فاکتور رسمی چیست؟
و اما فاکتور رسمی: مهم ترین سندی که برای هر کسب و کاری حکم قانونی ایجاد می کند. بر اساس قانون مالیاتی کشور، تمامی صنوف و کسب و کار ها به هنگام معاملات تجاری می بایست از فاکتور رسمی استفاده کنند تا بتوان آن را پیگیری کرد و مالیات بر درآمد و ارزش افزوده را از آن استخراج نمود.
چاپ فاکتور رسمی را هم می توان توسط سیستم های نرم افزاری حسابداری انجام داد و هم می توان تهیه آن را به شرکت معتبری مانند سیناپکینگ سپرد. فاکتور مورد قبول توسط سازمان مالیات و دارایی دارای ویژگی هایی می باشد که در ادامه به آن ها می پردازیم.
ساختار فاکتور رسمی
فرمت استانداردی که برای چاپ فاکتور رسمی ارائه شده است به شکل زیر می باشد:
- بالا سمت چپ فاکتور جایگاه شماره سریال می باشد که باید با شماره گذاری ملخی قرمز برجسته پر شود.
- مشخصات کامل فروشنده شامل کد اقتصادی، کد ملی، آدرس، شماره تماس، کد پستی و …
- مشخصات کامل خریدار شامل کد اقتصادی، کد ملی، آدرس، شماره تماس، کد پستی و …
- جدول کامل مشخصات کالا شامل نام، تعداد، فی، تخفیف، مالیات و عوارض، جمع موارد و …
- نحوه و شرایط فروش (نقدی و غیر نقدی)
- توضیحات اضافه
- مهر و امضای فروشنده
- مهر و امضای خریدار
چه کسب و کار هایی به فاکتور رسمی نیاز دارند؟
همانطور که توضیح دادیم تمامی کسب و کار ها و اشخاصی که شماره اقتصادی دارند، ملزم به ارائه فاکتور رسمی مشمول مالیات به مشتریان خود هستند. به طور کلی برخی از کسب و کار هایی که نیاز به این نوع فاکتور دارند عبارتند از:
- شرکت های صادر و وارد کننده محصولات
- کارخانجات تولیدی
- اقامتگاه ها و مراکز گردشگری
- مراکز عرضه مواد غذایی مانند رستوران ها
- طلا و جواهر فروشی
- شرکت های مهندسی و معماری
- مصالح ساختمانی
- مراکز حمل و نقل زمینی، دریایی و هوایی
- و …
مزایای استفاده از فاکتور رسمی
استفاده از فاکتور رسمی به جز الزاماتی که برای کسب و کار دارد، مزایایی نیز داشته که در ادامه به آن ها می پردازیم:
- حفاظت قانونی
استفاده از فاکتور رسمی در تبادلات اقتصادی باعث می شود که در صورت مغایرت کالا، قیمت و یا تاخیر در اقساط، موضوع قابل پیگیری در مراجع قضایی باشد. به یاد داشته باشید برای اینکه فاکتور دارای وجاهت قانونی باشد، می بایست توسط خریدار و فروشنده، مفاد آن نگارش و امضا شود.
- ایجاد اعتماد
ارائه فاکتور دارای لوگو، شماره اقتصادی، آدرس و شماره تماس شرکت به مشتریان این اطمینان را می دهد که از برند قابل اعتمادی خرید کرده اند و در صورت مغایرت یا سایر موارد، کالا باز پس گرفته می شود.
- پیگیری وضعیت خرید و فروش
جدا از سازمان مالیات، بخش حسابداری و بایگانی شرکت ها برای ثبت مبادلات تجاری نیاز به سند و مدارک مربوطه دارند که با استفاده از فاکتور رسمی در هر معامله، قابل پیگیری است.
فاکتور غیر رسمی چیست؟
مکالمه ای که در ابتدای مقاله صورت گرفت را دو مرتبه بخوانید. در این شرایط که معمولا مشتریان رهگذری و مردم از شما درخواست فاکتور برای نشان دادن قیمت و نوع کالای تهیه شده دارند، می توان از فاکتور غیر رسمی استفاده کرد. فاکتور غیر رسمی با فاکتور صوری برای دور زدن مالیات کاملا متفاوت است و عمدتا برای مشتریان رهگذری استفاده می شود.
انواع فاکتور غیر رسمی را می توان شامل فاکتور فروش، فاکتور قبضی، رسید و … دانست.
4 تفاوت مهم فاکتور رسمی و غیر رسمی
- ساختار فاکتور رسمی فرمت استانداردی است که طبق قوانین وزارت امور اقتصاد، طبق بند ۱۹ مالیات بر ارزش افزوده مشخص می‌شود اما ساختار فاکتور غیر رسمی معمولا ناقص بوده و صرفا مهر و امضای فروشگاه روی آن است.
- سایز چاپی فاکتور رسمی معمولا A4 و A5 است اما فاکتور غیر رسمی را در تمامی ابعاد و اندازه ها چاپ می کنند.
- فاکتور رسمی را معمولا در معاملات تجاری بین شرکت ها استفاده می کنند و برای مشتریانی که به جهت مصارف شخصی درخواست فاکتور کالا را دارند، فاکتور غیر رسمی صادر می شود.
- فاکتور رسمی جهت ارائه به سازمان مالیاتی مورد استفاده قرار می گیرد و از برگه دوم و سوم فاکتور های غیر رسمی برای اموری همانند حسابداری و بایگانی فروش کالا و خدمات استفاده می شود.