کاغذ چاپی انواع و اقسام گوناگونی دارد و هر کاغذی را نمی‌توان برای هر نوع چاپگر مورد استفاده قرار داد. چه بسا کاغذی برای هدف خاصی کاملاً مناسب باشد، اما اصلاً به درد کار دیگری نخورد.
کاغذهای مورد نیاز برای چاپگرهای اداری به دو دسته مشخص کلی تقسیم می‌شوند: کاغذ نوری و کاغذ غیرنوری. در این‌جا می‌خواهیم در مورد کاغذ غیرنوری که مناسب با هر هدفی است صحبت کنیم.
هر کاغذ بر حسب چهار نوع معیار درجه‌بندی می‌شود:
1- درخشندگی: درخشندگی به میزان سفیدی یا انعکاس کاغذ گفته می‌شود. کاغذهای تجاری ارزان‌قیمت دارای درخشندگی کمی هستند و این بدین‌معناست که بین کاغذ و مرکب/تونر تضاد (کنتراست) کمی وجود دارد. به عبارت دیگر، نقاط سفید آن‌چنان سفید به نظر نمی‌آیند و نقاط سیاه نیز از میزان تیرگی کافی برخوردار نیستند.
درخشندگی کاغذ با مقیاسی با شماره 1 تا 100 سنجیده می‌شود. 80 پایین‌ترین میزان تجاری و 100 بالاترین میزان است. البته قابل ذکر است که همه تولیدکنندگان کاغذ از یک مقیاس ایزو (ISO) استفاده نمی‌کنند؛ لذا گرچه ممکن است که درجه درخشندگی کاغذ یک سازنده با دیگری قابل مقایسه نباشد، اما قاعده کلی این است که هرچه این شماره بالاتر باشد، کاغذ درخشان‌تر (بهتر) است. درخشندگی متوسط برای کاغذ فتوکپی 92 است، ولی این میزان برای کاغذ اعلاء ممکن است 96 یا 97 باشد.
2- کدری: کدری به میزانی گفته می‌شود که نور از میان کاغذ عبور می‌کند. اکثر کاغذها از میزان شفافی و ماتی خاصی برخوردارند؛ به‌گونه‌ای که اگر آن‌ها را در مقابل نور قرار دهید، می‌توانید طرف دیگر آن را ببینید. برخی از کاغذهای ارزان‌قیمت دارای میزان کدری بسیار پایینی هستند، به‌گونه‌ای که حتی بدون در معرض نور قرار دادن، می‌توانید نوشته‌های طرف دیگر را ببینید.
به همین‌دلیل کاغذی که میزان کدری کمی دارد، برای چاپ دو رویه اصلاً مناسب نیست. همانند معیار درخشندگی، قاعده کلی این است که هرچه درجه کاغذ بالاتر باشد (گران‌تر باشد)، میزان کدری آن بالاتر است. برخلاف درخشندگی، برای کدری مقیاس اندازه‌گیری خاصی وجود ندارد ولی اکثر تولیدکنندگان با اصطلاحات پایین، متوسط و یا بالا میزان کدری کاغذهای خود را توصیف می‌کنند.
3- وزن: وزن به میزان سنگینی یا ضخامت کاغذ گفته می‌شود. کاغذ ضخیم به‌گونه‌ای است که بسیار باکیفیت و مهم جلوه می‌دهد، در حالی‌که کاغذ نازک دارای میزان شفافی و ماتی بیشتری است و به‌گونه‌ای کم‌ارزش و ارزان جلوه می‌کند و این حس را به ما القا می‌کند که مطلب نوشته شده در آن کم‌اهمیت است. این نوع کاغذ، قیمت ارزان‌تری دارد و به مدت طولانی‌تری می‌توان آن‌را نگهداری کرد. میزان وزن کاغذ بر حسب پوند سنجیده می‌شود.
4- بافت: بافت - سطح و یا صافی کاغذ - به حالت ظاهری و صافی کاغذ گفته می‌شود. بسته به عوامل گوناگون (همچون نحوه ساخت کاغذ، مواد بازیافتی به‌کار برده شده/نشده در آن، روکش‌شدگی/نشدگی آن) کاغذ می‌تواند نرم یا صاف، زبر یا دانه‌دانه و یا مات یا ابریشمی باشد.
بافت بر میزان و نحوه جذب مرکب یا تونر تأثیر می‌گذارد. قاعده کلی امر این است کاغذهای صاف در چاپگرهای لیزری و جوهرافشان عملکرد بهتری دارند، اما کاغذهای بافت‌دار برای نوشته‌های دستی و یا موقعیت‌های خاص همچون کارت‌دعوت‌های عروسی و یا تولدها مناسب‌اند.